Документирование деятельности негосударственных организаций

Резолюции по документам, рассмотренным руководителем и иными лицами попоручениюруководителя,заносятсявКБЗ.Припоступлениидокументапоэлектроннойпочтепроверяетсяналичиевдокументевсехнеобходимыхреквизитовиприложений,возможностьоткрытияипрочтениядокументаспомощьюстандартногопрограммногообеспечения.Получениедокументовинымисредствами связиинструкциейнерегламентируется.Взависимостиот объемовдокументовв Холдингеможетбытьутвержденацентрализованная,децентрализованнаяилисмешаннаясистемаорганизации документооборота. При централизованной системе все документырегистрируютсяв однойорганизации.Придецентрализованнойсистемеорганизациидокументооборота,документырегистрируютсяв организации,издавшей,илиполучившейэтидокументы.Присмешанной –однивидыдокументоврегистрируютсяв однойорганизации(централизовано),а другиевидыдокументов –в подразделениях,их издавших(децентрализовано)2.ВООО«Нордико»зарегистрированныеобращениягражданпередаютсяв Департамент правового и документационного обеспечения – в секретариат,длярегистрацииидальнейшего рассмотрения, ответа.Многие специалисты считают самым оптимальным и удобным способом организации документационного обеспечения управления в холдинговых компаниях – различные информационные системы. Специалист в области делопроизводства и архивного дела Е.В. Романченко отмечает необходимость автоматизации делопроизводства для холдингов, поскольку документы являются «основой деятельности любого хозяйствующего субъекта». В своей статье А.А. Кузнецова также предлагает внедрение автоматизированных систем электронного документооборота. Автор разделяет задачи электронного документооборота в зависимости от субъекта холдинга. Так, для совета директоров важна эффективность работы групп компаний в целом, а сотрудникам важно вовремя получать распоряжения и обращаться за консультацией к ответственному лицу.Документы,отправляемыеизУправлениясторонниморганизациям (чаще заказчикам или государственным органам), оформляются вдвух экземплярах. К исходящим документам относятся: письма, выписки издокументов,ресурсныйрасчет(формируетПлановыйотдел),отчетнаядокументациявгосударственныеорганы,дополнительныесоглашенияпо договору.Ответственностьзакачествоподготовкиисходящихдокументовнесетисполнитель.ПроектисходящегодокументаможетбытьсогласованкаксоспециалистамидругихкомпанийХолдинга, такивнутриорганизации. Подготовленный проект исходящего документа представляется наподписьруководителювместесматериалами,наоснованиикоторыхонготовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,которымдолженбытьразосланподписанныйдокумент.Руководитель в праве внести изменения и дополнения в подписываемыйдокументиливернутьегонадоработку.Послеподписанияруководителемдвухэкземпляровисходящегодокументаонпередаетсянарегистрацию.ОтправляемыедокументырегистрируютсявКБЗ.Послерегистрациииприсвоенияисходящемудокументурегистрационногономеранеобходимозафиксироватьегорукописнымспособомнаобоихэкземплярах.Зарегистрированныеисходящиедокументы,послеоформленияадресата,отправляютсясредствамисвязи.Внутренние документы готовятся, оформляются в пределахООО «Нордико». Внутренние документы составляет: организационно-распорядительная документация, плановая, документы по снабжению и сбыту(различныеактыинакладные).Ворганизационно-распорядительнуювключаютсяучредительныеинормативныедокументы,организационные,распорядительныеиинформационно-справочные.Многиевнутренниедокументы(вбольшинствеплановые),одновременноявляютсяи корпоративными. В организации отсутствуют документы по личному составу.Кадровая документация: личные карточки и дела, трудовые книжки и договорыхранятсявДепартаментеперсонала,осуществляющегокадровоеделопроизводство.Прохождениевнутреннихдокументовнаэтапахподготовкииоформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящихдокументов,анаэтапеисполненияоносовпадаетсмаршрутомвходящихдокументов. Работа с внутренней документацией чаще осуществляется в КБЗ.Корпоративная база знаний автоматически управляет маршрутом документа,статусамивнутреннихдокументовиправамидоступапользователей.Принаступленииследующегоэтапаработысистемаавтоматическидоставляетуведомлениеочередномуучастникуработысвнутреннимдокументом.Дляобозначения текущего статуса документа КБЗ используются макросы: «формирование»,«обсуждение»,«согласование»,«согласован»,«действует», «отмен»;макрос«Статуссогласования»применяетсядлявключениявдокумент статуса резолюции должностного лица, уполномоченного в принятиирешения в контексте информации документа КБЗ. Макрос может приниматьзначения: «несогласовано»,«насогласовании»,«согласовано».В соответствии с инструкцией для группировки исполненных документоввдела,систематизациииучетадел,определениясроковиххранения,длясоставления описейдел постоянного ивременногохранения,для учетаделвременногохранениясоставляетсяноменклатурадел.НоменклатураделУправления строительством на предстоящий календарный год подписываетсяруководителем структурного подразделения и представляется в Департаментправовогоидокументационногообеспечения,такжевДепартаментпредоставляютсяитоговыесведенияоколичествезаведенныхделвструктурныхподразделенияхпоокончаниикалендарногогода.СводнаяноменклатураделразрабатываетсявДепартаментеправовогоидокументационного обеспечения. По окончании календарного года в своднойноменклатуределделаетсяитоговаязаписьокатегорияхиколичествезаведенных дел1.Документыформируютсявделавсоответствиисосводнойноменклатуройдел.Полноеоформлениепредусматривает:подшивкудела,нумерациюлистов,составлениезаверительнойнадписидела,составлениевнутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Завершенныеделапостоянного,временногосроковхраненияиполичномусоставухранятсявструктурныхподразделенияхвтечениегодапослезавершенияделопроизводством,послечегопередаютсянахранениевДепартаментправовогоидокументационногообеспечения–вархив«Холдинга».КорпоративнаябазазнанийпозволяетувидетьстатистикуобъемадокументооборотаСтроительногоуправлениязапоследниенескольколет.СтатистикапредставленавТаблице2.Проанализировавданныетаблицы,можносделатьвывод,чтообъемкорпоративнойдокументациизначительнопревосходит объемы остальных документопотоков. Это объясняется тем, что вкорпоративные документы входит рабочая документация, а такжераспоряженияотуправляющейорганизации.Такжестоитобратитьвниманиена количество входящих документов. Можно предположить, что количествовходящихзначительнопревосходитзаявленныеданные,нооднойизнедостатков документационного обеспечения управления организации являетсячастоенесоблюдениеинструкцииподелопроизводству,приработесдокументами на бумажных носителях. Заметна тенденция уменьшения объемавсех документопотоков, поскольку объем документации напрямую зависит отколичествастроительныхзаказов,атакжеотколичестваштата,которыйнеоднократносокращался.Таблица1–ОбъемдокументооборотаООО«Нордико»ВидГодВходящиедокументы(шт.)Исходящиедокументы(шт.)Внутренниедокументы(шт.)Корпоративныедокументы(шт.)Всегодокументов(шт.)201935862089038354813202028449259124583825202122338557218463026В организации были обнаружены недостатки. Сотрудники ООО "Нордико" активно пользуются информационными системами.В то же время они не всегда соблюдают правила использования бумажных документов, хотя существуют инструкции по офисной работе, как описано выше. Например, документы не были составлены по делам в соответствии с номенклатурой дела, что также нарушало правила оформления входящих документов. Согласно уставу, компания обязана вести список документов по месту нахождения руководителей компании. Тем не менее, учредительные документы компании (за исключением устава компании); выпуск облигаций и других ценных бумаг компанией; список соответствующих сотрудников компании; заключения аудиторов и государственных и муниципальных органов финансового контроля; документы персонал и трудовые отношения; бухгалтерские записи,бухгалтерские ведомости и рабочие чертежи хранятся на территории предприятия, что нарушает устав компании.ВсоответствиисТребованиями,дополнительныматрибутомрядатехническихдокументовявляетсягриф«Коммерческаятайна»,которыйвдействительностинепроставляется,илипроставляетсянаэтапеархивногохранениявДепартаментеправовогоидокументационногообеспечения.Организации необходимо добавить раздел "специфика обращения с конфиденциальной информацией" к существующим инструкциям по офисной работе, поскольку даже случайное разглашение коммерческой тайны может привести к экономическим потерям. Что касается текущих инструкций по офисной работе, организация должна добавить раздел "конкретные сведения об обработке конфиденциальной информации" в текущие инструкции по офисной работе.Как упоминалось ранее, для улучшения управления конфиденциальными записями стоит назначить сотрудника, секретаря, ответственного за ведение записей; или уведомить сотрудников о санкциях, которым они подвергаются при разглашении информации по различным причинам, включая ненадлежащую организацию управления конфиденциальными записями.Таким образом, анализируя документальное сопровождение деятельности ООО "Нордико", можно выделить несколько характеристик как ООО, так и дочернего предприятия холдинговой компании. Первая особенность заключается в том, что не существует национального нормативного документа, регулирующего организацию управленческой документации холдинговой компании. В то же время местные нормативные документы регулируют только канцелярскую работу в организации, входящей в холдинг, что является второй особенностью. Таким образом, нет документального подтверждения какого-либо документа, регулирующего все управление холдингом.Третья особенность - это отмена зависимости дочернего предприятия от материнской компании и выполнение распоряжений и инструкций в учредительных документах. Представление квартальной и годовой отчетности материнской компании в соответствии с требованиями управляющей компании можно назвать четвертой характеристикой.Он определяет структуру договора организации, которая подтверждается управленческими документами. Таким образом, офисная работа организована в ООО" Нордико", а Юридический отдел и Отдел поддержки документов оказывают корпоративную поддержку по сопровождению документов холдингу.Департамент работает с обращениями граждан и принимает подачу и хранение документов, что является четвертым преимуществом. Многие эксперты рекомендуют использовать электронное управление документами в географически распределенных компаниях. Использование независимой и интегрированной информационной системы для автоматизации бизнес-процессов всей холдинговой компанииЭто четвертая особенность.Предоставление конфиденциальной информации, содержащейся в рабочих и проектных документах, отражающих основные направления деятельности организации, является шестой характеристикой коммерческой компании ООО "Нордико". Наконец, седьмым и наиболее характерным признаком эксплуатации является наличие" корпоративной " документации, которая сопровождается актом приемки и передачи документов от одной эксплуатирующей организации к другой.ЗАКЛЮЧЕНИЕПосле изучения документооборота в негосударственных организациях можно сделать выводы как по теоретической части, так и практической.Документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Нормативные правовые акты издаются федеральной администрацией в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями правительства Российской Федерации или по инициативе самой федеральной администрации. Нормативные правовые акты - это решения, распоряжения, распоряжения, правила, инструкции, постановления федеральной администрации.В Российской Федерации оформление учредительных документов и организация акционерных обществ (ООО) регулируются различными законами и подзаконными актами. Документ метода спецификации определяет приемы и методы обработки документа. Сотрудники, чья деятельность тесно связана с процессом регистрации ООО, должны быть в курсе требований законодательства, иметь поддержку в нормативных документах и ​​иметь возможность их найти. Ведь правовая культура сотрудников является основой правовой организации делопроизводства. Специалисты Л. В. Санкина и Т. А. Быкова делят законодательные, административные и методические действия, регулирующие регистрацию предпринимательской деятельности, на две группы. В практической части работы рассматривался документооборот в организации ООО “Нордико”. Компания ООО "Нордико СВ" работает на рынке с 2001 года и является одним из крупнейших поставщиков продуктов питания для ресторанов, кафе и гостиниц.В управлении ООО" Нордико" выделяются следующие документообороты: входящие документы, исходящие документы, внутренние и корпоративные документы.Внутренняя документация готовится и выполняется в рамках деятельности ООО"Нордико". Внутренними документами являются: организационные и административные документы, чертежи, документы о закупках и продажах (различные формы поведения и счета-фактуры).Сотрудники ООО "Нордико" активно пользуются информационными системами.В то же время они не всегда соблюдают правила использования бумажных документов, хотя существуют инструкции по офисной работе, как описано выше.Анализируя документальное сопровождение деятельности ООО "Нордико", можно выделить несколько характеристик как ООО, так и дочернего предприятия холдинговой компании. Первая особенность заключается в том, что не существует национального нормативного документа, регулирующего организацию управленческой документации холдинговой компании. В то же время местные нормативные документы регулируют только канцелярскую работу в организации, входящей в холдинг, что является второй особенностью. Таким образом, нет документального подтверждения какого-либо документа, регулирующего все управление холдингом.При разработке методики выбор тем лекции обусловлен обнаружением нарушений конфиденциальных документов в практике аспирантов. Материал для этого урока подготовлен в соответствии со стандартами и методическими источниками, регулирующими конфиденциальную работу офиса. Поставленные цели обучения были достигнуты.Подводя итог, следует сказать, что любая коммерческая организация или группа бизнес-организаций обязана соблюдать управленческие и методологические стандарты, которые подтверждаются управленческими документами.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫИсточники:КонституцияРоссийскойФедерации(принятавсенароднымголосованием12.12.1993)(сучетомпоправок,внесенныхЗаконамиРФопоправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ,от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательстваРФ.– 2014.– №31. – Ст. 15.Гражданский кодекс Российской Федерации: Федеральный законот30 ноября 1994 года№ 51-ФЗ(ред.от29.12.2017)//Собраниезаконодательства РФ. – 1994. – № 32. – Ст. 32, 54, 66-68, 106.1-106.6, 113-114,66.3,87-94.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях:Федеральный закон от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 31.12.2017) // СобраниезаконодательстваРФ.–2002.–№1.– Ст.5.7,5.27-5.34,5.39,5.27,13.20.ТрудовойкодексРоссийскойФедерации:Федеральныйзаконот30.12.2001№ 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017) // Собрание законодательства РФ. –2002.– №1.– Ст.56-71.ОязыкахнародовРоссийскойФедерации:законРФот25.10.1991№1807-1(ред.от12.03.2014)//ВедомостиСНДиВСРСФСР.–1991.–№50.–Ст.3.О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ //СобраниезаконодательстваРФ.– 2011.–№50.– Ст. 6,9,13,14,18,25,29.Огосударственнойрегистрацииюридическихлицииндивидуальныхпредпринимателей: Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ // СобраниезаконодательстваРФ.– 2001.–№33.–Ст. 6,7,9,12.О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от01.06.2005№53-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2005.–№23.–Ст.3.Огосударственныхимуниципальныхунитарныхпредприятиях:Федеральныйзаконот14.11.2002№161-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2002.–№48.– Ст.2,12.Окоммерческойтайне:Федеральныйзаконот29.07.2004№98-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2004.–№32.– Ст.1-16.Окрестьянском (фермерском) хозяйстве: Федеральный закон от11.06.2003№74-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2003.–№24.–Ст.1.Оперсональныхданных:Федеральныйзаконот27.07.2006№152-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2006.–№31.– Ст.2,5,9,18-18.1,19.О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации:Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ // Собрание законодательства РФ. –2006.– №19.– Ст.8-14.Опроизводственныхкооперативах:Федеральныйзаконот08.05.1996№41-ФЗ//Собраниезаконодательства РФ.–1996.–№20.–Ст.1.Охозяйственныхпартнерствах:Федеральныйзаконот03.12.2011№380-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2011.–№49.–Ст.2.ОбархивномделевРоссийскойФедерации:Федеральныйзаконот22.10.2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 1-32.Об информации, информационных технологиях и о защите информации:Федеральныйзаконот27.07.2006№149-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2006.–№31.–Ст.11.Об обществах с ограниченной ответственностью: Федеральный закон от08.02.1998№14-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–1998.–№7.–Ст.1-59.Обэлектроннойподписи:Федеральныйзаконот06.04.2011№63-ФЗ//СобраниезаконодательстваРФ.–2011.–№15.– Ст.1-12.Омерахпореализациипромышленнойполитикиприприватизациигосударственных предприятий: Указ Президента РФ от 16.11.1992 г. № 1392.[Электронныйресурс].Режимдоступа:http://base.garant.ru/10105317/.Ст.1.Обутвержденииформитребованийкоформлениюдокументов,представляемыхврегистрирующийорганпригосударственнойрегистрацииюридическихлиц,индивидуальныхпредпринимателейикрестьянских(фермерских)хозяйств(ЗарегистрировановМинюстеРоссии14.05.2012№24139): Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (ред. от 25.05.2016).[Электронныйресурс].Режимдоступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_129856/.ОсновныеПравилаработыархивоворганизаций:РешениеКоллегииРосархива от 06.02.2002 № 27. [Электронный ресурс]. Режимдоступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/.П.9.7.ГОСТР6.30-2203.Унифицированнаясистемадокументации.Унифицированнаясистемаорганизационно-распорядительнойдокументации.Требованиякоформлениюдокументов.–М.:Изд-востандартов.–2003.–16с.Государственная Система Документационного Обеспечения Управления.Основныеположения.Общиетребованиякдокументамислужбамдокументационного обеспечения:ПриказГлавархива СССРот25 мая1988г.№[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.garant.ru/12191703/. Уставобществасограниченнойответственностью«Нордико» (новая редакция): утв. ДиректоромООО «Нордико»№1\16.–2016.–14 с.(неопубликовано).Положение о структурном подразделении «Департамент персонала»: утв.ГенеральнымдиректоромООО«Нордико»№3.(неопубликовано).Литература:Александрова Ю.И. Проблемы правового регулирования хозяйственныхпартнерств. Инновации в современной науке: материалы научн.-практ. конф. –М.:Перо, 2017.– С.370-373.Артонкина Н.С.Документы,содержащиекоммерческуютайну//Делопроизводствоидокументооборотнапредприятии.–2015.–№8.– С48-53.БабушниковаТ.А.Проблемныевопросыправосубъектностипубличного акционерного общества // Юридический факт. –2018. – № 3. – С.35-Баскакова О.В, Сейко Л.Ф. Экономика предприятия: учеб. пособие. – М.:ДашковиК, 2013. – 372 с.Быкова Т.А.Государственноерегулированиедокументационногообеспеченияуправлениявакционерныхобществах//Современныетехнологииделопроизводстваидокументооборота.–2011.–№4.– С.62-70.Быкова Т.А.,СанкинаЛ.В.Документационноеобеспечениеуправлениянегосударственныхорганизаций(напримереакционерногообщества):учебноепособие.–М.:НИЦИНФРА-М,2015.–302 с.Вестникгосударственнойрегистрации.Статистика.[Электронныйресурс].Режимдоступа: http://www.vestnik-gosreg.ru/info_ip/.Галустян Э.Ю.Управлениекоммерческойдеятельностьюхозяйственногопредприятия//Аллеянауки. –2017.–№8.–С.432-437.Гелета И.В., Сорокина А.М. Особенности организационно-правовыхформкоммерческихпредприятийвсовременныхусловиях//Гуманитарныенаучныеисследования. – 2016.– №3.–С. 311-314.ГоровецН.А.Сущность,преимуществаинедостаткиобществсограниченнойответственностью// Вестникнауки. –2017.–№2.– С.60-65.История«АйТиЭмХолдинга».[Электронныйресурс].URL:http://itmh.ru/Коваленко Н.Ю.Холдингкакгражданско-правоваямодельвзаимодействия хозяйствующих субъектов: автореф. дис. … канд. юрид. наук. –Ростовн/Д,2010.– 27 с.Королев Е.С.Проблемавыбораорганизационно-правовойформыпредпринимательскойдеятельностивконтекстесовременногороссийскогозаконодательства // Вестник Тамбовского университета. Серия политическиенаукииправо.– 2016.– №3. –С.78-87.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспеченияуправления.– М: ТЕРМИКА,2014.– 480 с.Кузнецова А.А.Какорганизоватьхолдинговыйдокументооборот//Формулауспеха.[Электронныйресурс].Режимдоступа:https://www.naumen.ru/files/2012/09/how_to_organize_holding_flow_of_documents.pdfКуракова Т.В., Ткаченко А.В. Применение трудового и гражданско-правовогодоговоравпрактикесовременныхроссийскихорганизаций//НаучныетрудыКубанскогогосударственноготехнологическогоуниверситета.–2017.–С.147-156.ЛазареваО.А.Холдинг:особенностиправовогорегулирования//Актуальныепроблемыэкономикииправа.– 2014.–№1.–С.12-17.МинаковИ.А.Сельскохозяйственныепроизводственныекооперативы и перспективы их развития в России // Технологии пищевой иперерабатывающей промышленности. –2017.–№3.– С.105-113.Романченко Е.В. Теоретические и практическиеаспектывнедрениясистем электронного документооборота в холдингах РоссийскойФедерации:автореф.дис.…канд.юрид.наук.– Москва,2013.–25с.Санкина Л.В., Быкова Т.А.Делопроизводствовкоммерческойорганизации(напримереакционерногообщества).–М.:МЦФЭР,2005.–432с.СедовИ.А.Организационно-правовыеформыкоммерческихорганизаций// Интерактивнаянаука.– 2017.–№8.–С.12-18.ТертышникМ.И.Экономикаорганизации:учеб.пособие.–Иркутск:БГУ,2016.– 109 с.ХимичЮ.В.Документооборотвтерриториально-распределеннойкомпании//Делопроизводство идокументооборотнапредприятии.[Электронныйресурс].Режимдоступа:http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5142Чечевицына Л.Н.,Хачадурова Е.В.Экономикаорганизации:учеб.пособие.– Ростовн/Д:Феникс,2016.– 382 с.Шиткина С.И.Холдинги.Правовойиуправленческийаспекты.–М.:Волтерс Клувер, 2006.– 306с.