Проектирование, разработка сайта, его тестирование и методы внедрения (на примере организации)

Внедрение системы автоматизации документооборота предполагает необходимость возврата средств. Вложенных в создание системы автоматизации. Получение экономического эффекта в данном случае связано с сокращением трудоёмкости в выполнении операций специалистами по делопроизводству, руководителями, а также сотрудниками, задействованными в системе работы с документами.При расчете показателей экономической эффективности необходимо учитывать:вложения в реализацию системы;затраты, связанные с приобретением дополнительного оборудования и комплектующих, лицензий на программные продукты;постоянные затраты, связанные с сопровождением системы ИТ-специалистами;снижение нагрузки на специалистов, использующих информационную систему;оценку косвенного эффекта, получаемого за счет внедрения системы и оптимизации технологии работы с клиентами.Для расчета выбрана методика оценки экономической эффективности, предполагающая сравнение внедряемой системы с технологией, используемой сотрудниками компании в настоящее время. Использование данной методики предполагает проведение расчета снижения трудозатрат на технологические операции () в заданный период (формула 1). (1) – трудоёмкость выполнения операций по базовому варианту;Т - трудоёмкость выполнения операций по внедряемому варианту.Показатель относительного сокращения затрат на выполнение операций в денежном выражении (KC) (формула 2):(2)Показатель сокращения затрат на рабочем месте специалиста (YС):(3)Кроме указанные выше параметров в рамках оценки экономического эффекта проводится оценка срока окупаемости проекта, выражаемого в единицах времени (формула 4):(4)где КП – объём финансирования разработки программного проекта.Таким образом, получение прибыли за счет внедрения системы обусловлено сокращением времени, необходимого на веление операций по работе с документами.Расчет показателей получаемой экономической выгоды производится путем сопоставления показателей полученной выгоды в сравнении с объёмом вложений в реализацию проекта. Также необходимо учитывать дополнительные эксплуатационные затраты, необходимые при работе в условиях измененной технологии работы специалистов.При создании системы автоматизации предполагается необходимость вложений денежных средств, связанных с привлечением сотрудников к работе с системой автоматизации, приобретением лицензионных ключей на программные продукты, амортизационные и эксплуатационные издержки. Далее проведена оценка объёмов вложений в создание информационной системы. В таблице 17 показана оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистов. Таблица 17.Оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистов за период реализации проекта Категория привлеченных сотрудников Часовая ставка оплаты труда (руб.)Длительность участия в проекте, час.Общие затраты на оплату трудаПрограммист600202.5121500Системный администратор6208049600Специалист по защите информации5908047200Специалист по внедрению системы48052400Итого220700Таким образом, при планировании проекта автоматизации необходимо предусмотреть расходы на оплату труда в объеме 220,7 тыс. руб., с учетом страховых взносов: тыс.руб.Коэффициент 1,302 взят с учетом тарифа страховых взносов, который составляет 30,2%.Расчёт издержек, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится из соотношения (формула 5):(5) – величина издержек, связанных с амортизацией компьютерного оборудования, руб.T – продолжительность проекта;T0 – нормативный срок эксплуатации используемых устройств.S – первоначальная цена используемых устройств на момент приобретения.Расчет расходов, связанных с потреблением электроэнергии (формула 6):(6) – сумма расходов по указанной статье, руб.;t – стоимость 1кВт*ч в руб.T – продолжительность проекта, связанная с использованием компьютерного оборудования, час;N – Мощность используемых устройств, кВт.В таблице 18 показан сводный расчет потребности в финансировании покупки материалов ().Таблица 18. Расчет сумм накладных расходовВид приобретаемых материаловЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Всего5000Суммарные затраты (Кп), связанные с реализацией проекта (формула 7): Кп = Z + + + (7)Кп = 287300 + 2000 + 756 + 5000 = 295056 руб.Далее проведена оценка сокращения временных затрат в денежном выражении, достигаемого за счет внедрения системы в эксплуатацию (таблица 19).Таблица 19 - Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииОперации Количество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 500 руб.)Учет сотрудников10010288006667Отчет по документам601501149894074500Учет отправителей10030129290024167Учет просроченных документов10030129290024167Формирование сводов 10060159590049167Итого178668Таким образом, оценка полученного эффекта (∆С) составляет 178668 руб.Срок окупаемости проекта () составит (формула 8):(8)Окупаемость проекта связана с сокращением трудозатрат, связанных с выполнением операций по учету документов, обеспечением возможностей обработки данных. Оценка периода возврата вложенных средств в реализацию проекта автоматизации составляет 20 мес. Выводы по разделуВ данной главе произведен расчет параметров проекта внедрения разработанной системы в деятельность организации, проведен расчет затрат, связанных с разработкой и внедрением программного решения, оценены объемы ожидаемой выгоды. Оценка срока окупаемости проекта составила 20 мес., что является приемлемым результатом для ВУЗа.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ рамках данной работы проведено создание сайта с функционалом автоматизации документооборота в формате web-приложения для использования в деятельности Университетаим.Витте. Результаты работы отражены в рамках выполнения каждой поставленной перед нами задачи:Проведен анализ бизнес-процессов технологии документооборота, предполагающих необходимость внедрения сайта. Проведён анализ проблематики использования систем работы с документами. Построена функциональная модель, в которой рассмотрена структура информационных потоков, определены недостатки организации бизнес-процессов, характерные для отсутствия специализированного программного решения. Показано, что в отсутствие использования системы автоматизации наблюдаются потери оперативности при определении исполнителей распорядительных документов, при формировании сводной отчетности по списку документов, находящихся на исполнении. Возможны ошибки, связанные с отправкой документов специалистам профиля, не соответствующего направленности документов.Детально представлена программная реализация проектного решения в выбранной среде. Определен перечень информационных объектов, определены их свойства, установлены связи между ними. Проведено построение логической и физической моделей данных, на основе которых проведено проектирование прототипа программного решения в области автоматизации документооборота, проведено обоснование выбора средства разработки, описание пользовательских сценариев и ролевой модели доступа к системе. Разработан план внедрения системы в деятельность ВУЗа. Среда разработки – python. Описаны режимы работы с серверной и клиентской частью системы.Проведено расчет показателей экономической эффективности проекта. Проведена оценка экономической эффективности проекта. Определено, что факторы экономической эффективности системы связаны с возможностью оперативного получения данных о состоянии отработки документов, мониторинга исполнения управленческих решений и распоряжений руководства. Работа по автоматизации учета в номенклатуре дел обеспечивает возможности поиска данных по базе документации. Срок окупаемости – 20 мес., ожидаемая величина годового экономического эффекта 178668 руб.Таким образом, поставленная нами цель в ходе выполнения задач выпускной квалификационной работы, выполненных в полном объеме, - достигнута. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВЛитература (книги, учебники, монографии)Аврунев О. Е., Стасышин В. М. Бизнес-информатика. учебное пособие / О. Е. Аврунев, В. М. Стасышин. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2018. – 121с.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Автоматизация ИТ-сервисов на предприятиях: учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. – М.: Инфра-М, 2018. – 208 с.Баранчиков А. И. Управление ИТ-инфраструктурой организаций: учебник / А. И. Баранчиков. - Рязань: РГУ, 2019. - 219 с.Беляева Т. М. Информационные технологии в юридической деятельности: учебник /Беляева Т. М., Кудинов А. Т., Пальянова Н.В. - Москва: Проспект, 2018. - 349 с. Беляева Т. М., Кудинов А. Т., Пальянова Н. В. Информационные технологии в юридической деятельности: учебник /Беляева Т. М., Кудинов А. Т., Пальянова Н.В. - Москва: Проспект, 2018. - 349 с.Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2018. - 528 c.Данелян Т. Я. Организация эксплуатации ИТ-инфраструктуры [Текст]: учебно-методический комплекс / Т. Я. Данелян. - Москва: МЭСИ, 2016. - 283 с.Зимин, В.В. Управление жизненным циклом ИТ-сервисов в системах информатики и автоматизации (лучшие практики ITIL): учебное пособие / В. В. Зимин. - Кемерово: Кузбассвузиздат, 2018. – 499 с.Иванов Д. Б. Разработка системы управления функционированием службы технической поддержки Интернет-провайдера на базе библиотеки: учебник / Иванов Д.Б. - Воронеж, 2008. – ВГУ, 2018. - 120 с.Казанцев С.Я. Информационные технологии в юридической деятельности: [Текст]: учебное пособие / С. Я. Казанцев. - Москва: ЮНИТИ-Дана, 2020. - 351 с.Тузовский А. Ф. Проектирование и разработка web-приложений: учебное пособие для среднего профессионального образования / А. Ф. Тузовский. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 218 с.Камалова Г. Г. Юридическая ответственность за нарушение конфиденциальности информации: монография / Камалова ГульфияГафиятовна. - Саратов: Амирит, 2019. - 160 с. Григорьев Ю. А., Плужникова О. Ю. Концептуальное и логическое проектирование схемы базы данных в нотации Чена и с помощью CASE-средства AllFusionErwin Data Modeler: учебно-методическое пособие / Ю. А. Григорьев, О. Ю. Плужникова. - Москва: Спутник, 2019. - 33 с.Вартанов А. А., Лоскутова И. В., Миронов С. Н. Основы администрирования программных средств защиты информации: теория и практика: монография / Артур Александрович Вартанов, Инна Васильевна Лоскутова, Сергей Николаевич. - Москва: Радиотехника, 2018. - 163 с.Никифоров С. Н. Защита информации: учебное пособие / С.Н. Никифоров. - Санкт-Петербург: СПбГАСУ, 2017. – 76с.Донников Ю.Е. Правовое регулирование создания и использования баз данных: монография / Ю.Е. Донников. - Москва: Юстицинформ, 2021. – 219 с.Хорев П. Б. Программно-аппаратная защита информации: учебное пособие / П.Б. Хорев. - Москва: ФОРУМ : ИНФРА-М, 2018. - 351 с.Федорова Г. Н. Разработка, администрирование и защита баз данных: учебник / Г.Н. Федорова. - 3-е изд., испр. - Москва: Академия, 2019. – 284 с.Полтавцев А. А., Полтавцева М. А. Математические модели баз данных: учебное пособие / А. А. Полтавцева, М. А. Полтавцева. - Тверь: Тверской государственный технический университет, 2019. – 143с.Логачёв М. С. Информационные системы и программирование. Администратор баз данных: учебник / М.С. Логачёв. - Москва: ИНФРА-М, 2020. - 438 с.Еськин Д. Л., Бакулин В. М. Основы защиты информации в компьютерных системах и сетях: учебное пособие / Д. Л. Еськин, В. М. Бакулин. - Волгоград: ВА МВД России, 2019. - 67 с.Пригонюк Н. Д., Петров В. И. Основы построения защищенных баз данных: учебное пособие / Н. Д. Пригонюк, В. И. Петров. - Воронеж: Мир, 2019. - 76 с Полищук Ю. В., Боровский А. С. Базы данных и их безопасность : учебное пособие / Ю. В. Полищук, А. С. Боровский. - Москва: ИНФРА-М, 2021. - 207 с.Ресурсы Интернет Разработка Web-приложений. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://tproger.ru/experts/how-to-make-good-web-app/?ysclid=lg7n2l8j7959151689 (дата доступа: 18.04.2023) Лучшие системы автоматизации документооборота. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://vc.ru/marketing/293338-luchshie-sistemy-i-programmy-elektronnogo-dokumentooborota?ysclid=lg7n13ewhg807757660 (дата доступа: 08.04.2023)