Автоматизация контроля выполнения документов

На рисунке 18 показана главная форма конфигурацииРисунок - Главная форма конфигурацииИз режима главной формы доступен переход к работе с со справочной, оперативной и отчетной информацией.На рисунках 23-24 приведены формы работы со справочником «Номенклатура дел».Рисунок – Справочник «Номенклатура дел» (список)В справочнике номенклатуры дел приводятся наименование позиций, по которым осуществляется хранение документов в архиве.Рисунок - Справочник «Номенклатура дел» (добавление)На рисунках 25-26 приведен режим работы со справочником контрагентов.Рисунок – Режим работы со справочником контрагентов (список)В режиме списка контрагентов доступны возможности просмотра данных о компаниях, с которыми осуществляется документооборот, проведение сортировки информации и фильтрации данных. Рисунок - Справочник отправителей (добавление)В справочник отправителей вводится информация, содержащая наименование и контактные данные о компании, с которой проводится обмен корреспонденцией. На рисунках 27-28 показаны режимы работы со справочником сотрудников.Рисунок – Справочник сотрудников (список)В режиме списка сотрудников доступны возможности просмотра данных о специалистах, задействованных в системе документооборота, проведение сортировки информации и фильтрации данных. Рисунок - Справочник сотрудников (добавление)В справочник сотрудников вводится информация, содержащая ФИО, выбирается должность из классификатора, вводится контактная информация. На рисунках 29-30 приведен режим регистрации исходящего документа.Рисунок – Исходящий документ (регистрация)В режиме ввода данных по исходящему документу проводится выбор отправителя из справочника сотрудников, заполняется номер, дата, содержание, проводится выбор получателя.Рисунок – Исходящие документы (список)В режиме списка исходящих документов возможно проведение выборки и сортировки по различным реквизитам, содержащим данные по дате и времени отправления, данные по отправителям и получателям. На рисунке 31 приведен режим регистрации входящего документа.Рисунок – Форма ввода входящего документаКак показано на рисунке 31, в системе предусмотрен режим загрузки сканированной копии документа. На рис.32 приведён режим списка входящих документов, из которого возможно проведение фильтрации, поиска по различным реквизитам.Рисунок – Список входящих документовВ системе реализован режим формирования выходных документов. На рисунке 40 показан отчет о количестве документов по специалистам. На рисунке 39 приведен отчет, в котором отображается список документов, срок исполнения которых истек.Рисунок –Список документов, срок исполнения которых истекРисунок – Отчет по количеству документов по специалистамНа рисунке 41показан отчет, в котором приведен список документов, находящихся на исполнении.Рисунок - Список документов, находящихся на исполненииНа рисунке 42 приведен отчет о наполняемости номенклатуры.Рисунок – Отчет о наполняемости номенклатурыВыводы по разделуВ проектной части работы проведено создание структуры данных информационной системы документооборота для ООО «МНН», определена модель жизненного цикла (спиральная), стратегия внедрения (опытная эксплуатация). Описан прототип разработанного программного решения, по результатам тестирования которого показано соответствие поставленным задачам.III Обоснование экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиПринятие решения о вводе системы в промышленную эксплуатацию принимается на основании обоснованной экономической эффективности, при отсутствии которой разработка проекта не имеет смысла. Далее проведён анализ факторов получаемой экономической выгоды и оценка размеров получаемого эффекта [7].В рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации работы по контролю исполнения документов (включая трудовые, материальные,вложения впокупку оборудования и лицензий на ПО) [25].Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы по учету взаимоотношений с клиентами. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года[27]. (1) – общий объем временных затрат на выполнение операций по учету взаимоотношений с клиентами в годовом выражении до внедрения информационной системы;Т - общий объем временных затрат на выполнение операций по учету взаимоотношений с клиентами в годовом выражении при внедрении информационной системыВ денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле:С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.Полученное значение экономического эффекта в денежном выражении сравнивается с величиной вложений в создание проекта, включающих оплату труда специалистов, участвующих в проекте создания системы управления обучением сотрудников. Также учитывается стоимость машинного времени, накладных расходов, оплата электроэнергии. Кроме того, в случае необходимости постоянных вложений, связанных с эксплуатацией системы (например, введения дополнительной ставки администратора базы данных), их сумма вычитается из величины постоянного экономического эффекта [6]:(Z – величина постоянных затрат, связанных с введением системы в эксплуатацию)Далее проводится сопоставление величины полученного эффекта и итогового значения суммы затрат в реализацию системы, рассчитываются параметров денежного потока с учётом дисконтирования.Область применения разработанной ИС [5]:- автоматизация управления учетом отпусков сотрудников;- формирование аналитической отчетности по результатам учета отпусков сотрудников.Экономический эффект от внедрения информационной системы обусловлен как прямыми факторами, связанными с сокращением временных затрат на выполнение основных технологических операций. Косвенный экономический эффект связан с возможностью оптимизации использования рабочего времени специалиста по делопроизводству в рамках формирования отчетности по контролю исполнения документов. Факторы косвенного эффекта связаны с получением инструмента, позволяющего проводить оперативную корректировку маркетинговой политики путём анализа данных, полученных в системе аналитической отчетности [4]. Ожидаемый эффект от внедрения системы предполагает снижение временных затрат на выполнение технологических операций менеджеров в рамках технологии документооборота. Предложения по совершенствованию технологии учета - разработка и внедрение программной системы[3].Программный продукт разработан с использованием среды «1С: Предприятие» и служит для решения функциональных задач:автоматизация учета входящих документов и отправки исходящих;автоматизация контроля исполнения резолюций;формирование отчетности по работе сотрудников с документами.3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектаВ рамках оценки стоимости реализации проекта определены следующие категории затрат:- оплата труда сотрудников, которые участвуют в реализации проекта;- расходы на запасные части и комплектующие;- расходы на оплату электроэнергии.В таблице 18 приведен расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системы.Таблица Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыДолжностьВеличина оплаты труда специалиста за 1 час., руб.Величина трудозатратВеличина заработной платы, руб.Программист40020582000Специалист отдела делопроизводства3508028000Руководитель отдела2308018400Экономист20051000Итого129400Величина вложений, связанных с оплатой труда специалистов, составили 218,4 тыс. руб. С учетом отчислений страховых взносов, тариф которых составляет 30,2%, величина затрат принимает значение: руб.Расчет затрат, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится через расчёт доли времени разработки системы относительно срока амортизации, составляющего для данной категории оборудования 5 лет.Затраты, связанные с оплатой тарифа электроэнергии, составляющего в 6 руб.за 1кВт*ч с учетом 180 часов машинного времени, 0,7 кВт полезной мощности используемого оборудования, составят: В рамках реализации системы в качестве накладных расходов использованы материалы, необходимые для печати сопроводительной документации, технических заданий, заявок на настройку ролей пользователей, подсистем. Для хранения эталонных копий программного обеспечения предполагается использование flash-накопителей. Также приобретается тонер-картридж для принтера и канцелярские принадлежности [1].В таблице 19 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Итого5000Суммарные затраты, связанные с реализацией проекта: S = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.Таблицавременных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантах приведена в таблице20.Таблица Таблицавременных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантахТехнологияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Учет данных об отправителях200010281600080000Учет сотрудников компании30015114420021000Учет входящих документов50004131500075000Учет отправленных документов50003121000050000Учет видов резолюций50201193801900Учет просроченных документов10001019900045000Формирование сводов 6010194502250Итого275150Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Индекс снижения трудозатрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Окупаемость проекта связана с возможностями сокращения времени выполнения операций, связанных с контролем исполнения документов, учетом данных о сотрудниках, отправителях, возможностями обработки информации в рамках полученных данных. Срок окупаемости проекта оценивается в 7,6 мес., что является приемлемым результатом в условиях исследуемой компании. На рисунке 43 показана диаграмма сокращения времени выполнения технологических операций, на рисунке 44 – диаграмма сокращения стоимости выполнения технологических операций.Рисунок 43 – Схема сокращения времени выполнения технологических операцийРисунок 44 – Схема сокращения стоимости выполнения технологических операцийВыводы по главе 3Экономическая эффективность внедрения информационной системы связана с сокращением временных затрат на выполнение основных технологических операций по контролю исполнения документов. Достижение косвенного экономического эффектаобусловленовозможностьюиспользования созданного программного решения для анализа эффективности управленческих процессов в компании. Полученнаяоценка сроков окупаемости проекта по созданию информационной системы показывает, что вложения в создание проектавозвращаются через 7,6 мес. ЗаключениеВ рамках данной работы проведена разработка информационной системы автоматизации контроля исполнения документов для ООО «МНН». При проведении анализа предметной области было проведено моделирование бизнес-процессов технологии документооборота, в ходе которых были выявлены недостатки существующей технологии, связанные со значительными временными затратами на выполнение основных технологических операций, связанных с работой с документами, ошибками при регистрации документов, обусловленными влиянием человеческого фактора, а также невозможностью поиска документов в архиве.Практическая часть работы включает обоснование способа приобретения информационной системы (через собственную разработку), определениестратегии внедрения.Далее проведена разработка информационной модели технологии документооборота, определен набор сущностей информационной системы, установлены связи между ними, проведено построение логической и физической моделей. Программная реализация информационной системы предполагается за счет разработки конфигурации в среде «1С: Предприятие 8.3». В рамках анализа реализованного программного обеспечения было показано, что реализованы задачи автоматизации учета входящих, исходящих документов, мониторинга исполнения распорядительной документации, формированием отчетности о наполняемости номенклатуры. Инструменты информационной безопасности документооборота обеспечиваются за счет разграничения доступа по ролям, парольной защиты, инструментов резервного копирования базы данных.Экономическая эффективность проекта связана с сокращением трудозатрат на выполнение технологических операций, связанных с учетом документов, формированием отчетности по исполнению распорядительных документов. В рамках данной работы проведены расчеты затрат на реализацию проекта автоматизации, оценены объемы снижения трудозатрат специалистов, задействованных в технологии документооборота.Таким образом, поставленная цель автоматизации достигнута, задачи выполнены. Список использованных источниковСтасышин В. М.  Базы данных: технологии доступа: учебное пособие / В. М. Стасышин, Т. Л. Стасышина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 164 с.Базаров Т. Ю. Технологии автоматизации документооборота: учебник / Т.Ю. Базаров. -Москва: Академия, 2018. – 314с.Советов Б. Я.  Базы данных: учебник / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 420 Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование: учебник / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 477 с. Гордеев, С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 310 с.Илюшечкин В. М.  Основы использования и проектирования баз данных : учебник / В. М. Илюшечкин. — испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 213 с. Баранов В. В., Горошко И. В., Лебедев В. Н. Информационные технологии управления и организация защиты информации: учебник / В. В. Баранов, И. В. Горошко, В. Н. Лебедев и др. - Москва: Академия управления МВД России, 2018. - 453 с.Лебедева С. В. Проектирование информационных систем. Работа с MS SQL Server : учебное пособие / С. В. Лебедева. - Санкт-Петербург: ФГБОУВПО СПГУТД, 2014. - 120 с.Некрасов В. Н., Архипова О. И. Информационно-коммуникационные технологии управления и особенности разрешения их противоречий: монография / В. Н. Некрасов, О. И. Архипова. - Ростов-на-Дону: Профпресс, 2014. – 105 с.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Проектирование информационных систем : учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. - Казань : Медицина, 2014. – 200с. Стрекалова Н. Б., Маризина В. Н. Современные технологии в профессиональной подготовке специалистов: учебное пособие / Н.Б. Стрекалова, В.Н. Маризина. - Тольятти: Тольяттинская академия управления, 2016. - 128 с. Гагарин А. Г., Костикова А. В. Проектирование информационных систем : учебное пособие / А. Г. Гагарин, А. В. Костикова. - Волгоград : ВолГТУ, 2015. – 57 с.Сурушкин М. А. Анализ предметной области и проектирование информационных систем с примерами : учебное пособие / М. А. Сурушкин. - Белгород : НИУ "БелГУ", 2019. - 155 с.Инюшкина О. Г. Проектирование информационных систем : (на примере методов структурного системного анализа) : учебное пособие / О. Г. Инюшкина. - Екатеринбург : Форт-Диалог Исеть, 2014. - 240 с. Баранников Н. И., Яскевич О. Г. Современные проблемы проектирования корпоративных информационных систем / Н. И. Баранников, О. Г. Яскевич; ФГБОУ ВПО "Воронежский гос. технический ун-т". - Воронеж: Воронежский государственный технический университет, 2014. - 237 с. Деменков, М.Е. Современные методы и средства проектирования информационных систем: учебное пособие / М. Е. Деменков, Е. А. Деменкова. - Архангельск: САФУ, 2015. – 89с.Громов А. И.  Управление бизнес-процессами: современные методы: монография / А. И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 367 с.Прокофьева Т. А.  Системный анализ в менеджменте: учебник для вузов /Т. А. Прокофьева, В. В. Челноков. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 313 с.  Баранчиков А. И. Синтез информационных структур хранения данных на основе анализа предметных областей: А. И. Баранчиков. - Рязань: РГУ, 2014. - 229 с.Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование: учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 477 с. Заграновская А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 424 с.Шичкина Ю. А. Методы построения схемы и выполнения запросов в базах данных / Ю. А. Шичкина. - Санкт-Петербург : Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2016. - 205 с.Долганова О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 289 с. Нестеров С. А.  Базы данных: учебник и практикум для вузов / С. А. Нестеров. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 230 с. Микляев И. А. Универсальные объектно-ориентированные базы данных на реляционной платформе : монография / И. А. Микляев. – Архангельск: ИД САФУ, 2014. – 223с.Чубукова С.Г. Правовая информатика: учебник и практикум для вузов / С. Г. Чубукова. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 314 с.Ратманова И. Д. Базы данных: учебное пособие / И. Д. Ратманова. - Иваново: Ивановский государственный энергетический университет, 2014. - 159 с.ПриложениеПрограммный код системыПроцедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)// регистр ВходящиеДокументы ПриходДвижения.ВходящиеДокументы.Записывать = Истина;Движение = Движения.ВходящиеДокументы.Добавить();Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;Движение.Период = Дата;Движение.Номер = Номер;Движение.Исполнитель = Исполнитель;Движение.КонтрольнаяДата = КонтрольнаяДата;Движение.Статус = Статус;//}}__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВКонецПроцедурыПроцедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)Макет = Документы.ВходящийДокумент.ПолучитьМакет("Печать");Запрос = Новый Запрос;Запрос.Текст ="ВЫБРАТЬ|ВходящийДокумент.Дата,|ВходящийДокумент.Исполнитель,|ВходящийДокумент.КонтрольнаяДата,|ВходящийДокумент.Номенклатура,|ВходящийДокумент.Номер,|ВходящийДокумент.Описание,|ВходящийДокумент.Отправитель,|ВходящийДокумент.СпособДоставки,|ВходящийДокумент.Статус|ИЗ|Документ.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент|ГДЕ|ВходящийДокумент.Ссылка В (&Ссылка)";Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");ТабДок.Очистить();ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;Пока Выборка.Следующий() ЦиклЕсли ВставлятьРазделительСтраниц ТогдаТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();КонецЕсли;ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;КонецЦикла;//}}Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)Макет = Документы.ВходящийДокумент.ПолучитьМакет("Печать");Запрос = Новый Запрос;Запрос.Текст ="ВЫБРАТЬ|ВходящийДокумент.Дата,|ВходящийДокумент.Исполнитель,|ВходящийДокумент.КонтрольнаяДата,|ВходящийДокумент.Номенклатура,|ВходящийДокумент.Номер,|ВходящийДокумент.Описание,|ВходящийДокумент.Отправитель,|ВходящийДокумент.СпособДоставки,|ВходящийДокумент.Статус|ИЗ|Документ.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент|ГДЕ|ВходящийДокумент.Ссылка В (&Ссылка)";Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");ТабДок.Очистить();ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;Пока Выборка.Следующий() ЦиклЕсли ВставлятьРазделительСтраниц ТогдаТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();КонецЕсли;ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;КонецЦикла;//}}ВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Дата КАК Дата,ВходящийДокумент.Статус КАК Статус,ВходящийДокумент.Исполнитель.Наименование КАК ИсполнительНаименование,ВходящийДокумент.Описание КАК Описание,ВходящийДокумент.Отправитель.Наименование КАК ОтправительНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокументВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Исполнитель.Наименование КАК ИсполнительНаименование,ВходящийДокумент.Дата КАК ДатаИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокументГДЕ ВходящийДокумент.Дата >= &Дата1 ИВходящийДокумент.Дата <= &Дата2ВЫБРАТЬВходящийДокумент.КонтрольнаяДата КАК КонтрольнаяДата,ВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Описание КАК Описание,ВходящийДокумент.Исполнитель КАК Исполнитель,ВходящийДокумент.Статус КАК Статус,ВходящийДокумент.Отправитель.Наименование КАК ОтправительНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокументВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Номенклатура.Наименование КАК НоменклатураНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент