Подготовка архивных документов к уничтожению

Архив принимает обязательства по выполнению муниципального задания на оказание муниципальных услуг, установленного Учредителем, в соответствии с действующим законодательством;Архив вправе сверх установленного муниципального задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых, при оказании одних и тех же услуг, условиях.Порядок определения платы устанавливается учреждением, если иное не предусмотрено федеральными законами.Рисунок 1 - Организационная структура муниципального бюджетного учреждения «Архив Кунгурского муниципального округа»К документам архива относятся архивные фонды и архивные документы архивного фонда Пермского края, подлежащие постоянному и временному хранению, а также другие архивные документы независимо от источника их создания, вида носителя и формы хранения. владение:а) органы местного самоуправления;б) Архивные фонды и архивные документы, полученные архивом на законных основаниях:- общественные некоммерческие организации, ассоциации, политические партии, движения, союзы, фонды, клубы;- Неправительственные объединения, учреждения, организации, средства массовой информации;- Документы юридических и физических лиц (личное происхождение, семейные архивы, коллекции документов и т.п.).- научная, конструкторская, техническая, технологическая, научно-техническая и другая специальная документация, картографические документы, кино-, фото-, видео- и электронные документы;в)копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории края, хранящихся в других российских архивах или архивах СНГ;г)учетные документы, архивные справочники, информационные базы данных, иллюстративные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Архива, а также фонд печатных изданий (книги, брошюры, газеты, журналы).2.3. Анализ деятельности по подготовке архивных документов к уничтожению Ежегодно экспертная комиссия Кунгурского архива совместно с коммерческими организациями проводят экспертизу ценности документов, отбирают их и готовят к передаче на дальнейшее хранение или к назначению на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.Для проведения процедуры оценки и отбора документов на временное хранение (до 10 лет) с истекшими сроками хранения ИК проверяет дела структурного подразделения и создает дела, подлежащие уничтожению, согласно установленным правилам.При проверке ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; Перечни документов, создаваемые в процессе деятельности федеральных органов власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые списки); а также сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не включенных в указанные перечни, установленные законодательством Российской Федерации.Проверка ценности документов, хранящихся в архиве, проводится при наступлении следующих событий:- по истечении срока временного хранения архивных документов, в том числе документов о личном составе, поступивших в архивы ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;- при поступлении документов в архивы в исключительных случаях в беспорядке;- в случае безвозвратного вывоза архивных документов за границу.По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 1), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюСоставление актов о выделении документов (дел) к уничтожению является заключительным этапом экспертизы ценности документов.Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.Таким образом, в рассматриваемом архиве работа по уничтожению документов организована в соответствие с действующим законодательством и установленными правилами. В ходе анализа деятельности архива не были выделены какие-либо несоответствия в организации рассматриваемого процесса. ЗАКЛЮЧЕНИЕПорядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, одинаков для всех организаций независимо от их форм собственности. Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Ежегодно в начале нового календарного года специально созданная по приказу руководителя комиссия проводит проверку ценности документов, срок хранения которых истек.Комиссия проверяет собранные в архиве дела и изымает документы, подлежащие уничтожению. При этом члены комиссии определяют, имеют ли эти документы какую-либо ценность: практическую, культурную, научную или историческую. Эти файлы и документы хранятся отдельно и затем могут быть переданы в дар муниципальному архиву, библиотеке или музею. Если, по мнению комитета, документ не утратил своей значимости, срок его хранения в архиве организации продлевается. Комиссия имеет право продлевать сроки хранения по сравнению со сроками, установленными законодательством и отраслевыми правилами.Экспертиза ценности документов – сложный процесс, требующий специальных знаний и квалификации от проводящих ее членов комиссии. В архивных органах и учреждениях в состав экспертных комиссий обычно входят специалисты: архивисты, документалисты.Методика проведения анализа ценности документов развивалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов осуществляется на основе нормативных и методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов и методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. При этом она осуществляется на основе критериев, разработанных для проверки ценности документов: системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.Также были выделены основные меропрмятия в рамках оформления актов об уничтожении документова) включение в качестве отдельной позиции в акт каждого традиционного документа, дела (тома), отобранного для уничтожения, документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;б) составление итоговой записи в акте, подписание итоговой записи работниками, составившими акт;в) проверка наличия и полноты включенных в акт документов и файлов;г) согласование, подписание и утверждение акта, рассмотренного членами экспертной комиссии.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВФедеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях № 77 от 31.07.2023Правила организации, хранения, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организаций № 24 от 02.03.2020 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения №236 от 20.12.2019 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения № 142 от 28.12.2021Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: КноРус, 2018. - 216 c.Букреева, О. Н. Правила работы архивов организаций: история и перспективы развития /О. Н. Букреева // Вестник архивиста. – 2020. – № 4. – С. 1046-1057.Бурова, Е. М. Архивоведение. Теория и методика. Учебник / Е.М. Бурова. - Москва: Машиностроение, 2019. - 521 c.Захарова, Н. А. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций :учебник / Н. А. Захарова. – Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2019 – 169 c.Жилинская, В. В. Цифровой поворот в развитии документоведения и архивоведения / В.В. Жилинская // Academy. – 2020. – № 6 (57). – С. 43-44.Корнеев, И. К. Информационные технологии в работе с документами : учебник для вузов /И. К. Корнеев. – Москва : Проспект, 2017 – 297 с.Петрунина, Ж. В. Государственные, муниципальные и ведомственные архивы России :Учебное пособие для вузов / Ж. В. Петрунина. – Комсомольск-на-Амуре : Изд-воКомсомольского-на-Амуре гос.ун-та, 2018 – 75 с.Раскин, Д. И. Архивоведение : учебник для вузов / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. – 2-е изд.,испр. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2022. – 468 с.Раскин, Д. И.Методика и практика архивоведения : учебник / Д. И. Раскин,А. Р. Соколов. – Москва : Издательство Юрайт, 2022. – 339 с.Свинцова Т.И. Организация экспертизы ценности документов / Т.И. Свирцова // Студенческий электронный журнал СтРИЖ. – 2021. – № 4 (39). – С. 26-28XЗахарова, Н. А. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций :учебник / Н. А. Захарова. – Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2019. – 169 c.Шишелова С.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россий- ской Федерации». [Электронный ресурс]. URL: http://www.iprbookshop.ru/3144.html ПРИЛОЖЕНИЕ