оценка современного состояния документационного обеспечения управления

С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:
нормирования труда работников отдела;
распределения фондов заработной платы;
премирования работников;
составления штатного расписания;
подбора персонала;
приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;
составления графика отпусков;
обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.
С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:
разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
заявок на поиск необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;
предоставления отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и согласования.
С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:
предоставления справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;
предоставления отделом проектов документов для визирования и согласования.
С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:
оснащения рабочих мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным обеспечением;
организации доступа во внутреннюю корпоративную сеть;
устранения сбоев в работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного обеспечения.
Секретарь ___________ __________Е.С.Логвенчева
СОГЛАСОВАНО:
Заведующий секретариатом ____________ ____________Е.Е. Логинова
Начальник отдела кадров ____________ __________А.Л.Логвенчева
Главный бухгалтер ____________Е.Ю.Баранова
Начальник юридического управления ______ ____________В.А.Звягина
С Положением ознакомлены:
____________________________________ ____________ _________
И.О.Фамилия дата
________________________________ ____________ _________
И.О.Фамилия дата

Приложение 6
Проект должностной инструкции секретаря
Общество с ограниченной ответственностью «УРАЛ»
Должностная инструкция
_____________ №____________
(дата)
г.Советск
Секретаря УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «УРАЛ»
_________А.В. Помазанов
__________________________
(дата) Общие положения1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия .1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.1.4. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; 
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. 1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.2. ФУНКЦИИНа секретаря руководителя возлагаются следующие функции:2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.2.2. Ведение делопроизводства.2.3. Организаци приема посетителей.3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИДля выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
4.ПРАВАСекретарь имеет право:4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренны-ми настоящей инструкцией.4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬСекретарь несет ответственность:5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим администра-тивным, уголовным и гражданским законодательством.5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.
Секретарь _ ____________ ______________Е.С.Логвенчева
__________20__ г.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Е.С.Логвенчева _________________ ________20___
(подпись) (дата)

Приложение 7
Проект должностной инструкции курьера

Общество с ограниченной ответственностью «УРАЛ»
Должностная инструкция
_____________ №____________
(дата)
г.Советск
Курьера УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «УРАЛ»
_________А.В. Помазанов
__________________________
(дата) 1.Общие положение
1.1.  Курьер относится к категории рабочих, принимается на работу и увольняется приказом генерального директора компании.
1.2.   На должность курьера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.3.  Курьер подчиняется начальнику отдела секретариата.
1.4.  В своей деятельности курьер руководствуется:
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями генерального директора организации;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5.  Курьер должен знать:
- правила учета, хранения и доставки по назначению корреспонденции, пакетов, посылок и иных предметов;
- местность и расположение обслуживаемых объектов;
- правила и нормы охраны труда.
Функции
На курьера возлагаются следующие функции:
2.1. Доставка по назначению деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. в соответствии с указаниями вышестоящего работника, а также их получение и доставка от других организаций.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций курьер обязан:
3.1.  Получать в подразделениях задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг.
3.2.  Своевременно и самостоятельно уточнять местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах.
3.3.  Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.
3.4.  Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение,  или начальнику отдела.
3.5.  Вести журнал поручений и еженедельно представлять начальнику отдела кадров отчет о проделанной работе.
Права
Курьер имеет право:
4.1.  Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.2.  Сообщать непосредственному руководителю о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках, вносить предложения по их устранению.
4.3.  Осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.



Федеральный закон от 13.07.2015 N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» // Собрание законодательство Российской Федерации от 20 июля 2015 г. N 29 (часть I) ст. 4344.
Горовец Н.А., Васильева Д.О. Сущность, преимущества и недостатки обществ с ограниченной ответственностью // Вестник Науки и Творчества. 2017. № 2 (14). С. 61.
http://новыеформы.рф/ooo.html
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2014. – № 31. – Ст. 15.
Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23-30.
Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. - 128 c.
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c.
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c.
Горохова А.В. Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) - понятие, особенности составления и оформления // Ростовский научный журнал. 2017. № 1. С. 190-205.
Eae.doc «организация работы с электронными служебными записками» // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2018615040, 23.04.2018. Заявка № 2018610610 от 24.01.2018.
Иритикова В. Общие правила составления и оформления протокола. Режим доступа: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/37556-obshchie-pravila-sostavleniya-i-oformleniya-protokola/
Правила деловой переписки. Этикет и грамотность (Электронный ресурс( // Мир логики. – URL: https://mir-logiki.ru/delovaa-perepiska-osnovy-i-pravila (Дата обращения: 21.02.2024).
Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учебно-практическое пособие (Электронный ресурс( / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенова // Docs.yandex.ru. – URL: https://docs.yandex.ru/ (дата обращения: 21.02.2024).
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. – С. 24.
Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. – С. 36.
Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. – С. 39.
Матвеева, А.С. Служебное деловое письмо: теория, история, трансформация в условиях информатизации общества (Электронный ресурс( / А.С. Матвеева // Dissercat.com. – URL: https://www.dissercat.com/ (Дата обращения: 21.02.2024).
Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. – С. 67.
Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила (Электронный ресурс( // Справочник секретаря и офис-менеджера. – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210893-qqq-17-m5-oformlenie-delovogo-pisma (Дата обращения: 21.02.2024).
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) (Электронный ресурс( // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс». – URL: http://www.consultant.ru/ (Дата обращения: 21.02.2024).
Матвеева, А.С. Служебное деловое письмо: теория, история, трансформация в условиях информатизации общества (Электронный ресурс( / А.С. Матвеева // Dissercat.com. – URL: https://www.dissercat.com/ (Дата обращения: 21.02.2024).
Правила деловой переписки. Этикет и грамотность (Электронный ресурс( // Мир логики. – URL: https://mir-logiki.ru/delovaa-perepiska-osnovy-i-pravila (Дата обращения: 21.02.2024).
Кокина, И.А. Этикетные особенности делового письма (Электронный ресурс( / И.А. Кокин // Молодой исследователь Дона. – 2019. – № 1 (16). – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/etiketnye-osobennosti-delovogo-pisma (дата обращения: 21.02.2024).
Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учебно-практическое пособие (Электронный ресурс( / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенова // Docs.yandex.ru. – URL: https://docs.yandex.ru/ (дата обращения: 21.02.2024).
Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие / Советск, 2023. Сер. 76 Высшее образование (3-е изд., испр. и доп).
Обеспечение контекстно-зависимых инструментов и справочного информационного наполнения в документах, создаваемых на компьютере / Рейнар Д., Бромэн П., Йап Д.К. // патент на изобретение RUS 2332728 05.06.2003.
Кубышкин П.А. К вопросу о преимуществах и недостатках внедрения системы электронного документооборота // В сборнике: студенческий научный форум 2023. сборник статей VI Международной научно-практической конференции в 2 частях. Пенза, 2023. С. 33-36.
Кришталева Т.И. Централизация учета и электронный документооборот в организациях бюджетной сферы // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. 2023. № 1. С. 12-17.
Мякотникова Е.П. Системы управленческих документов в ООО "Научно-производственное предприятие “Сибгеокарта”" // В сборнике: Актуальные проблемы гуманитарных наук Материалы Региональной научно-практической конференции студентов, магистрантов, аспирантов и преподавателей. 2019. С. 140-142.









46




Докладная записка

Рассмотрение руководителем, проставление резолюции

Регистрация в журнале внутренних документов

Доведение решения до исполнителя

Организация контроля

РКК

Срочный контроль

Промежуточный контроль

Редактирование

Подписание

Регистрация

Направление в дело

Сбор информации, составление проекта

Объявление о дате, месте и времени учредительного собрания

Учредительное собрание определяет: наименование предприятия, организационно-правовую форму, управляющий орган, символику, председателя, Устав.

Составление протокола, выписки из протокола

Гриф утверждения (протоколом учредительного собрания)

Регистрация в журнале регистрации внутренних документов

Тиражирование документа

Регистрация в о внутреннем журнале организации

Доведение до сведения стейкхолдеров

Направление документа в дело

Экспедиционная обработка

Предварительное рассмотрение

Предварительная регистрация

Доклад руководителю

Резолюция

Регистрация

На исполнение

Исполнение

Контроль исполнения

Работа по подготовке исходящего документа

После подготовки ответного документа

На входящем письме отметка об исполнении

Направление документа в дело вместо с копией ответного письма

Отметка в РКФ. В журнале регистрации входящих документов в графе «Примечания» - «отправлен ответ».
В РКК снимаем с контроля – Из сроковой картотеки переставляем РКК в справочную.