Повышение эффективности процесса управления валютными операциями и документооборотом

В случае одновременного выполнения нескольких этапов и задержке в выполнении какой-либо из работ, в команде наблюдается простой в работе до момента, когда все работы по плану будут завершены. Данный принцип организации проекта приводит к увеличению длительности проекта, но сокращению периода внедрения, так как гарантируется отсутствие ошибок в модулях, по которым проводились проверки на ранних этапах;итерационной модели, в рамках которой проводится поэтапная разработка ИТ-решения, при этом отсутствуют простои рабочих мест, на которых выполнятся параллельные работы. В случае выявления ошибок проводится возврат на начало этапа и корректировка программного кода;спиральная модель предполагает разработку модулей программного решения и поэтапный их ввод в эксплуатацию еще на стадии создания системы. При этом при выявлении ошибок в функционале существует возможность их быстрого исправления. Недостатком данного варианта организации ИТ-проекта является длительный срок разработки, сложности в адаптации персонала к изменению технологии. В рамках данного проекта при планировании работ над созданием системы автоматизации учета валютных операций и системы документооборота выбрана спиральная модель жизненного цикла. Внедрение системы в деятельность компании предполагает необходимость разработки плана работ, связанных с созданием, технической реализацией и внедрением разработанной системы в деятельность компании [21]. В таблице 21 показан перечень этапов работ, сроков их исполнения и перечень задействованных сотрудников. Таблица – План-график внедрения программного продукта в технологию учета операций обмена валютыЭтапНачалоЗавершениеПеречень задействованных сотрудниковИзучение задач учета операций обмена валюты10.04.202411.04.2024Программист; Администратор приложенияОпределение потребностей сотрудников в программной реализации задач администрирования12.04.202415.04.2024Администратор приложения; ПрограммистОписание функционала проектируемого ПО 16.04.202416.04.2024Администратор приложения; ПрограммистОписание ИТ-инфраструктуры17.04.202421.04.2024Руководитель команды; Директор; ПрограммистОписание требований к безопасности, быстродействию22.04.202424.04.2024ПрограммистСоздание информационной системы 25.04.202404.05.2024ПрограммистОпытная эксплуатация 05.05.202411.05.2024Программист; Руководитель командыНастройка информационной базы12.05.202419.05.2024ПрограммистНастройка доступа к системе из пользовательских рабочих станций20.05.202426.05.2024Руководитель команды;Программист; АдминистраторЗаполнение организационных картотек27.05.202406.06.2024Руководитель команды;Программист; АдминистраторОбучение специалистов 27.05.202404.06.2024Программист; Администратор приложенияВыдача инструкций для сотрудников05.06.202406.06.2024ПрограммистЗапуск системы в работу07.06.202408.06.2024Руководитель командыВ таблице 22 проведен анализ факторов риска реализации проекта на каждой из стадий, определён порядок минимизации негативных факторов.Таблица 22 – Оценка влияния рисков реализации проекта автоматизации № этапаСтадия Описание рискаСпособы снижения негативного влияния 1Анализ предметной области Ошибки при проведении системного анализа, функций специалистов, структуры информационных потоков Включение в проект консультантов из профильных отделов, визирование документации по проекту2Определение задач автоматизации Ошибки при постановке задач автоматизации Включение в проект консультантов из профильных отделов, визирование документации по проекту3Разработка программного обеспечения Ошибки в создании пользовательских интерфейсов, печатных форм, определении ролей, конфликты с ИТ-инфраструктурой Тестирование работы приложения после сдачи каждого из модулей, консультации с ИТ-специалистами компании 4Установка приложенияОшибки при развертывании серверной части, баз данныхТестирование работы приложения после сдачи каждого из модулей, консультации с ИТ-специалистами компании 5Внедрение системыОтказ от участия в проекте ключевых специалистов Создание программной документации по каждому из этапов 3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектаТаким образом, планирование проекта по созданию информационной системы необходимо осуществлять с учетом вероятности реализации рисков, минимизировать их негативное влияние. В таблице 23 приведено описание ролей участников проекта и порядка их взаимодействия.Таблица – Система взаимодействия специалистов, задействованных в проекте автоматизацииДолжностьВыполняемые работыУровень полномочийФункцииИнтерес к ИТ-проекту РуководительКоординация работ по созданию системы Управление Утверждение планов, прием предложений, управленческие решения по реализации проекта Значительный РазработчикОпределение функциональных и нефункциональных требований, программная реализацияИсполнение технической частиНаписание программного кода, развертывание системы, техническая поддержка Значительный Специалист экономического отдела Финансирование проекта, расчет стоимости работ Управление выделением средствПроведение оплат, связанных с реализацией проекта ПосредственныйСотрудник, курирующий вопросы учета операций обмена валютыОпределение функциональных требований, анализ качества программной реализации Исполнение в части тестированияПроверка реализованных функций, предложения по функционалуЗначительный Администратор безопасности Определение требований к защищенностиЭкспертизаПроверка настроек системы защитыЗначительный Таким образом, в рамках составления плана развертывания программного решения необходимо учитывать вероятность реализации рисков, закладывать резервы времени, финансирования, назначать специалистов, выполняющих дублирующие функции [10].При реализации проекта необходимо учитывать риски, связанные с увеличением длительности работ по какому-либо из этапов, рисков ухода из проекта ключевых специалистов, писков, связанных с использованием оборудования, рисков потери данных, а также ошибок при реализации приложения, что предполагает необходимость включения в смету резервов финансирования, а в календарный план – резервов времени [12].Оценка показателей получаемого экономического эффекта предполагает расчёт объемов вложений в реализацию проекта автоматизации, которые сравниваются с получаемым эффектом, связанным со снижением стоимости выполнения технологических операций, связанных с автоматизацией бизнес-процессов в рамках данного проекта, проводится по формуле (1). (1)где – время выполнения операций учета операций обмена валюты по существующей технологии;Т - время выполнения операций учета операций обмена валюты по автоматизированной технологии.Показатель относительного сокращения затрат на выполнение операций в денежном выражении (KC) рассчитывается по формуле (2):(2)где Кс - Показатель относительного сокращения затрат на выполнение операций в денежном выражении, – сокращение затрат на выполнение операций (руб.), С – затраты на выполнение операций по существующей технологии (руб.).Показатель сокращения затрат на рабочем месте специалиста (YС) рассчитывается по формуле (3):(3)где Yс - показатель относительного сокращения затрат на выполнение операций в денежном выражении, – затраты на выполнение операций после внедрения системы (руб.), С0 – затраты на выполнение операций по существующей технологии (руб.).Расчет периода, в течение которого предполагается возврат вложенных в проект средств, проводится по формуле (4):(4)где КП – смета на создание ИТ-решения, – сокращение затрат на выполнение операций (руб.).Расчет показателей экономической эффективности проекта автоматизации учета операций обмена валютыпроводится с использованием методики, предполагающей сравнение трудозатрат, связанных с ведением операций по учету заявок на доступ в существующем и внедряемом варианте. Также проводится расчет стоимости реализации проекта автоматизации и вычисляется срок окупаемости вложений [24].Экономический эффект от внедрения системы выражается в стоимостном выражении сокращения стоимости выполнения технологических операций, связанных с учетом операций обмена валюты. В рамках расчета сметы на реализацию проекта был проведён расчет затрат, связанных с оплатой труда привлечённых специалистов, затрат на приобретение материалов и оплаты электроэнергии [11].Принятие решение о целесообразности внедрения иной системы проводится на основе сопоставления величины сметы проекта и получаемой экономической выгоды от внедрения системы. В таблице 24 показана оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистов. Таблица 24 - Оценка расходов на оплату труда привлечённых к реализации проекта специалистовДолжностьСтавка оплаты труда за 1 час., руб.Временные затраты, час.Общие затраты на оплату трудаПрограммист 9009081000Консультант (профильный отдел)3508028000Специалист по защите информации 2308018400Финансист50021000Общая величина затрат128400Таким образом, при планировании проекта автоматизации необходимо предусмотреть расходы на оплату труда в объеме 128,4 тыс. руб., с учетом страховых взносов: тыс.руб.Расчёт издержек, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится из формулы (5):(5)где – величина издержек, связанных с амортизацией компьютерного оборудования, руб.T – длительность процесса разработки системы;T0 – период полезного использования оборудования.S – стоимость оборудования, руб.Величина оплаты потребленной электроэнергии (формула 7): (7)где – сумма расходов по указанной статье, руб.;t – стоимость 1кВт*ч в руб.N – Потребляемая мощность используемого оборудования, кВт.Подставив значения в формулу (7), получаем: Для работы над проектом предполагается выделение бюджета в 5000 руб. на накладные расходы, связанные с приобретением необходимых расходных материалов.Суммарные затраты (Кп), связанные с реализацией проекта, рассчитываются по формуле (8): Кп = Z + + + (8)Кп = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.С учетом выделения резервов финансирования в 10% от бюджета проекта затраты составляют: Кп = 1,1*174932 = 192425руб.Расчет показателей сокращения трудоемкости бизнес-процессов приведен в таблице 25. Порядок расчетов включает: проведение хронометража операций документооборота по валютным операциям в настоящее время. Далее проводится оценка выполнения операций при внедрении разработанной системе, вычисляется экономия трудозатрат на одну операцию и далее проводится расчет сокращения рабочего времени в годовом выражении. Далее проводится расчет экономии в денежном выражении при известном окладе сотрудников в единицу времени.Таблица 25 - Расчет показателей сокращения трудоемкости бизнес-процессовТехнология Периодичность выполнения(раз в год)Длительность по существующей технологии, мин. Длительность по внедряемой технологии, мин.Снижение трудозатрат, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Экономия трудозатрат (руб.)Учет видов ценных бумаг10010288006667Ведение картотеки брокеров и клиентов601501149894074500Работа с заявками на продажи ценных бумаг10030129290024167Формирование отчета по налогам 10030129290024167Печать отчетности 10060159590049167Всего178668Таким образом, оценка полученного эффекта (∆С) составляет 178668 руб. в год. Далее проведен расчет эксплуатационных затрат, связанных с использованием системы (таблица 26).Таблица 26 - Расчет эксплуатационных затрат, связанных с использованием системыВид работВременные затраты в год, час.Часовая оплата труда, руб.Годовая величина оплаты труда, руб.ФОТ с учетом страховых взносов, руб.Резервное копирование БД20420840010936.8Работа с ТУД1542063008202.6Сервисное обслуживание БД304201260016405.2Установка обновлений20420840010936.8Итого46481.4Таким образом, величина годового экономического эффекта с учетом эксплуатационных затрат составляет: S = 178668 – 48481 = 130187 руб.Величина ежемесячного экономического эффекта составляет:Далее с помощью функции КПЕР проведено вычисление срока окупаемости проекта:Рисунок – Расчет периода окупаемости с учетом дисконтированияКак показано на рис.45, срок окупаемости составляет 18,9 мес.Таким образом, расчеты, связанные с оценкой экономического эффекта, показали, что внедрение разработанной системы обеспечивает оптимизацию работы компании за счет сокращения времени выполнения технологических операций с учетом дополнительной нагрузки на администраторов, обусловленной необходимостью обслуживания базы данных. Выводы по разделу 3Практическая часть работы содержит описание проекта разработки и развертывания системы автоматизации защиты информации в исследуемой организации. Далее проведено определение структуры входных и результатных информационных потоков, описана реляционная модель системы, эскизный проект программного решения. Показаны режимы работы по ведению картотек информационных ресурсов, картотеки пользователей. Далее описан функционал разработанной системы, приведены результаты его тестирования.По итогам проведённого тестирования системы было показано, что поставленные задачи реализованы, ошибки отсутствуют. Тестирование проведено на уровне функциональности системы в части работы с классификаторами, оперативными данными и формирования отчётности. Также проведено нагрузочное тестирование системы, предполагающее проверку работоспособности приложения при максимально возможной нагрузке в условиях ИТ-инфраструктуры компании. Разработан перечень мероприятий по созданию и развёртыванию системы в ИТ-инфраструктуре компании. Оценены сроки выполнения работ по каждому из этапов, определены задействованные сотрудники, рассчитаны затраты по оплате труда. Далее проведена оценка стоимости проектных решений, вычислены сроки окупаемости проекта автоматизации работы отдела валютных операций. ЗАКЛЮЧЕНИЕВ рамках выполнения ВКР было проведено изучение предметной области, связанной с ведением учета валютных операций в условиях компании, профиль деятельности которой связан с продажей оборудования и технических средств. Проведен анализ бизнес-процессов предприятия, определено место решаемой задачи по учету валютных операций в технологии работы организации. По итогам изучения технологи работы сотрудников отдела валютных операций было показано, что ведение документооборота предполагает необходимость учета различных факторов, включающих получение информации по запросам на обмен валют, работу с банками, формирование отчётности по совершенным операциям валютного обмена. В качестве метода совершенствования технологии работы компании предложено внедрение информационной системы, функционал которой предполагает автоматизацию работы с документами по работе с валютными активами, формирование аналитических данных по обмену валюты, затратам и комиссионным сборам.В рамках проектирования архитектуры информационной системы определены сценарии пользователей, соответствующие должностным обязанностям специалистов, разработана реляционная модель решаемой задачи.Программная реализация проекта проведена в среде "1С: Предприятие", созданы объекты конфигурации, позволяющие вести оперативный учет и документооборот по обменным операциям. Проверка реализованного функционала показала, что реализованные возможности системы соответствуют функциональным требованиям и специфике работы специалистов исследуемой компании.Разработан перечень мероприятий по созданию и развёртыванию системы в ИТ-инфраструктуре компании. Оценены сроки выполнения работ по каждому из этапов, определены задействованные сотрудники, рассчитаны затраты по оплате труда. Далее проведена оценка стоимости проектных решений, вычислены сроки окупаемости проекта автоматизации работы отдела валютных операций. Таким образом, внедрение разработанной системы в работу ООО «Х-Техника» является экономически целесообразным.Список использованных источниковКлименко И. С. Информационная безопасность и защита информации: модели и методы управления: монография / И. С. Клименко. - Москва: ИНФРА-М, 2020. – 178с.Щеглов, А. Ю. Защита информации: основы теории: учебник для вузов / А. Ю. Щеглов, К. А. Щеглов. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 309 с. Примакин А. И., Саратов Д. Н., Синещук Ю. И. Техническая защита информации: учебное пособие /Примакин А. И., Саратов Д. Н., Синещук Ю. И. - Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский университет МВД России, 2021. - 154 с.Клименко, И. С. Информационная безопасность и защита информации: модели и методы управления: монография / И. С. Клименко. - Москва: ИНФРА-М, 2020. – 178 с.Внуков А. А.  Защита информации: учебное пособие для вузов / А. А. Внуков. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 161 с. Нестеров С. А.  Базы данных: учебник и практикум / С. А. Нестеров. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 230 с. Щеглов, А. Ю.  Защита информации: основы теории : учебник для вузов / А. Ю. Щеглов, К. А. Щеглов. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 309 с. Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование: учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 477 с. Кузнецов В.В. Системный анализ: учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 270 с.Каменнова М. С. Моделирование бизнес-процессов. В 2 ч.: учебник и практикум для вузов / М. С. Каменнова, В. В. Крохин, И. В. Машков. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 282 с.Минаева Ю. В. Методы статистического и интеллектуального анализа данных : учебное пособие / Ю. В. Минаева. - Воронеж: Воронежский государственный технический университет, 2017. - 90 с.Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 513 сНестеров, С. А. Базы данных : учебник и практикум для вузов / С. А. Нестеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 258 с. Толстобров А. П.  Управление данными: учебное пособие для вузов / А. П. Толстобров. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 272 с. Галеев И. Х. Интеллектуальные обучающие системы (проектирование): учебное пособие / И. Х. Галеев. - Казань : Изд-во КНИТУ-КАИ, 2019. – 70 с.Советов, Б. Я. Базы данных: учебник для вузов / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 420 с.Заграновская А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 424 сРазумников С.В. Модели, алгоритмы и программное обеспечение поддержки принятия стратегических решений к переходу на облачные технологии: монография/ Разумников С.В. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2020. – 176 с. Романова Ю.Д. Информационные технологии в менеджменте (управлении): учебник и практикум для вузов/ Романова Ю.Д. 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 411 с. Сурушкин М. А. Анализ предметной области и проектирование информационных систем с примерами : учебное пособие. - Белгород: НИУ "БелГУ", 2019. - 155 с.Чистов Д.В. Проектирование информационных систем : учебник и практикум / Д. В. Чистов, П. П. Мельников, А. В. Золотарюк, Н. Б. Ничепорук. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 293 с. Серова Г. А Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / Г. А. Серова. - Москва: ИНФРА-М, 2019. – 239с. Системный анализ : учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 270 с.Стативко Р. У. Интеллектуальные системы и технологии: учебное пособие / Р. У. Стативко. - Белгород : Изд-во БГТУ, 2018. - 124 с.Стрекалова Н. Б. Современные технологии в профессиональной подготовке специалистов: учебное пособие/ Н.Б.Стрекалова. - Тольятти: Тольяттинская академия управления, 2018. - 128 с.