Разработка разделов инструкции по делопроизводству ОАО «УК «КУЗБАССРАЗРЕЗУГОЛЬ» Филиал «Калтанский угольный разрез», формирование номенклатуры дел организации, формирование комплекта документов по передаче дел на архивное хранение

п.);е) бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.)ж) все варианты ответов.27. Срок регистрации поступивших документов (установите соответствие):1) Документы, содержащие информацию о совершенных или готовящихся преступленияха) в течение трех дней2) Обращения граждан б) не позднее следующего дня с момента поступления3) Жалобы, поданные в порядке подчиненностив) незамедлительно (не более 1 часас момента поступления)28. Предварительное рассмотрение документов включает:а) распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения;б) проверку правильности адресования;в) согласование документа.29. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся:а) служебные записки;б) сопроводительные письма;в) акты.30. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся(выберите несколько вариантов ответа):а) запросы и обращения граждан;б) документы вышестоящих органов;в) информационные письма;г) распорядительные документы компании;д) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения;е) объяснительные записки.31. Текущий контроль осуществляется:а) в начале исполнения документов;б) в конце исполнения документов;в) в течение всего периода исполнения документов.32. Сроки исполнения документов (установите соответствие):1) муниципальные правовые акты компании;а) в 10-дневный срок;2) документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте или в резолюции пометку «срочно»;б) 30 дней со дня получения; 3) документы без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте или в резолюции пометку «оперативно»;в) в срок, указанный в документе;4) протесты прокуратуры; г) не позднее чем через 15 дней со дня получения;5) представления прокуратуры; д) в 3-дневный срок;6) по парламентским запросам. е) 10 дней со дня получения.Блок 6. Формирование документального фонда администрации.33. Цель создания номенклатуры дел (выберите несколько вариантов ответа):а) учетно-справочная система для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно;б) основной учетный документ в текущей работе с документацией;в) установление единого состава дел с одинаковой нумерацией;г) закрепление классификации, группировка исполненных документов в дела;д) единственное средство учета переходящих дел.34. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности (установите последовательность):а) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);б) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);в) краткое содержание документов дела;г) дата (период), к которым относятся документы дела;д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;е) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы); ж) указание на копийность документов дела.35. Вставьте пропущенное слово:Номенклатура дел оформляется в ___________ экземплярах.36. Полное оформление дел предусматривает (выберите несколько вариантов ответа):а) подшивку или переплет документов в дела;б) нумерацию листов в деле;в) нумерацию страниц в деле;г) составление внешней описи документов дела;д) составление внутренней описи документов дела;е) составление листа-заверителя дела;ж) внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.37. По объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:а) 200 страниц;б) 300 страниц;в) 250 страниц.38. По срокам хранения документы бывают:а) постоянного хранения;б) долговременного хранения;в) временного хранения;г) хранения свыше 30 лет.Блок 7. Работа с обращениями граждан.Обращения граждан подлежат обязательной централизованной регистрации:а) в течение трех дней с момента поступления;б) в течение рабочего дня;в) в течение одного часа с момента поступления;г) только на следующий день.40. В какой срок должно быть рассмотрено письменное обращение гражданина?а) в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения;б) в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения;в) в течение 10 дней со дня регистрации письменного обращения;г) в течение 60 дней со дня регистрации письменного обращения.Ответы на Тест «Выявление уровня профессиональных компетенций у сотрудников, Организационного отдела Администрации, осуществляющих работу с документами»Вопрос №ОтветВопрос №Ответ1Документирование21а2С указанием сроков их хранения22б3Управление документами23а, б, г, д, е, ж4в24б5а25б6а26г, е7а271 – в2 – а3 - б8б28а9а29б10б, в, г, е30а, б, г, д11в31в12в321 – в2 – д3 – а4 – е5 – б6 - г13а33б, г14в34б, а, е, в, д, г, ж15б35четырех16б36а, б, д, е, ж17а37в18в38а19б39а20в40аКритерии оцениванияЗа каждый верный ответ – 1 балл, максимальное количество баллов за тест – 40. Менее 20 баллов – низкий уровень компетенции свидетельствует о том, что сотрудник имеет слабые знания в области организации работы с документами, что может привести к нарушению системы документооборота. Необходимо повысить уровень знаний основ делопроизводства и навыков при организации работ с документами, сотрудники могут быть отправлены на повышения курсов с целью приобретения дополнительных знаний, за счет которых уровень знаний и результативность труда повысится. 21 – 34 баллов – средний уровень компетенции свидетельствует о том, что сотрудник имеет хорошие знания и навыки, необходимые для выполнения работы с документами, но присутствуют пробелы, которые необходимо восполнить за счет подготовительных курсов, либо курсов повышения квалификации. 35 – и выше баллов – высокий уровень компетенции свидетельствует о том, что сотрудник в совершенстве владеет знаниями в области документационного обеспечения управления, обладает умениями и навыками организации работы с документами. ЗАКЛЮЧЕНИЕОсновная функция любого предприятия – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности. Поэтому инструкция по делопроизводству призвана обеспечить: правильное оформление документации; четкое, быстрое производство операций по приему, регистрации и пересылки документов; организацию контроля исполнения документов; правильное и логичное формирование документального фонда, т.к. быстрое нахождение всех нужных документов в делах позволит сократить время поиска и др. Организационный отдел является структурным подразделением организации, его главной задачей является осуществление единой системы делопроизводства, т.е. организация, ведение и совершенствование делопроизводства, своевременное оказание методической помощи по вопросам документирования, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, а также техническое обеспечение организации. При анализе инструкции по делопроизводству в АО «УК «Кузбассразрезуголь» филиал «Калганский угольный разрез» нами было выявлено достаточное количество несоответствий действующим нормативно-методическим и нормативно-правовым актам, в результате чего мы приняли решение разработать инструкцию по делопроизводству в организации, которая поспособствует совершенствованию делопроизводства т.к. будет содержать информацию, которая актуальна на сегодняшний день. Для того чтобы перейти к проектированию инструкции по делопроизводству на предприятии необходимо было изучить теоретические аспекты, т.е. рассмотреть научные работы различных авторов, которые содержат определения понятия «инструкция по делопроизводству» и рассматривают ее основные структурные части (разделы), которые могут изменяться и дополняться. При проектировании инструкции по делопроизводству в компании нами были выделены следующие этапы: Изучение действующего законодательства по вопросам делопроизводства и архивного дела;Анализ нормативно-локальных актов, принятых в Администрации, которые содержат вопросы делопроизводства;Выявление видового состава документов. Видовой состав документов в компании стандартный (постановления, распоряжения, письма, протоколы и др.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению некоторые документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, ошибками являются неправильное оформление и расположение реквизитов. В постановлениях и распоряжениях на продольном бланке, реквизиты «дата документа» и «регистрационный номер документа» располагаются, как на угловом бланке, также неверно оформлен реквизит «справочные данные об организации»;Определение круга работников компании, осуществляющих работу с документами. На данном этапе нам удалось определить, что в основном все функции сосредоточены в организационном отделе, но при этом делопроизводственные операции выполняются и работниками других структурных подразделений; Формирование структуры инструкции по делопроизводству в администрации, т.е. целесообразное определение разделов, которые будут представлены в инструкции. На наш взгляд, структура инструкции по делопроизводству сформирована в логической последовательности и помогает легко ориентироваться в ней, т.к. названия разделов отражают их содержание;Составление текста разделов, входящих в инструкцию. При составлении текстов разделов нами были использованы нормативноправовые и нормативно-методические документы, которые указаны в разделе «Общие положения» инструкции; Разработка приложений. Разработанные приложения соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016;Согласование и утверждение инструкции по делопроизводству в организации;Внедрение инструкции по делопроизводству в организации. Таким образом, разработанный нами проект инструкции по делопроизводству в организации поможет устранить все неточности при организации работы с документами, наладить документооборот и будет являться основным нормативно-локальным актом, который охватывает все аспекты делопроизводства. Для того чтобы определить уровень профессиональной подготовки у сотрудников организационного отдела нами был разработан тест «Выявление уровня профессиональных компетенций у сотрудников организационного отдела организации, осуществляющих работу с документами». Данный тест предлагается провести после внедрения инструкции по делопроизводству в организации, с помощью которого удастся определить уровень знаний сотрудников организационного отдела в сфере документационного обеспечения управления и умений применять их на практике, а также закрепить положения разделов разработанной нами инструкции по делопроизводству в организации. В заключении можно сказать, что делопроизводство обслуживает и обеспечивает основные функции органов местного самоуправления, следовательно, его состояние оказывает непосредственное влияние на качество их работы и стиль деятельности. Именно поэтому правильная постановка работы с документами, соблюдение норм и правил, настойчивое совершенствование имеет особое значение не только в пределах органа местного самоуправления, но и в масштабах всей страны. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫИсточники: 1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. 2014. № 31. Ст. 4389. 2. О государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Ст. 5021. 3. О государственной тайне: Федеральный закон от 21.07.1993 № 54851- ФЗ // Российская газета. 1993. № 182. 4. О муниципальной службе в Российской Федерации: Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. № 10. Ст. 1152. 5. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. № 40. Ст. 3822. 6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ст. 3448. 7. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060. 8. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Российская газета. 2004. № 237. 9. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 1. Ст. 1. 65 10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. Ст. 3060. 11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом Министерства культуры РФ от 08.11.2005 № 536 // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 4. Ст. 305. (утратила силу). 12. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 // Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.pravo.gov.ru13. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 39 с. 14. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 15. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 // Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.pravo.gov.ru16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г., приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. Москва: Главархив СССР, 1991. 50 с.17. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Москва: Стандартинформ, 2017. 18 с. 18. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185. Москва: Стандартинформ, 2014. 16 с. Литература: 1. Антонова Т.В. Законодательная и нормативно-методическая регламентация управления документами в муниципальных органах представительной власти // Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры. 2018. С 117–126. 2. Барбакова С.И., Шабалина Н.И. Совершенствование работы с управленческими документами в органах местного самоуправления (на примере администрации муниципального образования «Кизнерский район») // Вестник ижевской государственной сельскохозяйственной академии. 2010. № 2. С 56–66. 3. Бельдова М.В. Новая редакция методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Вестник ВНИИДАД. 2018. № 1. С. 96–103. 4. Войцехович Т.В. Что нужно знать об инструкции по делопроизводству [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://naar.ru/articles/chto-nuzhno-znat-ob-instruktcii-po/5. Дорогова С.Б., Кокова Э.Р. Организация документооборота в органах местного самоуправления (на примере администрации Баксанского муниципального района КБР) // Актуальные проблемы современной экономики: международные, внутринациональные и региональные аспекты: сборник научных трудов по итогам IX Межвузовской научно-практической конференции с международным участием. Нальчик: Кабардино-Балкарский ГАУ им. В.М. Кокова, 2016. С.182–186. 6. Доронина Л.А. Оформляем приказ по обновленным правила // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 9. С. 12–34. 7. Ермолаева А.В. К вопросу организации управления документами в органах исполнительной власти регионального уровня // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 45–50. 8. Ермолаева А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство. 2012. № 1. С. 3 –7.9. Жукова Я.В. Инструкция по делопроизводству с нуля: с чего начать? // Секретарь-референт. 2016. № 2. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/2_2016/instrykciya_po_delop/ 10. Жукова Я.В. Инструкция по делопроизводству: раздел III «Особенности подготовки и оформления документов. Оформление реквизитов» // Секретарь-референт. 2016. № 8. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/8_2016/instrykciya_po_deloproizvodstvy/11. Задорина Ю.С. Регистрация документов в вопросах и ответах // Секретарь-референт. 2012. № 11. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/11_2012/registraciya_dokumentov/12. Иритикова В.С. Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2019. № 2. С. 25–29. 13. Катышева М.А., Алланова Е.С. Работа с обращениями граждан на примере администрации Колышлейского района // Делопроизводство. 2011. № 4. С. 26–31. 14. Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: особенности составления // Секретарь-референт. 2018. № 8. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/8_2018/instrukciya_po_deloproizv/15. Кожанова Е.Н. Прием и регистрация документов в отсутствии СЭД // Секретарь-референт. 2018. № 2. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/2_2018/registraciya_bez_SED/16. Кузнецов С.Л. Новые правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами // Делопроизводство. 2016. № 3. С. 3–8. 17. Кузнецов С.Л. Новый ГОСТ на оформление документов // Делопроизводство. 2017. № 2. С. 25–36. 18. Кузьмина И.В. Делопроизводство: учебное пособие. Москва: Издательство Московского гуманитарного университета, 2017. 128 с. 70 19. Кукарина Ю.М. Документирование деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 34–42. 20. Кукарина Ю.М. Регламентация работы с электронными документами в органах государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации // Делопроизводство. 2015. № 4. С. 33–39. 21. Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство. 2012. № 2. С. 15–19. 22. Литвинова Ю.С. Использование информационных технологий в делопроизводстве районной администрации // Делопроизводство. 2012. № 1. С. 47–51. 23. Медведева А.В., Кожушкова Н.В. Составление и оформление инструкции по делопроизводству в организации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://files.scienceforum.ru/pdf/2014/347.pdf24. Мещерина Т.А., Янковая В.Ф. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: назначение и содержание // Отечественные архивы. 2018. № 6. С. 21–28. 25. Нестеров Р.Ю. Делопроизводство в организации управленческой деятельности органов местного самоуправления // Ученые записки тамбовского отделения РОСМУ. 2017. № 8. С. 144–150. 26. Пономарева О.Б., Алтунина Т.В. Отражение вопросов документирования управленческой деятельности муниципальных органов власти в региональном законодательстве // Делопроизводство. 2012. № 4. С. 23– 28. 27. Пономарева О.Б., Вендина Д.А. Документирование деятельности администрации Великомихайловского сельского поселения муниципального района «Новооскольский район» Белгородской области // Делопроизводство. 2015. № 4. С. 81–88. 28. Прошина М.Г., Ершова Е.Э. Особенности делопроизводства муниципальных органов власти в условиях реформирования системы 71 государственного и муниципального управления Российской Федерации // Актуальные проблемы реформирования современного законодательства: сборник статей Международной научно-практической конференции. Уфа: АЭТЕРНА, 2018. С. 91–95. 29. Самсонова Т.Н. К вопросу о развитии нормативно-методического обеспечения ведения делопроизводства в системах государственного и муниципального управления // Алтайский вестник государственной и муниципальной службы. 2017. № 15. С. 43–46. 30. Туркина В.С. Деловое письмо организации, структурного подразделения и должностного лица: бланки и оформление // Секретарьреферент. 2018. № 9. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/9_2018/Delovoe_pismo_blanki/31. Туркина В.С. Три способа утвердить документ // Секретарь-референт. 2018. № 5. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/5_2018/tri_sposoba_utverdit_dok/32. Усманова И.В., Ермишина О.В. Документирование информационносправочной работы в архивном секторе районной администрации // Делопроизводство. 2012. № 3. С. 67–75. 33. Фионова Л.Р., Крокошева Н.В. Проблемы разработки административных регламентов и пути их решения // Делопроизводство. 2017. № 3. С. 46–53. 34. Фионова Л.Р., Угаркина О. Анализ постановки делопроизводства в администрации сельсовета // Делопроизводство. 2016. № 4. С. 88–99. 35. Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Постановка делопроизводства в администрации сельсовета // Делопроизводство. 2014. № 3. С. 39–44. 36. Чернова А.В. Делопроизводство в сфере государственного и муниципального управления Российской Федерации // Делопроизводство. 2016. № 3. С. 9–14. 37. Чуковенкова О.А. Отметка о приложении: как оформить? // Секретарь-референт. 2017. № 9. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/9_2017/otmetka_o_prilozhenii/38. Янковая В.Ф. ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов в вопросах и ответах // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 8. С. 12–26. 39. Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/3_2017/nov yj_GOST/40. Янковая В.Ф. Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 10. С. 22–36. 41. Янковая В.Ф. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в новой редакции: что изменилось? // Секретарьреферент. 2016. № 8. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/8_2016/pravila_deloproizvodstva/42. Янковая В.Ф., Винченко З.С. ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов // Секретарь-референт. 2017. № 5. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.profiz.ru/sr/5_2017/GOST_o_blankah/