Кадровое делопроизводство. Современные требования

Заявление на предоставление такого вида подлежит оформлению в письменной форме. Сотрудник должен сформировать заявление в произвольной форме с обязательным заполнением следующих данных:Инициатива работника об отпуске с увольнением после окончания отпускных дней.Период отпуска (работник может отгулять все оставшиеся дни или только часть).Желаемая дата начала отпуска.Основание для увольнения.Подпись работника.Основополагающими требованиями в рамках положений действующего законодательства РФ, к данному виду отпусков являются: увольнение сотрудника возможно по любому основанию (по собственному желанию, по соглашению сторон и прочим), за исключением тех, которые касаются виновных действий сотрудника. В том числе, запрещается предоставлять отпуск с последующим увольнением, если трудовой договор расторгается за прогул или за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.8) Отпуск по беременности и родам. Чтобы оформить данный вид отпуска необходим больничный лист в связи беременностью и родам, заявление работницы, а также — приказ. Длительность такого отпуска устанавливается в таблице «Освобождение от работы» из больничного листа, обычно, это 140 календарных дней. Сотрудница при этом, не должна оформлять отпуск с первого дня больничного и может продолжать осуществлять трудовую деятельность. После оформления и предоставления данного вида отпуска работать нельзя даже неполный рабочий день.Заявление и приказ оформляются по общим правилам: отражаются основные сведения о сотруднице, причина предоставления отпуска, период отпуска. Заявление на пособие по беременности оформлять не нужно, работодатель подаст необходимые сведения в ФСС и фонд выплатит денежные средства напрямую сотруднице. В личной карточке сотрудницы и в табель рабочего времени так же отражаются сведения, касающиеся данного вида отпуска.Если отпуск по беременности сразу продолжается отпуском по уходу за ребенком, особых документов оформлять не надо, составляются обычные документы для отпуска по уходу за ребенком. Если работница сразу выходит на работу — никакие дополнительные документы не составляйте.Отпуск по уходу за ребенкомОтпуска по уходу за ребенком до 1,5 и до 3 лет оформляются одинаково. Потребуются следующие документы:копия свидетельства о рождении ребенка;заявление матери;приказ на отпуск;заявление на выплату пособий.Заявление на отпуск и приказ оформляется в общем порядке. Документ на выплату пособий составляется по утвержденной ФСС форме. После получения заявления, в течение трех рабочих дней работодатель обязан направить в ФСС сведения, необходимые для расчета суммы пособий (период предоставления отпуска, информацию о замене календарных лет, данные о продолжительности рабочего времени).Номенклатура дел на грядущий год, формируется в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Ежегодно номенклатура может пересматриваться и могут вноситься некоторые уточнения, а также не реже чем раз в 5 лет заново формируется и согласовывается. Формирование новой номенклатуры дел, может происходить в случае если меняются функции и структура организации, поскольку данный факт серьезно меняет состав документов. Существуют некоторые общие критерии учитываемые при составлении номенклатуры дел. В число таких критериев можно отнести следующие:учет всех документов, получаемых и формируемых в процессе деятельности организации; включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. Перед началом формирования номенклатуры дел в организации, необходимо реализовать аналитическую деятельность, которая включает в себя анализ состава, содержания и количества всех документов. Для данной аналитической деятельности, для ее реализации, могут использоваться - уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Однако, важным источником сведения для формирования номенклатуры дел в организации, является документация текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации. Посредством тщательного исследования текущей документации, осуществляется утверждение состава формируемой номенклатуры дел, содержание, количество оригиналов / копий и так далее.Специалистам отдела ДОУ, которые имеют полномочия по составлению номенклатуры дел, легче разобраться с документами, находящимися на хранении у них, и сложнее - с документами структурных подразделений. По этой причине, важным является привлечение к такой деятельности специалистов соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Помимо общей номенклатуры дел в организации, необходимо формировать номенклатуру дел внутри отделов организации. Особенностью также является, в рамках составления номенклатуры дел, аналитика такого аспекта как направленность движения основных документопотоков. Такая аналитика, дает возможность выявления состава постоянных корреспондентов (для создания дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений. Главным критерием при формировании номенклатуры дел организации является охват всех документов, которые принимают участие в процессе деятельности организации. В таком случае должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая). В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34). Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.). Форма индивидуальной номенклатуры дел, формируется на основании структуры, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). Согласно данной норме номенклатура дел организации включает в себя 5 граф, кроме того данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной номенклатуры дел затем переносятся на обложки дел. Номенклатура дел, содержит все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.Рассмотрим содержимое номенклатуры дел подробнее:1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей номенклатуре дел в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там номенклатуре дел.2. Во второй графе номенклатуре дел отмечаются непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов номенклатуры дел должна производиться в соответствие с уровнем важности, а также на основании наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.3. В третьей графе отражается число дел, томов. Графа заполняется в конце года.4. В четвертой графе фиксируется срок хранения дел.5. В пятой графе отражаются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия индивидуальной номенклатуры дел. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.Основными недостатками, допускаемыми в процессе составления номенклатуры дел, являются следующие:1. Выбор составителя номенклатуры дел.2. Зачастую не соблюдаются сроки подготовки номенклатуры дел.3. Не включение некоторых документов в номенклатуру дел.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, по результатам проведенного исследования, проанализированных нормативно – правовых актов, а также информации научных и периодических изданий, необходимо сделать следующие выводы.Кадровое делопроизводство, представляет собой область деятельности, основывающаяся на документировании трудовых отношений. Посредством кадровой документации, осуществляется фиксация сведений о наличии и движении персонала, в следствие чего происходит документальное оформление всех кадровых процедур (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).В раках любого кадрового документа, отражаются юридически значимые факты, которые выступают в качестве основания комплекса корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.Также, зачастую множество кадровых документов, включает в себя сведения, которые обладают высоким уровнем социальной значимости. По этой причине, отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Так как правильность оформления кадровой документации, во многом определяет подтверждение некоторых фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.Нормативно – правовые акты, регулирующие организацию и развитие кадрового делопроизводства в организации, являются частью огромного законодательного массива, регулирующего систему кадрового документооборота в целом.Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и расчетами с работниками. Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВКонституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) // «Российская газета» от 25 декабря 1993 г. № 237.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.03.2023) // Собрание законодательства Российской Федерации от 7 января 2002 г. № 1 (часть I) ст. 3.Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 16.04.2022) // Собрание законодательства Российской Федерации от 5 декабря 1994 г. № 32 ст. 3301.Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ (ред. от 24.02.2021) «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» // Собрание законодательства Российской Федерации от 23 декабря 2019 г. № 51 (часть I) ст. 7491.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства Российской Федерации от 9 августа 2004 г. № 32 ст. 3283.Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 8 апреля 2019 г. № 14 (часть I) ст. 1461.Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 01.03.2023) «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3451.Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 01.03.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 (ред. от 30.12.2022) «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве»). Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).Постановление Правительства РФ от 10.07.2020 № 1017 (ред. от 01.03.2023) «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» // Собрание законодательства Российской Федерации от 27 июля 2020 г. № 30 ст. 4898.Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449). Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 № 63748). Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Электронный ресурс. Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 19.04.2023).Верзунов Г.Р. Актуальное комплексное определение и сущность системы кадрового делопроизводства // Международный научный журнал «Вестник науки» № 6 (27) Т.4. 2020 г.С. 87-91.Кириллова, Е. А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации / Е. А. Кириллова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 38 (276). — С. 112-114.Обухова, Е. В. Анализ отечественного и зарубежного опыта процесса организации кадрового документооборота на предприятии / Е. В. Обухова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 17 (359). — С. 124-128.Ураева И.В. Некоторые аспекты внедрения кадрового электронного документооборота // Вестник Тамбовского государственного университета, 2020. С. 55-67. Шигапова, Л. С. Кадровый электронный документооборот в современных условиях / Л. С. Шигапова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 51 (446). — С. 396-399.