Разработка плана и программы проведения кадрового аудита системы адаптации персонала

Определение потребности в персонале предусматривает постановку целей и задач на предстоящий плановый период в области человеческих ресурсов, исходя из главных целей предприятия, условий выпуска продукции и ее сбыта; определение места и времени дефицита рабочей силы; прогнозирование изменений спроса на рабочую силу на рынке труда; определение численности работающих; оценку текучести кадров и обеспечение своевременной замены увольняющихся и др. Определяя потребность в персонале, следует учитывать: - потребность в высвобождении персонала в связи с ростом производительности труда, сокращением объема производства, простоями и др.; - потребность в увеличении персонала, связанным с расширением производства; - потребность в замещении персонала по годам планируемого периода в связи с увольнением, уходом на пенсию, переходом на инвалидность и др.Проблема поиска персонала остро стоит в организации. Это связано как с негативной репутацией организации, состоящей из отзывов пользователей услуг почтовой связи о работе организации, так и с недостаточным масштабом проведения поиска сотрудников.И если, с негативной репутацией активно борется вышестоящее руководство – продвигая ролики на телевидении о значимости «Почты России», проводя активную политику борьбы с негативными отзывами в социальных сетях, то проведение поиска сотрудников на месте – задача менеджера по управлению персоналом.Для решения подобной проблемы можно расширить круг заинтересованных в подобранной кандидатуре лиц. Это можно сделать путем премирования сотрудников, которые направляют своих друзей, знакомых и родственников в отдел кадров на свободную должность.Данные затраты в рамках компании не глобальны, однако они смогут помочь в информировании населения о свободных вакансиях, облегчить менеджеру по управлению персоналом поиск сотрудника.Поскольку в компании нет документа, регламентирующего организацию работы по приёму кадров, нами разработан проект Положения о приёме, подборе и адаптации персонала, поскольку мы считаем такое Положение очень важным документом для эффективной системы управления персоналом, на основании которого строится вся деятельность по организации работы приёма кадров на предприятии. Разделы этого положения содержат такие элементы как: цели, задачи, принципы подбора персонала. В том числе, план мероприятий по работе с персоналом, оценка потребности в персонале, источники поиска персонала, первичный отбор, собеседование со специалистом по подбору персонала и с руководителем подразделения, решение о приёме, пошаговый алгоритм процесса приёма, документы, которые кандидат представляет работодателю при оформлении на работу. К тому же отображены этапы адаптации персонала и закреплены лица, ответственные за каждый блок работы. Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных Положением процедур несёт начальник отдела кадров. Далее предложено использовать организационный план мероприятий отдела кадров, который показан в таблице 10.Таблица 10- План и программа проведения аудиторской проверки подсистемы адаптации персонала в АО «Почта России»№Наименование мероприятия в рамках аудитаСрок выполненияОтветственное лицоОтметка о выполнении 0%50%75%100%1Работа по подбору персонала2022-2023Начальник отдела кадров1.1Подбор персонала и создание банка данныхИюль- август 2022Специалист по подбору кадров1.2Обновление сведений о вакансиях в интернетеСентябрь 2022Специалист по подбору кадров1.3Налаживание работы с профильными учебными заведениямиОктябрь 2022Специалист по подбору кадров2Кадровое делопроизводство2022-2023Начальник отдела кадров2.1Подготовка и анализ статистических данных по кадрамИюль- август 2022Специалист по работе с персоналом2.2Расчет текучести кадров ща месяц и разработка мер по ее сокращениюежемесячноСпециалист по работе с персоналом2.3Подготовка отчета о движении кадровежемесячноСпециалист по работе с персоналом3Поздравления с днем рожденияПостоянноНачальник отдела кадров3.1Оформление списка сотрудников с указанием дней рожденийИюль 2022Специалист по работе с персоналом3.2Подготовка открыток-поздравлений для именинников По мере необходимостиСпециалист по работе с персоналом4.Обучение и развитие кадров2022-2023Начальник отдела кадров4.1Подготовка программ обучения персоналаДекабрь 2022Специалист по обучению и повышению квалификации персонала 5.Контроль прохождения испытательного срокаПостоянно Начальник отдела кадров5.1Оценка сотрудников в течение испытательного срокаПо мере приема и прохождения испытательного срокаСпециалист по адаптации персонала5.2Адаптация вновь поступивших сотрудников во время испытательного срокаПо мере приема и прохождения испытательного срокаСпециалист по адаптации персонала5.3Ведение списка сотрудников, находящихся на испытательном сроке, заблаговременное информирование руководителя об окончании испытательного срокаПо мере приема и прохождения испытательного срокаСпециалист по адаптации персоналаОтметки об исполнении в процентном виде будут выставляться в АО «Почта России» ежемесячно. Представленный план охватывает такие сферы деятельности, как подбор и адаптация сотрудников.Основным звеном в процессе подбора персонала можно назвать определение адекватных требований к кандидатам. Для того чтобы отбор был максимально результативным, необходимо четко представлять себе, какими именно качествами должен обладать потенциальный работник. Документированной основой для разработки таких требований являются должностная инструкция, профстандарт и профессиограмма.Мы предлагаем на первых этапах подбора оценивать кандидата по профессиограмме, такая схема дает возможность описать кандидатов уже на первой или второй стадии и, тем самым, сэкономить время оценки кандидатов. Кроме того, применение профессиограммы при найме на работу позволяет более точно оценивать кандидата. Однако стоит отметить, что профессиограмма может быть использована для оценки должности в полной мере только в том случае, если должность равна профессии и не подразумевает выполнения дополнительных задач. Например, в случае с рабочими специальностями. Подтверждением этой точки зрения выступают профессиональные стандарты, недавно разработанные и введенные в систему оценки персонала.Именно для рабочих специальностей по ним можно определить профессию, в то время как для служащих он предлагает определять должность, что вполне логично и закономерно, учитывая многообразие предусмотренных ею функций.На рисунке 6 представлен предлагаемый алгоритм процесса приёма персонала.Рисунок 6 – Алгоритм процесса приема персоналаАлгоритм предусматривает подробный порядок действий, который поможет не допустить ошибок при приёме на работу и избежать нарушений в данной процедуре, отображён в Положение.Также следует стремиться к минимизации времени закрытия вакансии, так как слишком длительное время закрытия рабочих вакансий может привести к простоям отделений, потерям прибыли. В случае долгого отсутствия основных специалистов может быть нанесён ущерб деятельности предприятия.Для минимизации ошибок на этапе профессионального отбора, особенно если речь идет о отборе кандидатов на руководящие позиции, следует придерживаться принципа так называемого «жесткого найма», основанного на последовательных этапах, на каждом из которых происходит отсев неподходящих по тем или иным параметрам кандидатов, что обеспечивает качество и надежность профессионального отбора.Таким образом, очевидна тесная взаимосвязь профессионального отбора кандидатов при трудоустройстве и последующих направлений работы с персоналом организации. Профессиональный отбор выполняет важную информационную функцию, позволяя не только получить существенную информацию о потенциальных сотрудниках, но и спланировать дальнейшую работу с ними в случае их дальнейшего трудоустройства.Анализ системы управления персоналом показал, что имеются сложности в закреплении новых сотрудников. Часто увольнение происходит в первый месяц работы. Причина в том, что работа в почтовых отделениях имеет свою специфику, требует особых профессиональных знаний и навыков и адаптации к режиму и условиям труда.В рамках повышения информированности предлагаем: 1. Чтобы облегчить работы специалистов по подбору персонала, для вновь пришедших сотрудников создать наглядные пособия в виде буклетов, в которых будет собрана вся основная информация о компании (ее цели, стратегия, миссия и т.д.), а также информация о должности, на которую претендует кандидат. 2. Для работников в процессе трудовой деятельности необходимо создать группу в приложении WhatsApp, в которой помимо целей и стратегии компании будут оповещаться различные новости, обновления, а также сообщения о новых отделениях и вакансиях по всей сети компании. В качестве развития корпоративной культуры хорошим вариантом является поздравление сотрудников не только с общими праздниками, но и с личными, например, с днем рождения, что также может осуществляться посредством приложения. Данное предложение повлечет за собой удовлетворение потребности сотрудников в информированности состояния компании, а также увеличит уровень удовлетворенности трудом, так как работники будут понимать, что они являются частью компании и очень важны для нее. 3. Обновить положение о конкурсе и разместить на корпоративном сайте. Новое положение о конкурсе должно включать в себя все уровни его участия, начиная с конкурса между отделениями, региональный этап и общероссийский, а также все вознаграждения, правила оформления заявки, оценки и т.д. Данный факт увеличит явку участников. Обновление структуры положения о конкурсе должно повлечь за собой повышение интереса и, следовательно, участия сотрудников в конкурсе, тем самым увеличив их лояльность к организации. Также данное предложение поспособствует улучшению имиджа компании и упростит процесс подбора персонала, вследствие чего уменьшится процент текучести компании.Для более качественной оценки персонала менеджер по персоналу должен использовать не только беседу по найму, но и другие методы оценки и отбора кандидатов, такие как анкетирование, тестирование, проверка рекомендаций с прошлых мест работы.        Менеджером по персоналу должна быть разработана форма анкеты, включающая следующие этапы, которые являются минимумом: - Информация об образовании; - Информация об опыте работы - Информация о предыдущих местах работы - Информация о перспективах работы и т.д.Выводы по главе 3Большое значение для развития Компании имеют кадровый потенциал и возможность быстрой ротации, замещения и назначения сильных лидеров и профессионалов под запросы бизнеса в изменяющихся условиях рынка, среды и экономики.В процессе исследования в АО «Почта России» был выявлен ряд недочетов, касающихся как процесса подбора персонала, так и его адаптации в целом. Однако стоит отметить, что упомянутые в данной работе недостатки не являются нерешаемыми и не требуют глобальных затрат.ЗаключениеУправление персоналом - это совокупность приемов, средств, методов, технологий организации работы с персоналом. Основная цель управления персоналом в современных условиях: обеспечение предприятия кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие.Одной из актуальных проблем для многих организаций является текучесть персонала. Это интегральный показатель, соответственно которому происходит обновление сотрудников в организации. Движение персонала представляет собой не хаотическое перемещение работников из одного структурного подразделения в другое, напротив, имеет четко упорядоченную и законно урегулированную динамику, управление которой входит в компетенции кадровых специалистов.В настоящее время наблюдается критическая ситуация с укомплектованностью персонала на предприятии АО «Почта России». Почта России – это федеральный почтовый оператор, который входит в перечень стратегических предприятий Российской Федерации.Анализ системы управления персоналом показал, что имеются сложности в закреплении новых сотрудников. Часто увольнение происходит в первый месяц работы. Причина в том, что работа в почтовых отделениях имеет свою специфику, требует особых профессиональных знаний и навыков и адаптации к режиму и условиям труда.Построение системы профессионального отбора кандидатов при трудоустройстве невозможно без технологичного подхода к этому направлению работы с персоналом. Опыт лидирующих компаний показывает, что достичь высокой отдачи от персонала организации можно лишь при условии выработки четких технологии работы с ним, качественно обеспечивающих достижение организационных целей.Список использованной литературыАудит и контроллинг персонала организации: учеб.пособие. / под ред. проф. П.Э. Шлендера. М.: Вузовский учебник, 2020. 262 сАудит в кадровом менеджменте / С. Н. Казначеева, Н. В. Быстрова, Р. В. Репина, Д. А. Казначеев // Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. – 2019. – № 5(39). – С. 130-135. – EDN CUTLRIБелоусова Г.А. Роль адаптации персонала в управлении человеческими ресурсами / Г.А. Белоусова // Инновационные технологии в науке и образовании: сб. науч. статей. – Пенза, 2019. – С. 159–161Ибрагимова-Елисеева, Е. В. Адаптация персонала / Е. В. Ибрагимова-Елисеева // GlobalandRegionalResearch. – 2019. – Т. 1. – № 4. – С. 256-261. – EDN OQALVQКибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник/ Под ред. А.Я. Кибанова. - 4-e изд., доп. и перераб. - М.: НИЦ ИНФРА-М. – 2018 – 695 с.Кириллова В.Э., Закирова А.Р. Основные этапы кадрового аудита // Современные аспекты экономики. – 2018. – № 3 (247).– С. 108-114.Клычова, Г. С. Основные принципы планирования кадрового аудита / Г. С. Клычова, А. Р. Закирова, В. Э. Кириллова // Вестник Казанского государственного аграрного университета. – 2019. – Т. 14. – № 2(53). – С. 132-138. – DOI 10.12737/article_5d3e1733a32e65.64370462. – EDN ICOWSUПетрухин А.И. Проблемы адаптации персонала / А.И. Петрухин // Инновационное развитие. – 2019. – № 1. – С. 88–91Санданова Б.Д. Кадровый аудит как диагностический инструмент // Решетневские чтения. – 2018 – Т. 2. № 17. – С. 449-450.Сергеева, Е. А. Развитие кадрового аудита в организациях / Е. А. Сергеева, П. В. Нисанова // Экономика и эффективность организации производства. – 2020. – № 32. – С. 148-152. – EDN QYFUNFСидунова Г.И. Этапы и направления кадрового аудита на предприятии // Вестник ВолГУ. Серия 3: Экономика. Экология. – 2018 – №8. – С.110-113Симанина Е.Д. Факторы адаптации персонала // Научный журнал. – 2018. – №6 (29). – С. 64Синева Н.Л., Яшкова Е.В., Кашина Ю.Н. Подходы к управлению современной организацией, основанные на инновациях, компетенциях и знаниях персонала//Актуальные вопросы современной экономики.- 2020.- №10.- С.555-560Толчинская, М. Н. Аудит в системе кадрового менеджмента / М. Н. Толчинская // Вопросы устойчивого развития общества. – 2020. – № 7. – С. 93-96. – DOI 10.34755/IROK.2020.20.18.164. – EDN STWWUWЯшкова, Н. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом / Н. В. Яшкова, Л. В. Тимофеева // Фундаментальные исследования. – 2019. – № 2. – С. 55-59. – EDN YZCUOT.