Разработка и внедрение системы электронного документооборота.

Переход к последующей стадии осуществляется при условии выполнения всех условий завершения текущей стадии с проведением тестирования. Таким образом предполагается сокращение продолжительности стадии отладки на этапе передачи программного продукта заказчику, но вероятно увеличение длительности всего проекта и неэффективная загрузка специалистов, так как в момент устранения проблем на текущей стадии остальные члены группы не задействованы в разработке проекта [14]. Итерационная модель предполагает пошаговое тестирование функциональности системы при внесении в нее изменений, что также увеличивает длительность всего проекта, но на выходе компания получает ИТ-решение, полностью адаптированное и готовое к установке в условиях ИТ-инфраструктуры компании-заказчика. При использовании спиральной модели рабочие группы выполняют работы, которые возможно реализовать на текущей стадии реализации программного продукта, что обеспечивает максимальную эффективность использования рабочего времени ИТ-специалистов, но увеличивает вероятность ошибок, связанных с интеграцией разрабатываемых модулей [19]. В рамках данного проекта при планировании работ выбрана спиральная модель жизненного цикла. Помимо стандарта жизненного цикла системы необходимо провести выбор стратегии внедрения системы. Порядок внедрения информационной системы должен учитывать специфику задач, которые реализованы в программном продукте, а также специфику организации деятельности специалистов, на рабочие места которых устанавливается созданная система.Внедрение нового программного продукта возможно через одновременное использование существующего и внедряемого ПО, через одномоментное внедрение нового ПО и внедрение через использование периода тестовой эксплуатации [24].При внедрении разработанного ПО в режиме параллельной эксплуатации осуществляется одновременная работа в существующей и внедряемой системе, проводится сверка корректности формирования отчётности, времени реакции системы на пользовательские команды, наличие ошибок, связанных с особенностями ИТ-инфраструктуры. При этом работа специалистов не приостанавливается, при выявлении неточностей разработчики проводят корректировку функционала с постепенным доведением внедряемой системы до работоспособного состояния. Данный способ является затратным по времени, так как отсутствует стимул разработчиков к оперативности при устранении аварийных ситуаций (вследствие того, что работа компании не приостановлена), также отсутствует заинтересованность специалистов в полноценном использовании тестируемого ПО. При одномоментном переходе к использованию новой технологии возможны простои рабочих мест специалистов при выявлении ошибок во внедряемой системе, т.к. использование ПО невозможно до устранения неточностей. Таким образом, при значительном количестве ошибок возможны убытки компании вследствие невозможности исполнения обязанностей специалистами. Для использования данной стратегии необходимо просчитывать риски, учитывать также необходимость адаптации сотрудников к новой технологии, вероятность временного снижения производительности.При использовании режима опытной эксплуатации создается рабочая группа сотрудников, на рабочие места которых устанавливается новая программная система, ограничивается срок опытной эксплуатации, в течение которого рабочая группа совместно с разработчиками проводит проверку режимов внедряемого ПО, устраняются ошибки, тестируется корректность реализуемых алгоритмов. При этом работа компании не приостанавливается, временно увеличивается нагрузка на специалистов, использующих существующую технологию работы. При доведении системы до работоспособного состояния проводится ее развертывание на рабочих местах всех пользователей, организуются технические учебы. В рамках данной работы в качестве стратегии внедрения выбрана опытная эксплуатация. При разработке проекта автоматизации технологии документооборота путем создания Web-приложения было составлено расписание работ по проекту разработки и внедрения программного решения (таблица 12).Таблица 12– План-график внедрения Web-приложения в технологию документооборотаСтадияСтартОкончаниеУчастники Анализ бизнес-процессов документооборота10.01.202411.01.2024Программист; ДелопроизводительОпределение задач автоматизации технологии документооборота14.01.202415.01.2024Делопроизводитель; ПрограммистПостроение модели прецедентов16.01.202416.01.2024Делопроизводитель; ПрограммистРазработка требований к совместимости с ИТ-инфраструктурой 17.01.202421.01.2024Руководитель группы; Директор; ПрограммистВыбор средств реализации22.01.202424.01.2024ПрограммистРазработка ПО25.01.202404.02.2024ПрограммистОпытная эксплуатация 05.02.202411.02.2024Программист; руководитель группыРазвертывание информационной базы на сервере12.02.202419.02.2024ПрограммистПодключение к информационной базе с рабочих мест пользователей20.02.202426.02.2024руководитель группы; Программист; ДелопроизводительЗаполнение классификаторов, используемых в системе управления документооборотом27.02.202408.03.2024руководитель группы; Программист; Администратор Утверждение инструкций для специалистов 27.02.202404.03.2024Программист; Делопроизводитель Обучение специалистов 05.03.202406.03.2024ПрограммистОпределение порядка поддержки системы 07.03.202408.03.2024Руководитель группыПланирование проекта автоматизации предполагает необходимость учета факторов риска, которые могут приводить к отклонениям реализации проекта от плановых показателей по времени, стоимости и качеству. В таблице 13 проведен анализ факторов риска реализации проекта на каждой из стадий, определён порядок минимизации негативных факторов.Таблица 13 – Оценка влияния рисков реализации проекта автоматизации № этапаСтадия Описание рискаСпособы снижения негативного влияния 1Изучение технологии документооборотаНекорректное определение функций специалистов, их значимости, порядка обмена информацией Документирование задач, согласование с сотрудниками различных подразделений2Определение функциональных требованийНекорректная постановка задач автоматизации Документирование задач, согласование с руководством отделов 3Работа с программными модулями Ошибки в алгоритмах расчетов, оптимизации запросов, неточности при определении реквизитов и структуры данных Проверка реализованного функционала на каждой из стадий 4Развертывание созданного ПООшибки в настройке пользовательских полномочийДокументирование данных по пользовательским функциям, согласование с руководством подразделений5Использование ПОСмена состава команды проекта Документирование программных модулей, организация системы дублирования функцийТаким образом, в рамках составления плана развертывания программного решения необходимо учитывать вероятность реализации рисков, закладывать резервы времени, финансирования, назначать специалистов, выполняющих дублирующие функции.3.2. Расчет показателей экономической эффективностиВ таблице 14 проведён расчет размеров фонда оплаты труда привлеченных сотрудников с учетом страховых взносов.Таблица 14 - Расчеты объемов финансирования по статье «Оплата труда»Категория специалиста, задействованного в проекте Часовой тариф заработной платы (руб.)Длительность участия в проекте разработки системы, час.Начислено заработной платы, руб.ФОТ с учетом страховых взносов, руб.Программист 46019087400113620Финансист 395501975025675Специалист по защите информации415251037513487.5Экономист4251563758287.5Руководитель проектной группы800540005200Итого280123900166270Расчет расходов, связанных с амортизацией используемого оборудования: (1)Объемы оплаты используемой электроэнергии при тарифе 7 руб./кВт*ч, мощности оборудования 0,7 кВт: (2)Смета проекта составляет: S = 166270 + 1894 + 1372 = 169536 руб. (3)Для минимизации рисков удорожания работ и материалов в смету проекта заложен резерв в размере 10% от рассчитанной стоимости работ [23]. Таким образом, величина затрат на создание системы принимает значение: S = 169536*1,1 = 186489руб. (4)Расчет эффекта, получаемого компанией проведен через оценку снижения объёмов трудозатрат на выполнение технологических операций сотрудниками, задействованными в технологии документооборота (таблица 15). При внедрении предполагается экономия, связанная с сокращением управленческих издержек за счет сокращения штатных единиц сотрудников или перераспределения обязанностей между ними, что связано со снижением нагрузки на специалистов общего отдела, отдела по работе с персоналом, а также профильных отделов, курирующих вопросы организации работы с документами.Таблица 15 - Расчет величины эффекта, получаемого компанией за счет изменения технологии документооборота через разработку Web-приложенияОперацияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. Регистрация отчётности1000204161600080000Учет специалистов15030228420021000Ведение журналов входящих документов 25008261500075000Формирование отчетности 25006241000050000Учет просроченных документов25402383801900Учет нагрузки по сотрудникам50020218900045000Сводная отчетность 30202184502250Итого275150В ежемесячном выражении доход составляет: (5)Стоимость владения системой включает затраты администратора, связанные с сопровождением системы, что во временном выражении составляет 10 часов в месяц. В денежном выражении затраты составляют 5000руб. Далее средствами MSExcelпроведен расчет показателей окупаемости проекта.На рис.42 приведены параметры функции по расчету ставки доходности.Рисунок 42 – Параметры функции по расчету ставки доходности проектаТаким образом, ставка доходности проекта составляет 2%.Приведенные расчеты показывают, что проект является экономически обоснованным и может быть рекомендован к внедрению технологии регистрации документов.Выводы по разделуИтоги разработки проекта включают описание возможностей разработанного Web-приложения для автоматизации бизнес-процессов документооборота. Проведено описание возможностей работы с формами входной, оперативной информации, формирования отчётности. Далее проведено описание результатов проверки разработанного программного средства, показано соответствие поставленных задач и реализованных возможностей. Проведено составление плана по внедрению и сопровождению разработанной системы. Определён перечень стадий разработки проекта, определена их продолжительность и сотрудники, осуществляющие выполнение работ по учету документов.Расчет экономической эффективности показал, что получение выгоды от внедрения системы обусловлено сокращением трудоемкости бизнес-процессов, получением возможностей формирования отчётности по системе документооборота. Рассчитаны показатели прибыльности от реализации проекта, величина постоянных и переменных издержек.ЗаключениеВ рамках данной работы проведено рассмотрение вопросов, связанных с разработкой информационной системы для использования в работе АО «Завод полимерных труб». В качестве прикладной задачи для разработки сайта выбрана система внутреннего документооборота.В аналитической части работы проведено изучение специфики деятельности АО «Завод полимерных труб», описаны задачи автоматизации, связанные с использованием информационных систем в работе компании. Далее проведено моделирование бизнес-процессов, по итогам которого проведено определение задач автоматизации документооборота. Далее проведен анализ существующих решений, функционал которых включает возможности работы с документами. Принято решение о самостоятельной разработке программного решения. В качестве бизнес-задачи для разработки сайта выбрано создание программного решения для автоматизации технологии документооборота. Автоматизированный режим учета данных о поступлении и отработке документов позволит повысить оперативность при передаче информации о поступлении данных о необходимости выполнения работ с документами и подготовки отчетности, а также выявлять документы с нарушениями сроков и порядка исполнения и написания ответов на запросы, повысить уровень исполнительской дисциплины специалистов. Далее проведена разработка технического задания на создание информационной системы внутреннего документооборота, определены требования к функционалу сайта, его совместимости с ИТ-инфраструктурой организации.В проектной части работы проведено создание информационной системы в формате Web-приложения для решения задач, связанных с автоматизацией документооборота. Определен перечень сущностей информационной системы, построена реляционная модель. Далее проведено обоснование выбора инструмента разработки, описаны режимы использования Web-приложения в пользовательском и административном режимах.Итоги разработки проекта включают описание возможностей разработанного Web-приложения для автоматизации бизнес-процессов документооборота. Проведено описание возможностей работы с формами входной, оперативной информации, формирования отчётности. Далее проведено описание результатов проверки разработанного программного средства, показано соответствие поставленных задач и реализованных возможностей. Проведено составление плана по внедрению и сопровождению разработанной системы. Определён перечень стадий разработки проекта, определена их продолжительность и сотрудники, осуществляющие выполнение работ по учету документов.Расчет экономической эффективности показал, что получение выгоды от внедрения системы обусловлено сокращением трудоемкости бизнес-процессов, получением возможностей формирования отчётности по системе документооборота. Рассчитаны показатели прибыльности от реализации проекта, величина постоянных и переменных издержек.Список использованных источниковНетесова, О. Ю. Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — 4-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 178 с.Аврунев О. Е., Стасышин В. М. Бизнес-информатика. [Текст] учебное пособие: / О. Е. Аврунев, В. М. Стасышин. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2018. – 121с.Рыжко, А. Л. Информационные системы управления производственной компанией: учебник для вузов / А. Л. Рыжко, А. И. Рыбников, Н. А. Рыжко. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 354 с. Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Автоматизация ИТ-сервисов на предприятиях. [Текст] : учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. – М.: Инфра-М, 2018. – 208 с.Зараменских, Е. П. Информационные системы: управление жизненным циклом : учебник и практикум / Е. П. Зараменских. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 497 с. Баранчиков А. И. Управление ИТ-инфраструктурой организаций [Текст] : учебник / А. И. Баранчиков. - Рязань: РГУ, 2019. - 219 с.Беляева Т. М. Информационные технологии в юридической деятельности[Текст] : учебник /Беляева Т. М., Кудинов А. Т., Пальянова Н.В. - Москва: Проспект, 2018. - 349 с. Советов Б. Я.  Базы данных: учебник для вузов / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 420 с. Бурый А. С. Организация службы технической поддержки [Текст] : учебник / А.С. Бурый. - Москва: Горячая линия - Телеком, 2016. - 128 с. Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность [Текст] : Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2018. - 528 c.Коршунов М. К. Экономика и управление: применение информационных технологий: учебное пособие для вузов / М. К. Коршунов. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 110 с.Лаврищева, Е. М.  Программная инженерия. Парадигмы, технологии и CASE-средства: учебник для вузов / Е. М. Лаврищева. — 2-е изд., испр. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 280 с. Казанцев С.Я. Информационные технологии: учебное пособие / С. Я. Казанцев. - Москва: ЮНИТИ-Дана, 2020. - 351 с.Градусов А. Б. Базы данных : введение в технологию баз данных : учебно-практическое / А.Б. Градусов. - Владимир: Изд-во ВлГУ, 2021. – 207с.Грекул В. И.  Проектирование информационных систем: учебник и практикум / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Г. А. Левочкина. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 385 с.Григорьев М. В.  Проектирование информационных систем: учебное пособие для вузов / М. В. Григорьев, И. И. Григорьева. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 318 с.Полуэктова, Н. Р. Разработка веб-приложений : учебное пособие для вузов / Н. Р. Полуэктова. — 2-е изд. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 204 с.Жданова Т. А. Базы данных: основы проектирования и использования: учебное пособие / Т. А. Жданова. - Москва : Перо, 2020. - 96 с.Федотова Е. Л. Информационные технологии и системы: учебное пособие / Е. Л. Федотова. - Москва : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2020. - 351 с.Стружкин Н. П. Базы данных: проектирование: учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 477 сСтасышин, В. М. Базы данных: технологии доступа : учебное пособие / В. М. Стасышин, Т. Л. Стасышина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 164 с.Сысолетин, Е. Г.  Разработка интернет-приложений : учебное пособие / Е. Г. Сысолетин, С. Д. Ростунцев. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 90 с.Толстобров, А. П. Управление данными: учебное пособие для вузов / А. П. Толстобров. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 272 с.Тузовский, А. Ф.  Проектирование и разработка web-приложений : учебное пособие / А. Ф. Тузовский. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 219 с.