Значение организации документооборота при формировании управления персоналом

Кроме того, эффективное хранение и обработка документов в кадровой службе способствуют ее юридической защите и минимизации рисков. Согласно требованиям законодательства, кадровые документы должны быть хранены определенный срок. Недостаточное внимание к этому аспекту может повлечь за собой юридические проблемы и штрафные санкции. Также хранение документов в ненадлежащих условиях может привести к их повреждению или утрате. Защита от потери или повреждения документов является значимой частью обязанностей кадровой службы и имеет большое значение для поддержания доверия со стороны сотрудников и управленческого состава.Кроме того, хранение документов в кадровой службе также играет важную роль в обеспечении конфиденциальности информации. Многие документы, такие как данные о зарплате, экземпляры трудовых договоров, медицинские справки и другие персональные данные, требуют особой осторожности при их обработке и хранении. Служба кадров должна гарантировать безопасность и ограниченный доступ к таким документам, чтобы предотвратить возможные утечки информации или неправомерное использование данных.Наконец, эффективное хранение и обработка документов в кадровой службе способствуют поддержанию порядка и дисциплины в работе. Слежение за соблюдением сроков предоставления документов, сохранностью печатных носителей, а также точным ведением учета помогает создать систему документооборота, которая упрощает работу сотрудников и минимизирует возможность ошибок.В заключение, эффективное хранение и обработка документов в кадровой службе имеют высокое значение для эффективности ее работы. Они обеспечивают быстрый доступ к информации, юридическую защиту, сохранность и конфиденциальность документов, а также поддерживают порядок и дисциплину в работе. Исключительная важность этих аспектов требует от кадровой службы постоянного внимания к организации и улучшению своих процессов хранения и обработки документов.2.3.Автоматизация кадрового делопроизводстваАвтоматизация кадрового делопроизводства - это внедрение информационных технологий для оптимизации и упрощения процессов управления персоналом в организации. Одним из ключевых направлений автоматизации является автоматизация кадрового делопроизводства. Это процесс, связанный с учетом и обработкой персональных данных сотрудников, подготовкой и хранением кадровых документов, контролем за соблюдением трудового законодательства и другими аспектами управления персоналом.Преимущества автоматизации кадрового делопроизводства:1. Экономия времени и ресурсов. Переход от ручной обработки кадровых документов к автоматизированной системе позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных задач. Автоматизация процессов связана с автоматическим заполнением форм и шаблонов, генерацией документов, систематизацией персональных данных и другими функциями. Это позволяет сотрудникам кадрового отдела сосредоточиться на более важных задачах, таких как обеспечение соответствия законодательства, развитие и эффективное использование персонала.2. Улучшение качества и надежности данных. Автоматизация кадрового делопроизводства позволяет автоматически проверять и обновлять базу данных с персональными данными сотрудников. Это исключает возможность ошибок, связанных с ручным внесением информации, а также позволяет оперативно реагировать на изменения в данных о сотрудниках, таких как смена фамилии, адреса и других персональных данных.3. Улучшение доступности и надежности хранения документов. Автоматизированная система кадрового делопроизводства позволяет с легкостью хранить и быстро найти необходимые документы о сотруднике. Для этого используется электронное хранилище, которое обеспечивает удобство и эффективность работы с документами. Кроме того, автоматизация кадрового делопроизводства способствует защите данных о персонале организации от несанкционированного доступа или потери.4. Упрощение процесса анализа и контроля. Автоматизированная система кадрового делопроизводства позволяет администрации организации получить актуальную информацию о персонале в режиме реального времени. Это облегчает процесс анализа и контроля кадрового состава, позволяет быстро выявлять и решать проблемы, связанные с персоналом. Также система позволяет генерировать отчеты и статистику, что полезно для принятия управленческих решений.5. Соблюдение требований законодательства. Автоматизация кадрового делопроизводства позволяет эффективно контролировать соблюдение трудового законодательства и других требований по учету и обработке персональных данных сотрудников. Автоматизированная система позволяет проводить проверки на наличие ошибок и несоответствий, формировать отчеты для налоговой и других контролирующих органов.Автоматизация кадрового делопроизводства в организации – это процесс внедрения информационных технологий для оптимизации работы с кадровыми документами, повышения эффективности работы HR-отдела и улучшения общей организации работы с персоналом. Внедрение автоматизации кадрового делопроизводства может иметь несколько этапов, каждый из которых имеет свои особенности и задачи.Первый этап – анализ и выбор системы автоматизации. На данном этапе необходимо провести анализ текущих процессов кадрового делопроизводства, выявить проблемные моменты, определить требования к будущей системе автоматизации и сравнить различные варианты программных продуктов на рынке. В результате анализа выбирается наиболее подходящая система, которая будет соответствовать потребностям компании.Второй этап – подготовка к внедрению системы. На этом этапе происходит подготовка к внедрению системы автоматизации кадрового делопроизводства. Подготовка включает в себя разработку плана внедрения, определение ролей и ответственности сотрудников HR-отдела, обучение персонала работе с новой системой. Важным аспектом подготовки является также адаптация программного продукта под требования и специфику организации.Третий этап – внедрение системы автоматизации. На этом этапе происходит прямое внедрение системы в работу HR-отдела. Сотрудникам предоставляются доступы к новой системе, они начинают использовать ее для ведения кадровой документации, управления данными о сотрудниках, учета рабочего времени и других кадровых процессов. Происходит переход от ручного ведения документов к электронному формату.Четвертый этап – анализ результатов и оптимизация работы системы. После внедрения системы необходимо провести анализ ее работы и оптимизировать процессы кадрового делопроизводства. На данном этапе выявляются преимущества использования системы, высчитываются показатели эффективности – время, затраченное на обработку документов, количество ошибок, улучшение своевременности проведения кадровых процедур и другие. В результате анализа могут быть внесены изменения в конфигурацию системы и проведены дополнительные обучения сотрудников.Пятый этап – масштабирование и развитие системы. После успешной реализации первых этапов внедрения автоматизации, возникает возможность масштабирования системы и ее развития. На этом этапе могут быть внедрены дополнительные модули и функциональности, устранены обнаруженные проблемы, улучшены показатели эффективности системы. Кроме того, может быть расширено использование системы на другие подразделения организации или введено в работу смежные системы и сервисы, такие как системы управления рабочим временем и системы обучения персонала.Автоматизация кадрового делопроизводства имеет огромный потенциал для развития и улучшения эффективности работы в сфере управления персоналом. На сегодняшний день уже существует множество инструментов и программ, которые позволяют автоматизировать и упростить различные аспекты кадрового делопроизводства. Однако, с развитием технологий и появлением новых инновационных решений, эти возможности будут только расти.Одной из перспектив развития автоматизации кадрового делопроизводства является использование искусственного интеллекта (ИИ). ИИ может применяться для автоматизации таких задач, как анализ резюме, поиск кандидатов, составление графиков работы и многое другое. С помощью ИИ можно значительно ускорить и упростить процесс подбора персонала, облегчить анализ данных и выявление талантливых сотрудников.Еще одной перспективой развития является использование облачных технологий. Облачные решения позволяют осуществлять удаленный доступ к базе данных сотрудников, хранить и обрабатывать большие объемы информации, а также обеспечивать ее безопасность. Благодаря облачным технологиям, сотрудники могут получить доступ к необходимой информации в любое время и из любого места, что значительно упрощает и оптимизирует процессы кадрового делопроизводства.Еще одной перспективой автоматизации кадрового делопроизводства является использование роботизированного процесса автоматизации (RPA). RPA позволяет автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи, такие как заполнение форм, отправка документов и другие. Роботизация позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах, а также сократить время, затрачиваемое на выполнение административных процессов.Еще одной перспективой развития автоматизации кадрового делопроизводства является использование блокчейн-технологии. Блокчейн может обеспечить безопасность и прозрачность данных, что особенно важно при обработке персональных данных сотрудников. Благодаря блокчейн-технологии можно защитить информацию от несанкционированного доступа и изменений, а также облегчить процессы проверки подлинности и достоверности документов.Важной перспективой автоматизации кадрового делопроизводства является создание единой цифровой платформы для работы с персоналом. Объединение различных систем и программ в одну цифровую платформу позволит сотрудникам управления персоналом получить доступ ко всей необходимой информации и инструментам для работы. Это снизит риски ошибок и повысит эффективность управления персоналом.Однако, несмотря на все перспективы развития автоматизации кадрового делопроизводства, важно учитывать некоторые ограничения и риски. Например, вопросы конфиденциальности и безопасности данных требуют особого внимания. Кроме того, необходимо учитывать человеческий фактор и сохранять баланс между автоматизацией и личным взаимодействием с сотрудниками.В целом, перспективы развития автоматизации кадрового делопроизводства обещают множество новых возможностей и преимуществ для управления персоналом. Использование технологий, таких как искусственный интеллект, облачные технологии, роботизация процессов и блокчейн, позволит улучшить эффективность работы, упростить процессы и повысить безопасность данных. Однако, важно учитывать ограничения и риски, а также сохранять баланс между автоматизацией и личным взаимодействием с сотрудниками.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ заключение можно сказать, что организация документооборота играет важную роль при формировании управления персоналом. Она позволяет сделать процесс управления более эффективным, удобным и прозрачным.Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить время на обработку, передачу и хранение документов, а также упростить доступ к ним. Это особенно актуально для управления персоналом, где необходимо оперативно получать и обрабатывать различные документы, связанные с кадровым учетом, приемом на работу, увольнением, оплатой и другими аспектами управления персоналом.В системе электронного документооборота можно создавать электронные формы документов, автоматизировать процессы их заполнения и подписания, а также устанавливать права доступа к ним. Это позволяет значительно упростить и ускорить передачу документов между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством.Кроме того, организация электронного документооборота способствует повышению прозрачности и контроля над процессами управления персоналом. Все документы хранятся в централизованной системе, что позволяет управленцам быстро получать необходимую информацию и контролировать ее выполнение. Также система документооборота может предоставлять различные аналитические отчеты и статистику, что позволяет руководству анализировать эффективность процессов управления персоналом и принимать соответствующие решения.Но необходимо отметить, что успешное внедрение и использование системы документооборота требует не только технических аспектов, но и внесения изменений в организационную культуру. Сотрудники должны быть готовы к новым способам работы с документами, а руководство - поддерживать и стимулировать использование системы. Только в таком случае организация документооборота сможет полноценно выполнять свои функции и принести преимущества для управления персоналом.В итоге, организация документооборота при формировании управления персоналом является важным инструментом, который позволяет сделать процессы управления более эффективными, прозрачными и удобными для всех участников. Это позволяет сэкономить время и ресурсы, улучшить качество работы и повысить уровень управления персоналом.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫАверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации/ А.Н. Аверин. - 3-е изд. - М. : Флинта: МПСИ, 2018. - 224 с.Аветисян К.А. Совершенствование процедур подбора персонала в организации // Проблемы экономики и менеджмента. 2020. №1 (1). С. 56-59.Авруцкая С.Г., Воробьёва Т.Ю. Современные методы приема персонала в России // Успехи в химии и химической технологии. 2019. №4 (153). С. 131-136.Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации; Синергия - Москва, 2018. - 656 c.Алехина О.Ф. Ключевые персонал-технологии: практический инструментарий / Оксана Алехина. - М.: LAP LambertAcademic Publishing, 2019. - 392 c.Барбарская М.Н. Сущность процесса управления персоналом организации на современном этапе // Основы ЭУП. 2020. №4 (16). С. 91-96.Баташева М.А., Баташева Э.А. К вопросу о методах подбора персонала // Вестник науки и образования. 2020. №12 (24). С. 40-44.Валдеева Е.М., Парфенова Н.И. Организация работы по подбору персонала // Human Progress. 2019. №4. С. 56-58.Валиуллина Н.Р. Технология подбора как основа эффективного управления персоналом // Вестник МГУКИ. 2019. №2. С. 133-135.Виниченко М.В., Строкова С.А. Некоторые подходы к оценке источников подбора персонала // Материалы Афанасьевских чтений. 2020. №2 (15). С. 90-93.Волкова М.В., Ладыгина Е.С. Наем и отбор сотрудников в организацию: особенности работы отдела по персоналу // Общество: политика, экономика, право. 2019. №3. С. 73-75.Гамаонов В.Г., Олисаев Э.Г. Формализация задачи подбора персонала с применением системного подхода // Вестник Брянского государственного технического университета. 2018. №3 (64). С. 101-106.Герман О.В., Штрикова Д.Б. Система подбора персонала на предприятии // Вестник науки и образования. 2019. №1-1 (55). С. 18-21.Денисов А.Ф., Латуха М.О. Применение интерактивных технологий в процессе подбора персонала // Вестник СПбГУ. Серия 12. Социология. 2019. №2-2. С. 21-26.Джуманов Т.М., Евсина Ю.А. Компетентностный подход в системе подбора персонала // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2021. №13. С. 88-93.Евсина Ю.А. Методы повышения эффективности подбора персонала // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2020. №13. С. 10-14.Желтышева И.В., Федченко И.В. Совершенствование системы подбора и отбора персонала // МНИЖ. 2019. №9-1 (40). С. 71-75.Зелинская М.В., Пронин Е.С. Системный подход при подборе персонала: Основные этапы и критерии // Научный журнал КубГАУ - Scientific Journal ofKubSAU. 2021. №108. С. 31-36.Катковская И.В. Организация аудита процесса подбора персонала // Вестн. Том. гос. ун-та. Экономика. 2019. №2 (34). С. 22-27.Клеткина Н.В. Актуальность и методы подбора персонала. Проблемы и пути их решения // Научный журнал. 2019. №1 (14). С. 5-12.Комарова Т.А., Комаров В.Ю. Подбор и отбор персонала в организации как инструмент реализации кадровой политики // Вестник сельского развития и социальной политики. 2019. №4 (20). С. 85-88.Коровина Т.Ю. Деятельность кадровых служб предприятия по подбору персонала // Вестник Казанского технологического университета. 2020. №20. С. 58-62.Кузнецова Л.М., Лагутина Е.Е. Использование современных технологий в системе подбора персонала // Human Progress. 2021. №8. С. 44-47.Кузяшев А. Н. Методы подбора персонала в организации: проблемы и пути их решения // Экономика и бизнес: теория и практика. 2019. №11-2. С. 19-21.Латыпова М.М. Поиск и отбор персонала в организацию на современном этапе // ГИАБ. 2019. №11. С. 12-17.Лукичева Л.И. Управление персоналом: Учебное пособие / Л.И. Лукичева; Под ред. Ю.П. Анискин. - М.: Омега-Л, 2018. - 263 c.Лукьянова Т.В. Управление персоналом: Теория и практика. Психофизиология профессиональной деятельности и безопасность труда персонала: Учебно-практическое пособие / Т.В. Лукьянова. - М.: Проспект, 2019. - 72 c.Лымарева О.А., Павлюк Е.А. Система подбора персонала // Символ науки. 2020. №1. С. 204-207.Маслов Е.В. Управление персоналом: технология и идеология // Организационная психология. 2019. №1. С. 5-9.Мезенцева Л.В., Мартыненко Н.К., Шемшурина С.А. Система подбора кадров // Вестник ВУиТ. 2021. №1. С. 81-85.Мелихов Ю.Е. Управление персоналом: портфель надежных технологий: Учебно-практическое пособие / Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев. - М.: Дашков и К, 2019. - 344 c.