Анализ работы с входящей документацией

Минимизация объёмов документов связана с регламентацией документирования, снижением числа внутренних документов, рационализацией документации, организацией унифицированных систем документации (так называемых УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, применением бездокументных связей.Главным условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения. Основной метод упорядочения процесса документирования - это унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства в целом. На практике это может выражаться созданием разных систем документации, которые строго устанавливают состав используемых документальных форм и регламент их использования. С унификацией из документальных цепочек изымают каждое лишнее звено, каждый документ, который не соответствуют требованиям сегодняшнего дня по какой-либо причине и те, которые создавались просто по привычке.ЗАКЛЮЧЕНИЕНа основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).Совершенствование организации текущего документооборота – это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативно-правовые актыКонституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ», 04.08.2014, N 31, ст. 4398.Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.docdelo.ru/2017/03/izmeneniya-v-oformlenii-documentov-v-novom-gost-r-7097-2016.html.ЛитератураАлиева Е.В. Автоматизация документооборота склада производственного предприятия // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 5. № 58. С. 43-47.Артамонов А.Н. О правовой природе предостережения // Вестник Брянского государственного университета. 2019. № 3 (41). С. 131-135.Бажина М.А.§ 2. Правовое регулирование транспортного документооборота в условиях цифровизации / В книге: Правовое обеспечение модернизации экономики и бизнеса в условиях цифровизации. монография. Москва, 2023. С. 222-226.Баландина В.С.Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами в ПАО // Экономика, социология и право. 2016. № 4-1. С. 121-125.Бойко О.Е. Моделирование информационного пространства предприятия при проектировании информационных систем // Горный информационно-аналитический бюллетень (научно-технический журнал). 2017. № 1. С. 47-51.Болотова А.С., Бобкова Н.В. Обзор справочно-правовой системы «Консультант плюс» и ее возможности для поиска правовой проблемы // Форум молодых ученых. 2017. № 5 (9). С. 310-314.Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: Вектор социально-экономического развития и правового обеспечения национальных экономических систем Международная научно-практическая конференция. 2017. С. 18-22. Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: современный менеджмент: проблемы и перспективы сборник научных трудов по материалам ежегодной региональной научно-практической конференции. 2017. С. 24-29.Бондаренко Л.В., Новопоселенских Л.А. Ведение архива в проектно-изыскательской организации // Инженерные изыскания. 2016. № 7. С. 10-15.Борисова И.В.Программный модуль для интеграции конфигурации 1С:Бухгалтерия со сторонними системами для передачи документов, поступивших по электронному документообороту // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023610234, 09.01.2023. Заявка № 2022685446 от 22.12.2022.Бородин А.В. Технико-экономическое обоснование внедрения технологии обеспечения целостности и подлинности информации на бумажном носителе при отчужденной обработке документов // Кибернетика и программирование. 2017. № 1. С. 30-47. Бузанкина О.А. Системы электронного документооборота - «назад в будущее»? // Вестник научных конференций. 2017. № 1-5 (17). С. 49-50.Варухина Т.А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных документов национального архива республики Карелия. 1995-2005 гг.: автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата исторических наук / Алапаевск, 2006.Варухина Т.А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных документов национального архива республики Карелия. 1995-2005 гг. диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук / Алапаевск, 2006.Документооборот ФССП // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2023611485, 20.01.2023. Заявка № 2023610394 от 16.01.2023.Кириллов Д.С., Молостов Д.Д.Анализ эффективности информационных систем электронного документооборота (EDMS) // В сборнике: студент года 2022. сборник статей III Международного учебно-исследовательского конкурса. Петрозаводск, 2023. С. 95-99.Колышкина Т.Б., Шустина И.В.Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2023. Сер. 76 Высшее образование (3-е изд., испр. и доп).Кришталева Т.И.Централизация учета и электронный документооборот в организациях бюджетной сферы // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. 2023. № 1. С. 12-17.Кубышкин П.А.К вопросу о преимуществах и недостатках внедрения системы электронного документооборота // В сборнике: студенческий научный форум 2023. сборник статей VI Международной научно-практической конференции в 2 частях. Пенза, 2023. С. 33-36.Кузнецов И.Н.Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017. Сер. 68 Профессиональное образование (2-е изд., пер. и доп).Кузнецов И.Н.Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017. Сер. 68 Профессиональное образование (3-е изд., пер. и доп).Мельничук А.В. Информационно-справочной работы по документам: основы организации // Материалы Афанасьевских чтений. 2012. Т. 1. № 10. С. 192-197.Мякотникова Е.П. Системы управленческих документов в ООО "Научно-производственное предприятие “Сибгеокарта”" // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных наук Материалы Региональной научно-практической конференции студентов, магистрантов, аспирантов и преподавателей. 2019. С. 140-142. Обеспечение контекстно-зависимых инструментов и справочного информационного наполнения в документах, создаваемых на компьютере / Рейнар Д., Бромэн П., Йап Д.К. // патент на изобретение RUS 2332728 05.06.2003.Программное обеспечение информационной системы «Электронный документооборот «ИС ЭДО» / Востротина Е.С., Горбунова А.В., Завьялова О.В., Козинов Е.И., Первиненко В.Н., Сайдуллин М.М., Черепанова Н.В. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023610028, 09.01.2023. Заявка № 2022684518 от 14.12.2022.Программное обеспечение информационной системы «электронный документооборот «ИС ЭДО» / Востротина Е.С., Горбунова А.В., Завьялова О.В., Козинов Е.И., Первиненко В.Н., Сайдуллин М.М., Черепанова Н.В. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023610028, 09.01.2023. Заявка № 2022684518 от 14.12.2022.Программный комплекс «система финансово-хозяйственного и кадрового электронного документооборота // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023610504, 11.01.2023. Заявка № 2022686405 от 27.12.2022.Система защищенного электронного документооборота и способ автоматизированного контроля её инфраструктуры на основе технологии распределенных реестров (блокчейн) / Тороев А.С., Ивкин А.В., Волкова А.А., Поддубный М.И. // Патент на изобретение2787945 C2, 13.01.2023. Заявка № 2020115947 от 20.04.2020.Специальное программное обеспечение для обмена сообщениями между информационными системами электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота (шифр СПО«МЭДО-Взаимодействие». ВЕРСИЯ 1.02)» // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023611262, 18.01.2023. Заявка № 2023610404 от 12.01.2023.Шигапова Л.С.Внедрение кадрового электронного документооборота и проблемы на пути реализации // Молодой ученый. 2023. № 1 (448). С. 106-108.DIKEY: документооборот // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ2023611014, 16.01.2023. Заявка № 2023610375 от 16.01.2023.