Понятие электронного документооборота

Также можно считать проблемой высокие затраты внедрения электронного документооборота в организации на начальном этапе. Сначала организация выбирает наиболее подходящую систему электронного документооборота, при необходимости закупает дополнительное техническое оборудование для использования системы электронного документооборота и хранения электронных документов. Не во всех организациях имеются квалифицированные специалисты, которые могут внедрить СЭД и в дальнейшем ее самостоятельно вести и совершенствовать. Следовательно, необходимо привлекать помощь, которая имеет определенную финансовую стоимость.Нехватка знаний, квалифицированных кадров и оборудования приводит к отторжению идеи «электронного общества». На наш взгляд, внедрение информатизации в современность выступает неотъемлемым элементом развития и прогресса. Ранее уже были организованы попытки обучения, знакомства с информационными технологиями в обществе (например, учебная программа, организованная Пенсионным фондом России и ПАО Ростелеком «Азбука Интернета»; государственная программа по обучению «Цифровые профессии»). К сожалению, такие программы выступают временным решением, а сам процесс информатизации – достаточно длительное мероприятие. Таким образом, важно не только разрабатывать аналогичные программы по обучению населения, но и поощрять изъявивших желание граждан, а также увеличить оснащение техническим оборудованием. В качестве базисного решения сложившейся ситуации возможен вариант разработки базового закона. В законе следует указать основные актуальные определения понятий «электронный документ», «система электронного документооборота (СЭД)», «изменения в электронный документ», «цикл обмена электронными документами». Помимо этого, важно указать основные требования к СЭД, правила их внедрения; порядок шифрования данных в конкретном СЭД; очертить контрольнонадзорные функции с обязательным назначением контролирующего органа; условия оборота с органами власти; положение о защите информации. Отдельно можно выделить главу, посвященную электронному документообороту в органах власти как межведомственному обмену, так и обмену с физическими и юридическими лицами.Таким образом, мы можем прийти к выводу, что электронный документооборот имеет как большое число преимуществ, так и недостатков, связанных с его применением. Тем не менее, необходимость его повсеместного внедрения обуславливается существенными плюсами, связанными с хранением, обработкой и систематизацией информации.ЗаключениеВ соответствии с поставленными задачами в начале работы, мы можем сделать следующие выводы:1.Можно сделать вывод, что применение системы электронного документооборота является преимущественным перед использованием традиционного. Благодаря СЭД работники могут выполнять поставленные задачи более эффективно и в сжатые сроки (экономия времени), сокращение расходов на печать и необходимые атрибуты (экономия денежных средств предприятия), рациональное использование оборудования и физического пространства, а также повышается прозрачность рабочего процесса. Однако с целью оптимизации и удобства рабочего процесса предприятие должно понести немалые финансовые затраты для перехода с традиционного документооборота на СЭД, который в последствии окупится за счет его преимуществ.Внедрение и процессы цифровизации документооборота определены федеральными законами, региональными нормативными актами и локальными документами организации. Федеральное законодательство является основой для разработки документации, регламентирующей организацию документооборота на уровне региона, муниципалитета и конкретной организации.2. Изучив преимущества и недостатки электронного документооборота, можно прийти к выводу, что они довольно условны и решаемы адекватными управленческими решениями. Кроме того, доля преимуществ значительно превышает недостатки его применения. СЭД активно используется предприятиями ввиду не только экономии ресурсов, но и обеспечения качественных характеристик деятельности предприятия. Для коммерческих структур – это является условием конкурентоспособности в его рыночной среде, для государственных – фактор более эффективного решения государственных задач и целей, обеспечения прозрачности, оперативности и информативности государственного управления.Эффективность документооборота повышается при условии перевода традиционной бумажной формы документов в формат электронных документов. Современные системы электронного документооборота являются технологическими процессами, основанными на использовании информационных технологий. Они предполагают использование электронных форм документов и придание электронным документам юридической силы. Создание электронных архивов напрямую зависит от придания юридической силы электронному документу, под которым понимается документ, информация которого представлена в цифровой форме.Подводя итог, хочется сказать, что несмотря на проблемы и сложности электронного документооборота, они носят весьма условный характер и легко поддаются решению при грамотном подходе. Более того, количество и вес преимуществ, получаемых организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. СЭД находят все более и более широкое применение именно по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для коммерческих организаций это является фактором выживания, для государственных структур и ведомств – возможностью более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. Системы электронного документооборота позволяют сделать государственное управление более прозрачным, оперативным и информативным.Список использованной литературыКонституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020)// https://www.consultant.ru/Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 14.04.2023, с изм. от 16.05.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 28.04.2023)// https://www.consultant.ru/Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.12.2022) "Об электронной подписи" // https://www.consultant.ru/Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 29.12.2022) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023) // https://www.consultant.ru/Федеральный закон от 04.05.2011 N 99-ФЗ (ред. от 29.12.2022) "О лицензировании отдельных видов деятельности" (с изм. и доп., вступ. в силу с 30.03.2023)// https://www.consultant.ru/Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 18.03.2023) "О связи" // https://www.consultant.ru/Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", с изменениями и дополнениями от: 16 марта 2019 г. // https://www.consultant.ru/Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 5"О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)", с изменениями и дополнениями от: 9 июня 2010 г. // https://base.garant.ru/Адаменко А.А., Хорольская Т.Е., Корчагина А.А. Особенности осуществления электронного документооборота в современных условиях // Деловой вестник предпринимателя. – 2022. - №7 (1). – с.. 6-9Гловко М.В., Дорошенко Н.М., Платнова А.А. Система электронного документооборота в организации // Вектор экономики. – 2022. - №12 (78). – с. 30Ефимова, О.В. Системотехнические основы проектирования цифровой системы документооборота перевозок / О. В. Ефимова, Ю. Н. Суродин // Компетентность/Competency (Russia). - 2021. - №2. - С. 38-43Ланская Д.В., Арефьева И.В. Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию // Деловой Вестник предпринимателя. – 2020. - №1 (1). –с. 48-53Маркелов Д.Ю. Проблемы электронного документооборота // Научный альманах. – 2022. - №2-1 (88). – с. 98-101Мачуха А.А., Головко М.В. Электронный документооборот: преимущества и недостатки // Вектор экономики. – 2022. - №12 (78). – с. 52Перова М.В., Проценко В.С., Забарная Д.И. Электронный документооборот в организации // Тенденции развития науки и образования. – 2022. – №81-3. – с. 83-86Перова М.В., Сазонова В.А., Рагимова А.М. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи // Тенденции развития науки и образования. – 2022. - №81-3. – с. 87-90Соколова Е.Н. Проблемы совершенствования электронного документооборота в России // Научные известия. – 2022. - №26. –с. 229-331