Разработка разделов инструкции по делопроизводству регламентирующих документирование управленческой деятельности и организацию документооборота

Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ:1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель – действие – срок.2. Последний пункт формулируется следующим образом: Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).Руководитель Филиалаподпись И.О. ФамилияФорма протоколаОКУД 0251161Акционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»ПРОТОКОЛ00.00.0000№ 00г. Калтан Кемеровской областисовещания (заседания)(наименование коллегиального органа в родительном падеже)Председатель И.О. ФамилияСекретарь И.О. ФамилияПрисутствовали:00 чел. (перечислить в алфавитном порядке либо список прилагается)ПОВЕСТКА ДНЯ:1. Основной вопрос повестки дня. Докладчик И.О. Фамилия.2. О чем (далее, как п.1) …….СЛУШАЛИ:По первому вопросу Фамилия И.О. – запись доклада по первому вопросу.ВЫСТУПИЛИ:Фамилия И.О. – Запись выступления или вопроса.Проведено открытое (либо тайное) голосованиеНа голосование выносится следующий вопрос: (наименование вопроса)ГОЛОСОВАЛИ:«ЗА» - ___ голосов«ПРОТИВ» ___ голосов«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» _____ голосовРешение принято единогласно (большинством голосов)Решение не принятоРЕШИЛИ: постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.СЛУШАЛИ:По второму вопросу (рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса).Все вопросы повестки дня рассмотрены. Совещание (заседание) закрыто.Председатель подпись И.О. ФамилияСекретарь подпись И.О. ФамилияФорма выписки из протоколаАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.0000№ 00 (указываются дата и номер протокола, из которого оформляется выписка)г. Калтан Кемеровской областисовещания (заседания)(наименование коллегиального органа в родительном падеже)Председатель И.О. ФамилияСекретарь И.О. ФамилияПрисутствовали:00 чел. (перечислить в алфавитном порядке либо список прилагается)ПОВЕСТКА ДНЯ:1. Основной вопрос повестки дня. Докладчик И.О. Фамилия.2. О чем (далее, как п.1) …….СЛУШАЛИ:По первому вопросу Фамилия И.О. – запись доклада по первому вопросу.ВЫСТУПИЛИ:Фамилия И.О. – Запись выступления или вопроса.Проведено открытое (либо тайное) голосованиеНа голосование выносится следующий вопрос: (наименование вопроса)ГОЛОСОВАЛИ:«ЗА» - ___ голосов«ПРОТИВ» ___ голосов«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» _____ голосовРешение принято единогласно (большинством голосов)Решение не принятоРЕШИЛИ: постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.Председатель И.О. ФамилияСекретарь И.О. ФамилияВерно Секретарь-референтподпись И.О. Фамилия00.00.0000 М.П.Форма актаАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»УТВЕРЖДАЮ:Руководитель Филиалаподпись И.О. Фамилия00.00.0000АКТ00.00.0000№ 00г. Калтан Кемеровской областиКраткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падежеОснованиеРаспорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившие основанием для написания акта Составлен комиссией:Председатель Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссииНаименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали Наименование должности И.О. фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке, через запятую.Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных факторов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров:Составлен в ______ экземплярах:1-й – кому (куда);2-й – кому (куда). 3-й – кому (куда) ……Председатель подпись И.О. ФамилияЧлены комиссии подпись И.О. Фамилияподпись И.О. ФамилияС актом ознакомлены:Должность, И.О. Фамилияподпись00.00.0000или отметка:«От ознакомления с актом отказался»Председатель комиссииДолжность, И.О. Фамилияподпись00.00.0000Форма докладной запискиАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»Кому: (указать должность,фамилию и инициалы вдательном падеже)При направлении в головнуюорганизацию, указать структурное подразделение(при необходимости)ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000№ 00Заголовок к тексту,начинается с предлога «О (чем)…?»Текст докладной записки составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.Не следует текст начинать словами: «Довожу до Вашего сведения…»Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.Оформляют приложение, если оно есть, после текста.Приложение: 1. Наименованиеприложения на ___ л. в __ экз. 2. Наименование приложения на___ л. в __ экз.Наименование должности лица,подписавшего документ подпись И.О. ФамилияФорма объяснительной запискиКому: (указать должность,фамилию и инициалы вдательном падеже)От кого: (указать должностьфамилию и инициалы вродительном падеже)ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА00.00.0000Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать четкие описания или разъяснения относительно излагаемых фактов или событий.Наименование должности лица,подписавшего документподпись И.О. ФамилияФорма служебной запискиАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»Кому: (указать должность,фамилию и инициалы в дательном падеже)СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА00.00.0000№ (при наличии)Заголовок к тексту (о чем?)Текст Наименование должности лица,подписавшего документподпись И.О. ФамилияФорма письмаАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»Кемеровская область,г. Калтан, м.р-н Новокузнецкий,с.п. Центральное, территория Угольная компания «Кузбассразрезуголь», здание 1, офис 325Тел./факс +7(38472) 9-11-07, E-mail office@klt.kru.ru00.00.0000 № 00На № 00 от 00.00.0000Адресат:(при направлении юридическому лицу:наименование должности, структурногоподразделения,организации, фамилия, инициалы должностного лица,индекс, почтовый адрес или номер факса,или адрес электронной почты) (при направлении физическомулицу: фамилия, инициалы, почтовый адрес или адрес электронной почты) Заголовок к тексту письма(о чем?)Вписьмеможетиспользоваться - вступительноеобращение:Уважаемый_____________!Текст письмаПриложение: наименование на __ л. в ___ экз. (при наличии приложений)Руководитель ФилиалаподписьИ.О. ФамилияДолжность, фамилия, имя, отчествои служебный телефон исполнителяФорма телеграммыАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»Кемеровская область,г. Калтан, м.р-н Новокузнецкий,с.п. Центральное, территория Угольная компания «Кузбассразрезуголь», здание 1, офис 325Тел./факс +7(38472) 9-11-07, E-mail office@klt.kru.ruОтметка о категории или особом виде ТЕЛЕГРАММЫ (при необходимости)АДРЕСАТ (наименование, должность лица, которому адресована телеграмма, адрес получателя)ОТПРАВИТЕЛЬ «Калтанскийугольныйразрез» обособленноеструктурноеподразделение (филиал)АО УК «Кузбассразрезуголь»ТЕЛЕГРАММАТекст печатают крупным шрифтом, через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат и отправитель от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.Руководитель ФилиалаподписьИ.О. ФамилияДата Форма телефонограммыОбособленное структурное подразделение (филиал)АОУК«Кузбассразрезуголь»«Калтанскийугольныйразрез»Адресат: (наименование организации, должность, И.О. фамилия лица, кому отправлен документ)ТЕЛЕФОНОГРАММАот 00.00.0000Текст телефонограммыНаименование должности лица,подписавшего телефонограмму И.О. ФамилияПередала – должность, фамилияПриняла – должность, фамилияфамилиятел.______________тел.______________Время передачи _____час._____мин.Форма справки с места работыАкционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»СПРАВКА с места работы00.00.0000№ 00г. Калтан Кемеровской областиДана _________________________________________________________ (Фамилия, инициалы)в том, что он (она) действительно работает (л) в ___________________________________________________________________________________________ (наименование организации)в должности _______________________________________________________ (наименование должности)в период с ________________ по __________________ (указывается период работы, если работает на дату выдачи справки, то указывается: «по настоящее время)Справка дана для предоставления в _________________________________________________________________________________________________(наименование места представления)Инспектор по кадрам подпись И.О. Фамилия М.П.Акционерное общество «Угольная компания «Кузбассразрезуголь»(АО «УК «Кузбассразрезуголь»)Обособленное структурное подразделение (филиал)«Калтанскийугольныйразрез»УТВЕРЖДАЮ:Руководитель Филиалаподпись В.В. Колесников02.03.2024АКТ01.03.2024№ 02г. Калтан Кемеровской областиО завершении внедренияГОСТ Р 7.0.97-2016Основаниеприказ руководителя Филиала от 26.02.2024 № 22Составлен комиссией:Председатель главный экономист Тузова Ю.В.Члены комиссиисекретарь-референт Макарова М.А., инспектор по кадрам Савельева Д.В.,инженер по качеству и стандартизации Ширшов С.В.проведена проверка выполнения мероприятий по завершению внедрения в практику работы Филиала ГОСТ Р 7.0.97-2016. В целях применения требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и приведение к единообразию оформление организационно-распорядительных документов с 01.03.2024 были утверждены и введены в действие приказом руководителя Филиала Табель и Альбом форм документов. Указанные документы доведены до сведения путем рассылки приказа до всех сотрудников Филиала, ответственных за подготовку и оформление организационно-распорядительных документов.Комиссия считает, что мероприятия по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 были успешно завершены в установленный срок. Замечаний не выявлено.Составлен в четырех экземплярах:1-й – руководителю Филиала2-й – инженеру по качеству и сертификации 3-й – инспектору по кадрам4-й – в дело 01-04Председатель комиссииподписьЮ.В. ТузоваЧлены комиссии подписьМ.А. Макароваподпись Д.В. СавельеваподписьС.В. ШиршовЗаключениеПодводя итог, следует отметить, что цель курсовой работы заключалась в проведении комплекснойхарактеристикиианализапонятий, классификации, условийфункционированияисовершенствованиясистемыуправленческойдокументациинабазедействующихнациональныхигосударственныхстандартов(напримереконкретной организации). Для реализации этой цели было намечено решение нескольких задачВ ходе разрешения задач по общей (теоретической) части было выявлено, что управленческий документ является средством фиксирования информации, отражающей управленческие решения, на материальных носителях по определенным нормам и правилам. Классификация управленческих документов представляет собой разделение всех видов документов по признакам: важности, срокам действия, принадлежности, срочности, технике создания, способу фиксации.Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления.Для реализации этой цели на практике созданы Общероссийские классификаторы, систематизирующие массивы информации по отраслям, видам, и формам деятельности, субъектам, а также Национальные и государственные стандарты, устанавливающие единые требования к оформлению форм и реквизитов документов. Одним из них является действующий ГОСТ, особенностьв том, что его положения применяются на добровольной основе.При рассмотрении задач специальной части было выявлено, что инструментами внедрения требований ГОСТа в повседневную практику работы организаций является издание локальных инструктивных документов, а также выпуск Табеля и Альбома форм документов. В качестве своеобразной «экспериментальной площадки» был выбран «Калтанскийугольныйразрез»(филиал АО«УК«Кузбассразрезуголь»). Исходя из небольшого объема документооборота Филиала и того факта, что Филиал руководствуется Инструкцией по делопроизводству головной организации были намечены мероприятия по внедрению в практику работы Филиала требований по оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТом. В этих целях были разработаны Табель форм документов с изложением маршрутных карт при прохождении каждого из видов документов.На базе Табеля были разработаны 14 унифицированных форм документов, объединенных в Альбом.Для ввода в действие вышеуказанных документов был оформлен примерный образец приказа, а завершение мероприятий по внедрению ГОСТа было отражено в Акте.При выборе приемлемого варианта внедрения ГОСТа для Филиала исходить из следующих особенностей данного обособленного структурного подразделения: отсутствие разделения внутри на структурные единицы (отделы, службы и др.), малая численность персонала, довольно небольшой объем документооборота, организованный по централизованной системе, а также отсутствие специального подразделения документационного обеспечения.Поэтому издание только приказа по внедрению ГОСТа представляется неприемлемыми, поскольку, если оформить текст ГОСТав качествеприложения к приказу, он будет совершенно обезличен и при попытках применения его положений на практике у работников организации неизбежно возникнет много вопросов. Таким образом, применительно к Филиалу лучшим вариантом будет являться разработка Табеля и Альбома форм документов. К тому же, это позволит без проблем актуализировать применяемые формуляры документов, в том числе и электронные шаблоны.Таким образом, задачи решены в полном объеме и цель по комплексному изучению и анализу сущности, условий применения, классификации, исовершенствованиясистемыуправленческойдокументациинабазеГОСТ, применительно к конкретной организации, полностью достигнута.Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Национальный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. //Электронный фонд правовых и научно-технических документов. - URL: https://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 20.02.2024) 2. Российская Федерация. Законы. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от29 декабря 1994 года № 77-ФЗ : [принят Государственной думой 23 ноября 1994 года] // Официальный интернет-портал правовой информации. – URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 26.02.2024). 3. Российская Федерация. Законы.Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон[принят Государственной думой 8 июля 2006 года : одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года] // Официальный интернет-портал правовой информации. – URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 27.02.2024). 4. Документационное обеспечение управления. Учебно-методическоепособие. сост. Кудлаев А.А. -М.: МИИГАиК, 2007 -60 с. 5. Андреева В.И. Делопроизводство. /В.И. Андреева. изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 –187 с. 6. ГОСТ Р 6.30-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов(в ред. от 14.05.2018)Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст //Электронный фонд правовых и научно-технических документов. - URL:https://docs.cntd.ru/document/1200142871 7. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах: сборник типовых документов —М.: Директ-Медиа, 2014 -496 с. 8. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации(ред. от 25.12.2023) Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 //Электронный фонд правовых и научно-технических документов – URL: https://docs.cntd.ru/document/9035738 9. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учеб.-метод. пособие /Е.В. Зайцева, Н.В. Гончарова. М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017, -178 с. 10. Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. /Н.С. Ларьков. 3-е изд. перераб. и доп. -М.: Проспект. 2016, -416 с. 11. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов /ВНИИДАД, //Электронный фонд правовых и научно-технических документов. URL: https://docs.cntd.ru/document/55412326312. Российская Федерация. Законы. О техническом регулировании: Федеральный закон от 28 декабря 2022 года № 184-ФЗ : [принят Государственной думой 15 декабря 2022 года : одобрен Советом Федерации 18 декабря 2022 года] Официальный интернет-портал правовой информации. – URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 27.02.2024)13. Российская Федерация. Законы. О стандартизации в Российской Федерации: Федеральный закон от 29 июня 2015 года № 162-ФЗ : [принят Государственной думой 19 июня 2015 года : одобрен Советом Федерации 24 июня 2015 года] //Официальный интернет-портал правовой информации. – URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 27.02.2024)