Современные требования к профессии секретаря. Анализ профессионально-личностных качеств (на примере РОО

При прочих равных условиях эффективность работы секретаря может предсказать эффективность организации. Тем не менее, в этом исследовании изучалось предполагаемое влияние секретарских навыков и инструментов мотивации как предикторов эффективности работы секретаря, и был сделан вывод о том, что секретарь с необходимыми секретарскими навыками и предоставлением инструментов мотивации могут предсказывать эффективность работы, эффективность и производительность на работе. И что коммуникативные навыки, аналитические/исследовательские навыки, навыки гибкости/адаптируемости/управления несколькими приоритетами, навыки мультикультурной чувствительности/осведомленности, навыки планирования/организации, навыки ориентированности на результат, навыки решения проблем/рассуждения/креативности, навыки межличностного общения, инновационные навыки, самоанализ, навыки улучшения, навыки межличностных отношений и навыки работы с информационными и коммуникационными технологиями были среди показателей эффективности работы секретаря.
По результатам этого исследования даны следующие рекомендации:
1. Следует периодически пересматривать систему заработной платы секретаря в сторону повышения посредством процесса коллективных переговоров. При этом следует учитывать экономические реалии того времени.
2. Также рекомендовано руководству приложить усилия для обеспечения секретаря новыми технологиями, предусмотреть обучение и переподготовку секретаря по использованию новых технологий, обеспечить альтернативное электроснабжение для использования техники.
3. Также рекомендовано, чтобы секретарь был в курсе важности и использования современных офисных технологий и необходимости периодически организовывать программы обучения для секретаря, чтобы обновлять свои знания о современных офисных навыках.
4. Руководство должно обеспечить гарантии занятости своих сотрудников, особенно секретаря.
5. Практикум и семинар по эффективному планированию и организации рабочей нагрузки должны быть организованы руководством для секретаря, чтобы эффективно управлять своим временем и повышать эффективность работы.
С появлением письменности общества выполняли административные функции, которые сегодня называют делопроизводством. Хозяйственные операции были зарегистрированы, имело место письменное устное общение, информация хранилась и извлекалась, выполнялись расчеты, принимались решения.
Появление новых технологий изменило способ их выполнения. Изобретение бумажной связи и подвижной пишущей машинки, различных механических и электрических устройств оказало влияние. Пишущая машинка и фотокопировальная машина изменили письменное общение, а первый бизнес-компьютер изменил то, как обрабатывались определенные операции с большими объемами.
Несмотря на изменения, которые они принесли, ни одна из этих технологий принципиально не изменила трудоемкий характер офисных процедур и не повысила производительность, однако набор текста оставался очень трудоемким до тех пор, пока не были представлены автоматические пишущие машинки, а затем текстовый процессор.
В большинстве офисов сейчас есть удивительное количество электронного оборудования, факсимильные аппараты, мобильные телефоны и всевозможные передовые телекоммуникационные методы, которые делают общение очень быстрым и очень простым. Технологии развиваются с невероятной скоростью, бросая вызов традиционным ролям в организации.
Во многих отношениях работа намного проще. Нет никакого труда обманывать, перепечатывать письма и документы, когда начальник передумает из-за слова; текстовый процессор предоставил средства работы, которые можно быстро изменить. Гораздо быстрее отправить факс или электронное сообщение через полмира, зная, что оно будет доставлено мгновенно, не подвергаясь капризам почты.
Эти передовые технологии требуют набора навыков, и разные секретари должны понимать компьютеры, как они работают и как использовать их наилучшим образом для повышения эффективности и удовлетворения от работы. Роль секретаря резко расширилась за последние двадцать лет, поскольку технологическая эволюция оказала влияние на офис и окружающую среду. С появлением электронного офиса и изменений, которые он приносит, сегодняшний секретарь должен быть центром технологий. Традиционные обязанности были расширены, работа превратилась в ключевую роль в организации, а секретарь теперь занимает ценную должность.
Секретарь берет на себя широкие обязанности, включая составление графиков, проведение собраний и управление документами. Нередко они также помогают руководителям в работе над проектами и наставляют новых сотрудников. В выполнении этих многочисленных задач секретарю могут помочь технологии. Программное обеспечение ERP от HashMicro — это решение для автоматизации всех аспектов бизнеса.
С целью развития профессиональных качеств рекомендуется прохождение курса «Корпоративный секретарь», который будет проводиться 6-8 июля 2022 года (таблица 3.1). Более подробное Содержание программы развития профессиональных качеств секретаря РОО «Сфлалено» представлено в Приложении А.
Таблица 3.1 - Содержание программы развития профессиональных качеств секретаря РОО «Сфлалено»
Профессиональное развитие Срок обучения Тема Стоимость обучения 6-8 июля 2022 года Онлайн-курс Корпоративный секретарь 35 910 руб.
Учебный курс будет основан на дискуссиях, что даст делегатам возможность поделиться своими проблемами с группой. Будут мероприятия, практические упражнения и обсуждение ситуаций из реальной жизни. Участников призывают быть готовыми к подробному обсуждению своей роли и совместной работе над составлением планов на будущее.
Важными особенностями программы развития профессиональных навыков для старших секретарей/личных помощников являются:
Повышение квалификации для работы на более высоком уровне
Оценка ценности и важности роли
Понимание бизнеса для эффективной работы
Использование коммуникативных навыков для личной выгоды и на благо организации
Развитие навыков межличностного общения для улучшения рабочей практики
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ
Улучшить свои существующие навыки
Понять, как развивать свою роль
Научиться писать более эффективную корреспонденцию
Научиться делать запоминающиеся презентации
Знать, как быть более активным
Понять, как они могут расширить свою деловую хватку
Научиться управлять своими менеджерами
Обсудить межличностный интеллект и то, как он может улучшить их рабочую практику.
Знать, как они могут взять под контроль свое время и результаты работы.

3.3 Рекомендации по совершенствованию личностных качеств секретаря РОО «Сфлалено»
В качестве рекомендаций совершенствованию личностных качеств секретаря РОО «Сфлалено» можно предложить обучение секретаря по следующей программе (таблица 3.2)
Таблица 3.2 - Содержание учебной программы личностного развития секретаря РОО «Сфлалено»



Быть хорошим секретарем означает быть подготовленным, эффективным и хорошо организованным. Улучшая и совершенствуя свои коммуникативные и организаторские навыки, секретарь РОО «Сфлалено» может стать опытным секретарем и незаменимой частью команды, что сделает его работу более увлекательной, безопасной и приятной.
Основная цель руководства - наилучшим образом реализовать цели и обязанности предприятия. Что является наиболее эффективным, зависит от понимания руководства руководством. В самом простом смысле производительность — это вклад сотрудников в достижение целей компании. В общих чертах, производительность — это понятие, которое качественно или количественно определяет результат целенаправленной и запланированной деятельности. Для определения результативности следует оценивать результаты деятельности. Другими словами, производительность фирмы – это выпуск продукции за данное время. В то же время для организации очень важно иметь положительное влияние на стратегии, реализуемые компанией по отношению к конкурентам в условиях жесткой конкуренции. Эффективность работы секретаря РОО «Сфлалено» оказывает значительное влияние на успех организации в их стратегиях.
Таким образом, предложенные мероприятия могут быть рекомендованы для внедрения в РОО «Сфлалено».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе данного исследования мы пришли к следующим выводам:
В первой главе были изучены теоретические аспекты деятельности секретаря.
Выделена роль секретаря в организации.
Описание роли секретаря
Роль секретаря заключается в поддержке председателя в обеспечении бесперебойной работы организации. В организациях без оплачиваемого персонала секретарь может играть более важную роль в повседневном управлении организацией.
Роли исполнительных секретарей, личных помощников и другого административного персонала в бизнесе постоянно развиваются. Их функцию иногда можно упустить из виду, поскольку она не является неотъемлемой частью достижения организацией ее стратегических целей и задач. Однако реальность такова, что исполнительные секретари, личные помощники и другой административный персонал играют чрезвычайно важную роль в любой организации, поскольку они предоставляют основные услуги как внутренним, так и внешним клиентам.
Во второй главе данного исследования проведен анализ профессионально-личностных качеств секретаря РОО «Сфлалено»
Несмотря на внедрение новых технологий в организациях, секретарь РОО «Сфлалено» по-прежнему использует традиционные методы решения офисных задач. На самом деле, некоторые организации пользуются услугами молодых специалистов, которые хорошо разбираются в ИКТ, пакетами, такими как интернет-услуги, сети и другие. Такой традиционный метод работы приводит к неэффективности и непродуктивности секретаря.
Неспособность РОО «Сфлалено» направить своего секретаря на обучение будет препятствовать приобретению новых навыков и компетенций, необходимых для эксплуатации современного оборудования. Секретари, как жизненная кровь организации, должны быть удовлетворены с точки зрения мотивации, но дело обстоит наоборот, поскольку некоторые организации задерживают выплату заработной платы, отказываются предоставлять регулярное продвижение по службе, среди прочего, плохой пенсионный план. Отсутствие самоотверженности и приверженности секретаря являются предметом беспокойства и споров среди сотрудников организации.
Степень, в которой все эти факторы снижали эффективность работы секретаря РОО «Сфлалено», потребовало эмпирического исследования предполагаемого влияния секретарских навыков и мотивационных инструментов как предикторов эффективности работы секретаря в РОО «Сфлалено».
Результаты показали, что коммуникативные навыки, аналитические / исследовательские навыки, навыки гибкости / адаптации / управления несколькими приоритетами, навыки мультикультурной чувствительности / осведомленности, навыки планирования / организации, навыки, ориентированные на результат, навыки решения проблем / рассуждения / творчества, навыки межличностного общения, инновационные навыки, навыки самосовершенствования, навыки межличностных отношений и навыки работы с информационными и коммуникационными технологиями были среди показателей эффективности работы секретаря. Эти результаты показывают, что для достижения организационных целей руководство организации должно не только использовать человеческие и нечеловеческие ресурсы, находящиеся в его распоряжении, но также развивать и обучать психологический капитал сотрудников.
Во третьей главе данного исследования предложены рекомендации по совершенствованию профессиональных и личных качеств секретаря РОО «Сфлалено»
По результатам этого исследования даны следующие рекомендации:
1. Следует периодически пересматривать систему заработной платы секретаря в сторону повышения посредством процесса коллективных переговоров. При этом следует учитывать экономические реалии того времени.
2. Также рекомендовано руководству приложить усилия для обеспечения секретаря новыми технологиями, предусмотреть обучение и переподготовку секретаря по использованию новых технологий, обеспечить альтернативное электроснабжение для использования техники.
3. Также рекомендовано, чтобы секретарь был в курсе важности и использования современных офисных технологий и необходимости периодически организовывать программы обучения для секретаря, чтобы обновлять свои знания о современных офисных навыках.
4. Руководство должно обеспечить гарантии занятости своих сотрудников, особенно секретаря.
5. Практикум и семинар по эффективному планированию и организации рабочей нагрузки должны быть организованы руководством для секретаря, чтобы эффективно управлять своим временем и повышать эффективность работы.
Секретарь берет на себя широкие обязанности, включая составление графиков, проведение собраний и управление документами. Нередко они также помогают руководителям в работе над проектами и наставляют новых сотрудников. В выполнении этих многочисленных задач секретарю могут помочь технологии. Программное обеспечение ERP от HashMicro — это решение для автоматизации всех аспектов бизнеса.
В качестве рекомендаций совершенствованию личностных качеств секретаря РОО «Сфлалено» можно предложить обучение секретаря по определенной программе, а с целью развития профессиональных качеств рекомендуется прохождение курса «Корпоративный секретарь», который будет проводиться 6-8 июля 2022 года.
Предложенные мероприятия направлены на повышение производительности работы секретаря и могут быть рекомендованы ко внедрению в РОО «Сфлалено».
Таким образом, цель данной работы достигнута, а задачи решены в полном объеме.

Авдеев, В. В. Управление персоналом. Оптимизация командной работы. Реинжиниринговая технология. Практикум / В.В. Авдеев. – М.: Финансы и статистика, 2016. – 256 c., с. 172
Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. - 64 c., с. 17
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - 9-е изд., перераб. – М.: Дашков и К, 2020. – 405 с., с. 158
Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. - 320 c., с. 125
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 368 c., с. 287
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c., с. 22
Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. - 128 c., с. 31
Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. - РнД: Феникс, 2017. - 296 c., с. 73
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)(Электронный ресурс(  // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс». – URL: http://www.consultant.ru/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила (Электронный ресурс( // Справочник секретаря и офис-менеджера. – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210893-qqq-17-m5-oformlenie-delovogo-pisma (Дата обращения: 03.01.2021).
Матвеева, А.С. Служебное деловое письмо: теория, история, трансформация в условиях информатизации общества (Электронный ресурс( / А.С. Матвеева // Dissercat.com. – URL: https://www.dissercat.com/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Янковая, В.А.Письмо: все тонкости оформления реквизитов (Электронный ресурс( / В.А. Янковая // Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». – 2019. – № 03. – URL: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/48207-pismo-vse-tonkosti-oformleniya-rekvizitov/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила (Электронный ресурс( // Справочник секретаря и офис-менеджера. – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210893-qqq-17-m5-oformlenie-delovogo-pisma (Дата обращения: 03.01.2021).
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)(Электронный ресурс(  // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс». – URL: http://www.consultant.ru/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Янковая, В.А.Письмо: все тонкости оформления реквизитов (Электронный ресурс( / В.А. Янковая // Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». – 2019. – № 03. – URL: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/48207-pismo-vse-tonkosti-oformleniya-rekvizitov/ (Дата обращения: 03.01.2021).

Янковая, В.А.Письмо: все тонкости оформления реквизитов (Электронный ресурс( / В.А. Янковая // Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». – 2019. – № 03. – URL: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/48207-pismo-vse-tonkosti-oformleniya-rekvizitov/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Матвеева, А.С. Служебное деловое письмо: теория, история, трансформация в условиях информатизации общества (Электронный ресурс( / А.С. Матвеева // Dissercat.com. – URL: https://www.dissercat.com/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 (ред. от 19.11.2020) «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Зарегистрировано в Минюсте России 26.12.2014 № 35442)(Электронный ресурс(  // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс». – URL: http://www.consultant.ru/ (Дата обращения: 03.01.2021).
Горбунова, М. Ю. Кадровый менеджмент и психология управления / М.Ю. Горбунова. – М.: Владос, 2015. – 224 c., с. 216
Байкова, И. Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2016. - 304 c., с. 217
Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2018. - 320 c., с. 173









46


ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ
Председатель цикловой комиссии специальностей «Право и организация социального обеспечения» и «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Н.Р. Поплавских (подпись) (расшифровка подписи)
«06» апреля 2022 г.




_______________ ______________
(подпись) (расшифровка)
«___»_________________ 20 ___ г.




Специальность: 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»




Начальник

Главный тренер

Главный врач

Старшие тренера

Младший тренер

Младший тренер


Младший тренер


Водитель автобуса

Специалист по ОФП

Тренер ОФП

Секретарь