Анализ работы отдела делопроизводства организации.

Динамика внутренней документации ООО «АльтЭза» представлена на рисунке 7.Рисунок 7 - Динамика изменения числа внутренней документации в ООО «АльтЭза» в 2020-2022 гг.На диаграмме (рис. 7) прослеживается рост количества внутренней документации ООО «АльтЭза» у в 2022 г. по отношению к 2021 г. на 8%. 2.3. Особенности делопроизводства ООО «АльтЭза» и расширение функциональных возможностей систем электронного документооборотаПервичные документы - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью ООО «АльтЭза» и принесших некий экономический эффект.Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первички могут составляться сводные учетные документы, например, регистры бухгалтерского учета, к которым относятся журналы ордера, мемориальные ордера, накопительные ведомости и др.Первичные документы являются основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете ООО «АльтЭза». Даже если нет внешнего первичного документа, то составляется внутренний, который содержит данные о фактах хозяйственной жизни. Примером такого документа является бухгалтерская справка.Процесс документирования состоит из 3 этапов (рисунок 8)Рисунок 8 - Этапы процесса документирования фактов хозяйственной жизни на малых предприятияхНа малых предприятиях целесообразно применять ведение накопительных документов, которые позволяют проводить записи однородных фактов хозяйственной жизни по мере их совершения на протяжении месяца или периода выполнения работ.Итак, одним из основных элементов метода бухгалтерского учета является документация (документирование), на котором основывается учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности малого предприятия. Способы обработки учетной информации, определяемые на технологическом этапе, на малых предприятиях подразделяются на три вида: бумажный, механизированный и автоматизированный в зависимости от вида вычислительной применяемой техники. Самыми популярными сейчас для малых предприятий являются такие программные продукты, как «1С: Предприятие», «Парус-предприятие», и др.Организационный этап не имеет существенных различий для малых предприятий, поскольку предназначен для отладки системы административного управления в бухгалтерии, что предполагает, прежде всего:- установление наиболее эффективной системы учета;- определение оптимальной штатной структуры учетного аппарата;- установление норм труда и времени, необходимого для выполнения работ;- набор кадров и их обучения;- рациональную организацию рабочих мест бухгалтеров;- налаживание действенной системы учета работы сотрудников иконтроля за выполнением ими своих функций;- организацию архива бухгалтерских документов;- организацию безопасности и защиты учетной информации.График документооборота - это утвержденный порядок обработки информационных данных, указанный в первичных документах.Каждое малое предприятие самостоятельно разрабатывает график документооборота, поэтому разработка графика предусматривает осведомленность об особенностях деятельности предприятия (таблица 2).Таблица 2 - Извлечение из графика документооборота на ООО «АльтЭза»Следует отметить, что на сегодня наблюдается тенденция расширения функциональных возможностей систем электронного документооборота и создание комплексных систем автоматизации документооборота, интеграция таких систем с другими, а именно ERP-системами. СЭД, в отличие от ERP-системы реализуют процессный подход и могут работать с неструктурированной или слабо структурированной информацией. Кроме того, необходимо учитывать, что использование ERP-систем в некоторых малых организациях вообще нецелесообразно, и здесь основную нагрузку (кроме учетных систем) берут на себя именно системы электронного документооборота.Однако, нерешенной остается проблема соответствия существующего программного обеспечения потребностям информационной системы предприятия. В свете этой проблемы актуальны вопросы эффективной организации бухгалтерского документирования на основе существующих бухгалтерских программных продуктов и специализированного программного обеспечения, используемого для организации документооборота на предприятии.Исходя из вышеприведенного необходимым является исследование возможностей реализации бухгалтерского документирования в современных информационных системах. Халатность в сфере документирования, в частности, небрежное и несвоевременное выставление документов; неправильно организованный (или неорганизованный) документооборот; отсутствие тщательного контроля документов; неправильная организация хранения документов дают возможность совершать злоупотребления с финансовыми ресурсами и имуществом ООО «АльтЭза».В результате проведенного исследования установлено, что обязательным условием четкой организации первичного учета на ООО «АльтЭза» является обеспечение отражения каждых фактов хозяйственной жизни в соответствующих документах.Поскольку ООО «АльтЭза» использует множество первичных документов, что в свою очередь обуславливает значительную трудоемкость учета, возникает необходимость применения накопительных документов, которые будут позволять осуществлять записи однородных фактов хозяйственной жизни по мере их возникновения в течение месяца или периода выполнения работ (оказания услуг). На этапе обобщения данных текущего учета осуществляется формирование регистров учета, состав которых ООО «АльтЭза» может выбирать в зависимости от потребностей, подготовки финансовой отчетности для представления в соответствующие государственные органы, а также составление аналитических таблиц по требованиям собственника по упрощенной форме.ЗАКЛЮЧЕНИЕДелопроизводство – это систематическая организация и управление документами в организации. Оно включает в себя все процессы, связанные с созданием, регистрацией, обработкой, хранением и уничтожением документов.Документы являются неотъемлемой частью работы любой организации. Они содержат информацию, необходимую для принятия решений, осуществления контроля и обеспечения эффективного функционирования организации. Делопроизводство позволяет организовать работу с документами таким образом, чтобы они были доступны в нужное время и место, а также чтобы была обеспечена их сохранность и конфиденциальность.Для обеспечения более эффективной работы на предприятии созданы специальные отделы: коммерческий отдел, бухгалтерия, отдел кадров, отдел делопроизводства. Структуру и штаты подразделений ООО «АльтЭза» определяет генеральный директор предприятия согласно типовым структурам аппарата управления и нормативами численности персонала, учитывая объемы работы и особенности производственной деятельности. Следует отметить, что между всеми подразделениями предприятия существует тесная функциональная и технологическая взаимосвязь. Полностью соблюдается принцип управляемости. Процесс делегирования полномочий в ООО «АльтЭза» представлен в виде классической концепции, когда полномочия передаются от высшего руководства к низшему (генеральный директор - начальники отделов - начальники цехов). В ООО «АльтЭза» существует четкая иерархия власти. Объем документооборота за 2021 год по отношению к 2020 год увеличился на 2236 единиц и составил 115,3%, т.е. больше на 15,3%; за 2022 год по сравнению с 2021 годом общий объем документооборота уменьшился на 1075 единиц и составил 93,7%, уменьшение на 6,3%. Для выяснения причин роста (снижения) объема документооборота был проведен сравнительный анализ по каждому виду документопотока.В 2022 году по отношению к 2021 годом произошло снижение количества входящей корреспонденции на 11%, что связно с упрощением документооборота и внедрением СЭД.Что касается числа исходящей документации ООО «АльтЭза», здесь также прослеживается незначительное сокращение документопотока (на 1%) в 2021 году по отношению к 2020 году, а в 2022 году по отношению к 2021 году сокращение числа документации составило уже 6%.В результате проведенного исследования установлено, что обязательным условием четкой организации первичного учета на ООО «АльтЭза» является обеспечение отражения каждых фактов хозяйственной жизни в соответствующих документах.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ