Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации

Клерк подчиняется непосредственно директору компании. Итак, новая организационная структура службы ДОУ ООО «Дельфин» будет выглядеть следующим образом, рис.2.5 (приложение 5).В своей деятельности секретарь-референт должен руководствоваться: законодательными актами Российской Федерации; Уставом Общества; Положением о функциональных службах компании; приказы (распоряжения) руководства компании; нормативные и методические документы по организации делопроизводства; должностной инструкцией.Секретарь-референтбудет выполнять следующие функции: информационно-справочное обслуживание документов компании; методическое руководство и контроль организации работы в структурных подразделениях и филиалах предприятия; документирование деятельности совещательных органов компании; услуги оперативного и организационного управления; ведение и обработка документов и личного дела (при отсутствии инспектора по кадрам).Рассмотрим функции секретаря-референта. Секретарь-референт обязан:- подготовить необходимые документы, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность компании;-обеспечивать прием, учет, учет, контроль документов, услуг, сохранность информации и документов;- контролировать качество подготовки, правильность написания, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;- контролировать исполнение документов и указаний руководства, своевременно принимать меры, направленные на их быстрое и качественное исполнение;- организовывать обучение, принятие решений и общение с непосредственными заинтересованными сторонами;- анализировать справки и отчеты, предоставленные руководству, давать по ним компетентные заключения;- осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (коммерческими и общественными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.);- управлять приемом посетителей;- осуществлять работу по документированию деятельности персонала компании;- обеспечить набор текста и воспроизведение;- производить ежегодный отбор документов для архивирования или уничтожения;- выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия;- за почту также будет отвечать секретарь.Секретарь-референт будет иметь право: запрашивать у функциональных служб необходимые документы, а также разъяснения причин задержки выполнения заданий и распоряжений руководства; просматривать документы и отправлять их на исполнение руководителям и специалистам компании; требовать от переводчиков обработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил; взаимодействовать со всеми подразделениями (сотрудниками) компании для проверки исполнения документов и предоставления необходимой информации руководству.Таким образом, секретарь-референт будет отвечать за: качество документов, представляемых на подпись руководству компании; халатность, халатное отношение к регистрации и ведению учета; безопасность документации, раскрытие информации; нечеткое и несвоевременное выполнение задач, предусмотренных инструкцией.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ заключение, анализ документооборота является неотъемлемой частью делопроизводства в организации. Он позволяет оценить эффективность и эффективность процессов обработки, передачи и хранения документов. Анализ документооборота помогает выявить проблемные области и улучшить работу организации в целом. Одним из основных преимуществ анализа документооборота является возможность оптимизации процессов. Изучение потока документов позволяет идентифицировать узкие места, задержки и неэффективные процессы. На основе этих данных можно разработать и внедрить меры по улучшению, такие как автоматизация, упрощение процедур и оптимизация рабочих процессов.Кроме того, анализ документооборота способствует повышению качества работы организации. Путем исследования документов можно обнаружить ошибки, несоответствия и пропуски, которые могут повлиять на результаты работы. С помощью анализа можно разработать и внедрить контрольные механизмы, чтобы улучшить точность и надежность обработки документов. Важным аспектом анализа документооборота является возможность собирать и анализировать данные для принятия решений. Аналитические отчеты, полученные на основе анализа документооборота, предоставляют информацию о производительности, эффективности и других ключевых показателях работы организации. Таким образом, анализ документооборота является неотъемлемой частью делопроизводства в организации. Он позволяет оптимизировать процессы, повысить качество работы и обеспечить доступ к информации для принятия решений. Организации, осуществляющие анализ документооборота, могут достичь более эффективного и эффективного делопроизводства, что способствует достижению их целей и успеху в современном бизнесе.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативные правовые акты1. Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" от 29.06.2015 N 162-ФЗ - Текст: электронный // Консультант Плюс. - URL: https://www.consultant.ru (дата обращения: 04.02.2024).2. ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - Текст: электронный // Консультант Плюс. - URL: https://www.consultant.ru (дата обращения: 04.02.2024).3. ГОСТ Р 7.0.97–2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» - Текст: электронный // Консультант Плюс. - URL: https://www.consultant.ru (дата обращения: 04.02.2024).4. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019 «СИБИД. Информация и документация. Управления документами. Часть 1. Понятия и принципы» - Текст: электронный // Консультант Плюс. - URL: https://www.consultant.ru (дата обращения: 04.02.2024).Научная литература5. Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы / В. И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2019. - 222 c. – Текст : непосредственный6. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот. / А. Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2020. - 416 c. – Текст : непосредственный7. Бухаленкова, К. А. Совершенствование документоведения и архивоведения в современных условиях / К. А. Бухаленкова. // Молодой ученый. - 2023. - № 45 (492). - С. 152-153. – Текст : непосредственный8. Гончарова, В. В. Правовая регламентация документооборота в организациях / В. В. Гончарова. // Молодой ученый. - 2023. - № 31 (478). - С. 115-116. – Текст : непосредственный9. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство./ Кирсанова, М. В. - М.: Инфра-М - Москва, 2020. - 288 c. – Текст : непосредственный10. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)./ Кузнецова, Т. В. - М.: Управление персоналом - Москва, 2021. - 200 c. – Текст : непосредственный11.Мартынова, Н. М. Направления совершенствования документационного обеспечения управления / Н. М. Мартынова. // Молодой ученый. - 2022. - № 47 (233). - С. 101-102. – Текст : непосредственный12. Рыжкова, А. А. Документационное обеспечение организации / А. А. Рыжкова. // Молодой ученый. - 2019. - № 21 (259). - С. 252-255. – Текст: непосредственный13. Усманова, Н. Р. Документооборот предприятия / Н. Р. Усманова. - М.: Приор, 2020. - 400 c. – Текст : непосредственный14. Шигапова, Л. С. Кадровый электронный документооборот в современных условиях / Л. С. Шигапова. // Молодой ученый. - 2022. - № 51 (446). - С. 396-399. – Текст : непосредственныйЭлектронные ресурсы15. Жминько Н.С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы. - URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-i-vedenie-dokumentooborota-ego-osnovnye-etapy (дата обращения: 04.02.2024).16. Магомедов Р.Ф. Документооборот и его организация. - URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dokumentooborot-i-ego-organizatsiya (дата обращения: 04.02.2024).17. ООО «Дельфин» - URL: https://dolphin-horeca.ru/contacts/stores/339/ (дата обращения: 04.02.2024).ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1Рис.2.1- Организационная структура предприятия ООО «Дельфин»Рис.2.2 - Схема документооборота на предприятии ООО «Дельфин»Приложение 2Таблица 2.1 - Документопоток организации ООО «Дельфин»Вид документаклассификацияВходящие документызаконы, постановления, постановления, постановления, инструкции, инструкции, приказы, распоряжения, доверенности, договоры, письма (предложения, поддержка, гарантии, реклама, информация, запросы и т.п.), декларации, факсы, сообщения, отправленные по электронной почте, телеграммы , отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, налоговые отчеты, отчеты, отчетные записки, акты, обращения граждан, запросы, коллективные обращения.Исходящие документынормативные документы (постановления, приказы, инструкции), письма (сведения, гарантии и т.п.), бухгалтерские и налоговые декларации, счета-фактуры, договоры и т.п. Высшие организации направляют отчетные записки, отчеты, справки, рецензии, письма, телеграммы, факсы, сообщения по электронной почте.Внутренние документыотчеты, объяснительные записки, протоколы, акты, декларации, положения, инструкции и т.п.Таблица 2.2 - Анализ динамики документооборота ООО «Дельфин» с 2020 - 2022 г.г.Наименование документа202020212022Отклон. 2022-20Входящие всего, в т.ч. по подразделениям:432474491+59Подразделение № 1Подразделение № 2Подразделение № 3233132672431567527414473+41=12+6Исходящие всего, в т.ч. по подразделениям:398402417+19Подразделение № 1Подразделение № 2Подразделение № 3212120662171246121311985+1-1+19Внутренние всего, в т.ч. по подразделениям:117104123+6Подразделение № 1Подразделение № 2Подразделение № 3622926672413723120+10+2-6Итого всех документов в год9479801031+84В среднем за день2,52,62,8+0,3Приложение 3Рис.2.3. - Динамика документооборота на предприятии ООО «Дельфин» с 2020-2022 г.г.Таблица 2.3 - Анализ структуры документооборота ООО «Дельфин» с 2020-2022 г.г.Наименование документа202020212022Откл.2022-20Кол-воДоля, %Кол-воДоля, %Кол-воДоля, %Кол-воДоля, %Входящие всего43245,6247448,3649147,62+59+2,0Исходящие всего39842,0340241,0241740,44+19-1,59Внутренние всего11712,3510410,6112311,93+6-0,42Итого всех документов в год947100%9801001031100+84-Приложение 4Таблица 2.4 - Затраты времени на обработку документов службы ДОУ предприятия ООО «Дельфин»Основные виды документов202020212022Откл.2022-20Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты, час126119121-5Составление актов списания материальных ценностей, час231921-2Формирование списка дебиторов, кредиторов, час131011-2Прием по личным вопросам243327+3Составление приказов, поручений, час138142121-17Рассмотрение заявлений, час134122100-34Обработка входящих и исходящих писем, час108102138+30Другие работы, связанные с обработкой документации, час127167286+159Доставка документации в центральный офис, час969898+2Итого затраты времени на обработку документов789час812час923час+134Общее количество обработанных документов9479801031+84Средняя продолжительность обработки одного документа, мин.49,99мин49,71мин53,71мин+3,72минРис.2.4 -Динамика затраченного времени на обработку документов организации ООО «Дельфин» с 2020-2021г.г.Приложение 5Таблица 2.5 - Показатели качества делопроизводства на предприятии ООО «Дельфин»Показатели качества делопроизводства2022Средний процент выполнения поручений руководства, в % от общего количества76%Недовыполнение поручений руководства, в %24%Средняя длительность поиска документа, мин8,0Средняя длительность обработки одного документа, мин.53,71Количество утраченных документов, штук27Количество утраченных документов в % от общего количества2,6%Рис.2.5 - Новая организационная структура службы ДОУ в ООО «Дельфин»