Сроки хранения документов перечень докуметов с указанием сроков хранения их виды назначение схемы построения
Заказать уникальный реферат- 18 18 страниц
- 16 + 16 источников
- Добавлена 20.02.2024
- Содержание
- Часть работы
- Список литературы
1 Перечень документов с указанием сроков хранения, виды и назначение 4
2 Сроки хранения документов в архиве 8
3 Пути совершенствования хранения документов в архиве 10
Заключение 13
Список использованных источников 16
Дляудобстваследуетсоздатьхранилищедляэлектронныхдокументов,онопозволяетповыситьоперативностьработы.Например,соднимдокументоммогутработатьсразунесколькосотрудниководновременно,атакжеобеспечиваетсябыстрыйдоступкнужномудокументу.Срокихраненияуэлектронныхдокументовиубумажныходинаковы.Еслиорганизацияпользуетсяэлектроннымхранилищем,тоэтижеэлектронныедокументыдолжныхранитьсявбумажномвиде,абумажныйархивнеобходимопереводитьвэлектронный.Такимобразом,организациинужноподдерживатьдваархива,электронныйибумажный.Вэлектронномархивенеобходимосоздатьпоисковуюсистемуисправочныйаппарат,позволяющуюупроститьнавигациюповсемуобъемуданных,хранящегосявэлектронномвиде.Дляудобстваиспользованияэтогоинструментаможнопопробоватьвработедоступныесредстванавигации,такиекактаблицаMSExcel,котораяможетсодержатьвсебеструктурувсегохранимогообъемаданныхсактивнымиссылкаминаместоиххранения.Работник,отвечающийзаделопроизводствоворганизации,работаясдокументами,можетстолкнутьсяснекоторымипроблемами.Перваяпроблемасвязанасчеловеческимфактором.Работаясдокументаминеобходимособлюдатьусловия,необходимыедлясохранениядокументов,аточнееобеспечиватьпожарнуюбезопасность,недопускатьпоявлениягрызунов,атакжезащищатьотнесанкционированногодоступа.Чтобыобеспечитьбыстрыйпоискнужногодокументанеобходимособлюдениепорядкавсейфахишкафах.Зачастуюневсегдаиневсесотрудникисоблюдаютэтиправила.Решениемданнойпроблемымогутбытьежемесячныепроверкиэлектрооборудования,трубводоснабжения,чистотыипорядкавшкафахисейфахит.д.Втораяпроблемасвязанасхранениемдокументоввэлектроннойформе,есливорганизацииведетсяэлектронныйдокументооборот.Вкаждойорганизациипроцессхраненияэлектронныхдокументовпроисходитпо-разному.Этовсезависитотобъемадокументовисрокахранения.Длятогочтобыэлектронныефайлынебылиутрачены,необходимособлюдатьфизическуюсохранностьносителей,аэтособлюдатьтемпературно-влажностныйрежимхранениядокументовнаэлектронныхносителях.Решениемпроблемыявляетсяпредотвращениеудаления,аименнохранитьдокументывдвухилиболееэкземплярах(рабочемирезервныхносителях).Тогдаприутратеодногоизносителейможнобыстросделатьдубликатфайловсоставшегося.Оперативноехранениедокументовимеетнемногоправил,ноихважнособлюдатьсотрудникам,ведущимделопроизводствоворганизации,дляуспешногосохраненияипользованиядокументами.Ворганизациисоздаетсяспециальнаякомиссия,котораяструктурируетирегламентируетпроцессархивациииуничтожениядокументов.Порядокработыкомиссиииеесоставутверждаетсялокальнымнормативнымактомвнутрисамойорганизации.Задачикомиссии:проведениеоценкидокументаирешениеоботнесенииэтогодокументавархивилинауничтожение;порядокработысдокументами,передаваемыхвархивкомпании;порядокработысдокументами,передаваемыхвархивгосударства;порядокработысдокументами,определенныхнауничтожение.Приистечениисроковхранениявархивебухгалтерскойдокументацииипринятиярешенияобихуничтоженииэкспертнаякомиссиясоставляетакт,утверждаемыйруководителемпоформе,разработаннойвней.ОднимизнаиболееперспективныхнаправленийинформационныхтехнологийиспользованияархивнойдокументацииявляетсяCD-ROMмультимедиа.Внедрениеиактивноеиспользованиеархивныхавтоматизированныхтехнологийдолжнысделатьтрудархивистовболеесодержательнымипродуктивным,избавивихотвыполнениямногихрутинныхопераций.Применениесовременныхавтоматизированныхтехнологийпозволитповыситьпереченьплатныхуслуг,увеличитьстепеньихэффективности.Списокиспользованных источниковФедеральныйзаконот22октября2004г.№125 «ОбархивномделевРоссийскойФедерации» //Собраниезаконодательства.4169с.№43.КноРус,2014.Федеральныйконституционныйзаконот25.12.2000г.№2−ФКЗ(ред.от12.03.2014) «ОГосударственномгербеРоссийскойФедерации» //СобраниеС.776.№12.М.:КноРус,2014.Методическиерекомендациипоразработкеинструкцийподелопроизводствувфедеральныхорганахисполнительнойвласти(утвержденыПриказомФедеральногоархивногоагентстваот23.12.2009№76).Методическиерекомендациипосоставлениюописейуправленческихдокументовучреждений,организацийипредприятий.УправлениеподеламархивовТюменскойобласти.−Тюмень,2008.−33с.Переченьтиповыхуправленческихархивныхдокументов,образующихсявпроцесседеятельностигосударственныхорганов,органовместногосамоуправленияиорганизаций,суказаниемсроковхранения(утвержденПриказомМинкультурыРФот25.08.2010№558).Правиладелопроизводствавфедеральныхорганахисполнительнойвласти(утвержденыПостановлениемПравительстваРФот15.06.2009№477(изм.от07.09.2011№751)).Правилаорганизациихранения,комплектования,учетаииспользованиядокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерацииидругихархивныхдокументоввгосударственныхимуниципальныхархивах,музеяхибиблиотеках,организацияхРоссийскойакадемиинаук(утвержденыприказомМинистерствакультурыимассовыхкоммуникацийРоссийскойФедерацииот18.01.2007№19).Алексеева,Е.В.Архивоведение/Е.В.Алексеева,Л.П.Афанасьева,Е.М.Бурова.272с.М.:Издательскийцентр «Академия»,2013.272с.Алленова,В.А.Документоведение[Электронныйресурс]:учебно-методическийкомплексдлявузов/В.А.Алленова;Воронеж.гос.ун-т.—Электрон.текстовыедан.—Воронеж:ИПЦВГУ,2012.—
2.Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. № 2 − ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание С. 776. № 12. М.: КноРус, 2014.
3.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76).
4.Методические рекомендации по составлению описей управленческих документов учреждений, организаций и предприятий. Управление по делам архивов Тюменской области. − Тюмень, 2008. − 33 с.
5.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
6.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (изм. от 07.09. 2011 № 751)).
7.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).
8.Алексеева, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. 272 с. М.: Издательский центр «Академия», 2013. 272 с.
9.Алленова, В.А. Документоведение [Электронный ресурс] : учебно-методический комплекс для вузов / В.А. Алленова ; Воронеж. гос. ун-т .— Электрон. текстовые дан. — Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2012 .—
11.Виноградова, Т.В. «История и организация делопроизводства в России»: программа и методические материалы курса / Т.В. Виноградова / Федер. Гос. бюдж. образоват. учреждение высш. проф. образования «Петрозаводский государственный университет». – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2012. - 39 с.
12.Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392 с.
13.Зиновьева Н. Б. Документоведение: уч.-метод. пособие. - М.: Профиздат, 2013.
14.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2014. - 459 с.
15.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
16.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. - 8-е изд., - М.: Омега-Л, 2013. - 207 с.