Понятие электронного документа и его значение в ИОУ

Внедрение таких систем способствует более рациональному использованию ресурсов компании и снижению накладных расходов.Немаловажным аспектом использования электронных документов является экология. Отказ от большого количества бумажных документов значительно уменьшает потребление бумаги, что, в свою очередь, снижает негативное воздействие на окружающую среду и способствует развитию экологически устойчивого бизнеса.Стремительное развитие технологий требует постоянного обновления и совершенствования методов управления информацией. В компании «Эталон» понимают важность внедрения современных IT-решений для поддержания лидирующих позиций на рынке строительства. Благодаря интеграции передовых систем электронного документооборота, «Эталон» не только повышает свою эффективность, но и закладывает фундамент для долгосрочного и устойчивого развития.В заключение, можно утверждать, что электронные документы играют ключевую роль в совершенствовании информационного обеспечения управления строительной компании «Эталон». Они способствуют повышению оперативности, безопасности и продуктивности работы, а также помогают сохранить естественные ресурсы планеты. Благодаря внедрению и развитию электронных систем, компания «Эталон» продолжает уверенно двигаться вперед, успешно справляясь с современными вызовами и оптимизируя свои бизнес-процессы.Электронный документ является современным и эффективным инструментом для совершенствования информационного обеспечения управления. В современном мире, где технологии развиваются стремительными темпами, электронные документы становятся неотъемлемой частью процессов управления в различных сферах деятельности.Одним из главных преимуществ электронных документов является их удобство и легкость использования. Благодаря широкому выбору программ и приложений, а также удобным интерфейсам, электронные документы могут быть созданы, редактированы и обмениваться мгновенно. Более того, их можно хранить в цифровом виде, что позволяет сэкономить место и облегчить организацию хранилища информации.Другим важным аспектом электронных документов является возможность автоматизации различных процессов. Благодаря использованию электронной подписи и систем учета и движения электронных документов, можно значительно ускорить передачу и обработку информации между разными участниками управления. Это позволяет снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и повысить эффективность работы.Кроме того, электронные документы обладают возможностью интеграции с другими информационными системами и базами данных. Это позволяет автоматически получать необходимые данные для составления документов, а также синхронизировать информацию между разными системами. Такая интеграция упрощает процессы управления и позволяет получать более полную и точную информацию.Наконец, электронные документы обладают высокой степенью безопасности и конфиденциальности. Благодаря возможности установки паролей, шифрования и ограничениям доступа, можно обеспечить защиту от несанкционированного доступа и утечки информации. Это особенно важно в сферах, где требуется хранение и обработка чувствительных данных, таких как финансовые или медицинские записи.В целом, электронный документ является мощным инструментом совершенствования информационного обеспечения управления. Он облегчает и ускоряет процессы работы с информацией, повышает эффективность управления и обеспечивает высокий уровень безопасности и конфиденциальности. Внедрение электронных документов в различных сферах деятельности является необходимым шагом в современном мире.Для целей выявления влияния факторов использования электронного документа в ИОУкак детерминанты эффективности управления, проведен анализ 50 российских компаний, внедривших ЭД в 2010-2024 годах. Факторная модель использования электронного документа в ИОУ представлена в таблице 1.Таблица 1 - Факторная модель использования электронного документа в ИОУНаименование фактора в модели регрессииПробитЭффективность планирования проекта с помощью ЭД в ИОУ1,7367 (1.16)Эффективность финансового обеспечения проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6949 (1.14)Эффективность управления проектом с помощью ЭД в ИОУ1.3516 (1.14)Эффективность управления бюджетом проекта с помощью ЭД в ИОУ1.3677 (1.16)Эффективность расходования ресурсов на реализацию проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6759 (1.14)Эффективность реагирования на риски проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6479 (1.14)Эффективность контроля расходов на этапах проекта с помощью ЭД в ИОУ1.390 (1.14)Эффективность управления доходами проекта с помощью ЭД в ИОУ1.360 (1.14)Эффективность управления инвестициями с помощью ЭД в ИОУ(1.177) (1.16)Эффективность исполнения финансовых обязательств по проекту с помощью ЭД в ИОУ(-31.14) (1.14)Для оптимизации данной модели был применен метод исключения переменных в целях повысить значимость составляющих регрессоров, а, следовательно, и объясняющую способность. (таб. 2)Таблица 2 - Результаты построения итоговой регрессии использования электронного документа в ИОУ компании «Эталон»Название переменной Коэффициент Стандартная ошибка Значимость Константа17,5 1.571 1.1000 *** Эффективность планирования проекта с помощью ЭД в ИОУ1.377 1.179 1.1000 *** Эффективность финансового обеспечения проекта с помощью ЭД в ИОУ1.641 1.173 1.1000 *** Эффективность управления проектом с помощью ЭД в ИОУ1.374 1.169 1.1000 *** Эффективность управления бюджетом проекта с помощью ЭД в ИОУ1.669 1.165 1.1000 *** Эффективность расходования ресурсов на реализацию проекта с помощью ЭД в ИОУ1.316 1.171 1.3004 Эффективность реагирования на риски проекта с помощью ЭД в ИОУ1.376 1.173 1.1004 Эффективность контроля расходов на этапах проекта с помощью ЭД в ИОУ1.353 1.177 1.1016 Эффективность управления доходами проекта с помощью ЭД в ИОУ1.471 1.175 1.1000 *** Эффективность управления инвестициями с помощью ЭД в ИОУ1.674 1.337 1.1000 *** Эффективность исполнения финансовых обязательств по проекту с помощью ЭД в ИОУ1.37 1.167 1.1000 *** Err1.609 Корреляция1.603 F-статистика 1.1000 Примечание: * – коэффициент значим на уровне значимости 10%; ** – коэффициент значим на уровне значимости 6%; *** – коэффициент значим на уровне значимости 1%. Основываясь на результатах анализа, был произведен анализ дисперсии. Первые 5 фактора имеют хорошую объясняющую способность, суммарно описывая 75% дисперсии, что подтверждает надежность выбора компонент. (таб. 3)Таблица 3 - Объясненная компонентами совокупная дисперсия использования электронного документа в ИОУкомпании «Эталон»Название переменной Собственные значенияВсего% дисперсииСуммарный % дисперсииКонстанта5,44547,11447,114Эффективность планирования проекта с помощью ЭД в ИОУ1,94716,40761,531Эффективность финансового обеспечения проекта с помощью ЭД в ИОУ1,67614,39775,71Эффективность управления проектом с помощью ЭД в ИОУ1,1377,47175,101Эффективность управления бюджетом проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6947,47191,573Эффективность расходования ресурсов на реализацию проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6946,77397,165Эффективность реагирования на риски проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6116,07673,357Эффективность контроля расходов на этапах проекта с помощью ЭД в ИОУ1.4174,59776,749Эффективность управления доходами проекта с помощью ЭД в ИОУ1.3471,77777,706Эффективность управления инвестициями с помощью ЭД в ИОУ1.3311,91579,453Эффективность исполнения финансовых обязательств по проекту с помощью ЭД в ИОУ1,1377,47175,101Корреляция1.6947,47191,573По итогу данного шага была применена многомерная методология, получена структура данных, проверенная в различных измерениях. Данный результат будет использован для дальнейшей работы с группами и получения весов отдельных составляющих. При выборе способа определения весов, необходимо, чтобы цели исследования были четко сформулированы, и выбранная модель была протестирована, в соответствии с этой целью. Стоит также отметить, что использование других методов извлечения основных компонентов может придать иные веса и, следовательно, иные баллы для компонент. (таб. 4)Таблица 4 - Матрица факторных нагрузок для повернутой матрицы компонентНазвание фактораКомпоненты1345Константа1.1051.6071.3161.37Эффективность планирования проекта с помощью ЭД в ИОУ1.471.5311.161.345Эффективность финансового обеспечения проекта с помощью ЭД в ИОУ1.3751.6791.3951.17Эффективность управления проектом с помощью ЭД в ИОУ1.3711.6671.1971.31Эффективность управления бюджетом проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6947,4711.4731.669 Эффективность расходования ресурсов на реализацию проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6946,7731.3651.316 Эффективность реагирования на риски проекта с помощью ЭД в ИОУ1.6116,0761.3571.376 Эффективность контроля расходов на этапах проекта с помощью ЭД в ИОУ1.4174,5971.6491.353 Эффективность управления доходами проекта с помощью ЭД в ИОУ1.3471,7771.6061.471 Эффективность управления инвестициями с помощью ЭД в ИОУ1.3311,9151.3531.674 Эффективность исполнения финансовых обязательств по проекту с помощью ЭД в ИОУ1.3771.1791.691.37 Err1.6391.3761.1591.337 Скорректированный коэффициент детерминации 1.6741.3771.3991.179F-статистика 1.6791.3591.4431.347Как показал анализ, Электронный документ является важным инструментом для совершенствования информационного обеспечения управления. Он предлагает ряд особенностей, которые способствуют эффективному взаимодействию и обработке документов. Во-первых, Электронный документ обеспечивает высокую скорость обмена информацией. Благодаря электронным каналам связи документы передаются мгновенно, что существенно ускоряет процессы принятия решений и выполнения задач. Это позволяет сократить временные затраты на согласование документов и повысить оперативность взаимодействия между сотрудниками.Во-вторых, Электронный документ обеспечивает высокий уровень надежности и безопасности информации. Благодаря защищенным протоколам передачи данных и шифрованию информации, риск потери или несанкционированного доступа к конфиденциальным документам минимален. Это особенно важно для компаний, где требуется обработка и хранение больших объемов чувствительной информации.В-третьих, Электронный документ обеспечивает удобство и легкость доступа к документам. Все необходимые файлы хранятся в цифровом формате и могут быть легко найдены и получены с использованием поисковых систем. Это сокращает время поиска и облегчает взаимодействие между сотрудниками и подразделениями компании.В-четвертых, Электронный документ позволяет сократить бумажные расходы и экологическую нагрузку. Благодаря использованию электронных форматов, компании могут существенно снизить расходы на бумагу, принтеры, чернила и другие материалы для печати. Это не только экономически выгодно, но и позволяет сократить негативное воздействие на окружающую среду.Вывод: Электронный документ является важным инструментом для совершенствования информационного обеспечения управления. Сочетая в себе быстроту передачи информации, надежность, легкость доступа и экологическую эффективность, он способствует улучшению процессов управления и повышению эффективности работы компании в целом.ЗАКЛЮЧЕНИЕЭлектронная документация играет важную роль в современном управлении. В условиях быстрого развития технологий, она позволяет упорядочить и оптимизировать бизнес-процессы. Одним из главных преимуществ электронных документов является экономия времени и ресурсов. Вместо многоэтапного процесса обработки бумажных документов, электронные документы позволяют передавать, обрабатывать и хранить информацию быстрее и без ошибок. Благодаря централизованному доступу, сотрудники могут эффективно коммуницировать и работать вместе. Также, электронная документация способствует безопасности и сохранности информации. Однако, внедрение электронной документации требует изменений в корпоративной культуре и подходах к управлению информацией. В целом, электронная документация является неотъемлемой частью управления, облегчая обработку, передачу и хранение информации, а также повышая эффективность и безопасность процессов.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫАбдрахманов, А. Л. Криптовалюта как альтернативная денежная система / А. Л. Абдрахманов // ВЭПС. – 2022. – №3. – С.67-71.Буторин, В. Е. Автоматизированные банковские системы оценки рисков при заключении потребительского кредитного договора: правовой аспект / В. Е. Буторин // Вестник БГУ. – 2023. – №2. – С.228-230.Волосович, С. В. Доминанты технологических инноваций в финансовой сфере / С. В. Волосович // Экономический вестник университета. Сборник научных трудов ученых и аспирантов. – 2022. – №33-1. – С.15-22.Гончаренко, Т. В. Развитие российской банковской системы в условиях транспарентности экономических процессов / Т. В. Гончаренко // Научные ведомости Белгородского государственного университета. Серия: Экономика. Информатика. – 2022. – №8-1 (179) – С. 31-35.Журавлева, Н. В. Операции swift на рынке банковских услуг / Н. В. Журавлева // Сервис +. – 2022. – №1. – С. 100-107.Журило,П.И.Криптознакииихбудущеевроссийскойфедерации/П.И.Журило // Вестник экономической безопасности. – 2023. – №3. – С. 198-200.Круглов, А. К. Комплексная автоматизация на предприятии / А. К. Круглов // Известия ВолгГТУ. – 2022. – №4. – С.83-86.Кукарина Ю. М. Документирование деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2022. – № 2. – С. 36. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?39 (дата обращения: 24.05.2024). Куклина А.А Опыт внедрения электронного документа уральского федерального университета [Электронный ресурс] // Выпускная квалификационная работа на соискание степени магистра - Электрон. дан. [М.], 2014. URL: http://elar.urfu.ru/bitstream/10995/35746/1/m_th_a.a.kuklina_2014.pdf (дата обращения: 24.05.2024). Ларин М.В. Управление документацией в организациях [Электронный ресурс] // Бесплатная электронная библиотека. Электрон. дан. – 2023. – С. – 288. – URL: http://kniga.seluk.ru/k-istoriya/748387-1-mv-larinupravlenie-dokumentaciey-organizaciyah-moskva-2023-bbk-650502-larinupravlenie-dokumentaciey-organsha.php (дата обращения: 24.05.2024.). Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – Электрон. версия печат. публ – URL: http://www.directum.ru/425841.aspx (дата обращения: 23.05.2024). Ларин М.В. Электронные документы в управлении [Электронный ресурс] / Ларин М. В. Рысков О. И. // Научно-методическое пособие. – 2022. 59 – С. 207. – Электрон.версия печат. публ. – Доступ из науч. электрон.б-ки " eLABRARY.RU". Мансурова Н. А. Стратегии внедрения систем электронного документа в организациях. [Электронный ресурс] / Н. А. Мансурова, М. С. Пылина // Научная электронная библиотека «Киберленинка». – Электрон. дан. – [Б.м.,б.г.]. – URL: https://cyberleninka.ru/article/v/strategiivnedreniya-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-v-organizatsiyah (дата обращения: 24.05.2024). Логвинская, Н. М. Экономическое содержание и особенности составления учетнойполитикикоммерческогобанка/Н.М.Логвинская//ВестникОрелГАУ. – 2023 – №3. – С. 116-120.Мазур, Л. В. Трансформация банковских услуг как фактор адаптации к меняющимся условиям / Л. В. Мазур // Синергия. – 2023. – №3. – С.63-71.Платко А. Ю. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документа [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2022. – № 1. – С. 34-38. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.top-personal.ru/officework.html?38 (дата обращения: 24.05.2024.). . Плюсы и минусы электронного оборота документов [Электронный ресурс] // Эксперт Online. – Электрон. дан. – [М.], 1995-2022. – URL: http://expert.ru/2023/06/24/plyusyi-i-minusyi-elektronnogo-oborotadokumentov/ (дата обращения: 24.05.2024.). Путькина Л. В., Якименко В. Н. Об опыте внедрения системы электронного документа на примере «Усинскгеонефть») [Электронный ресурс] // науч.эл.б-ки «ELIBRARY». Электрон. дан. – [М.], 2000-2022. – URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24984551 (дата обращения: 24.05.2024.). Серова Г. А. Информационные системы в области юридической деятельности [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2022. - №1. – С. – 28-33. Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?38 (дата обращения: 24.05.2024.). Системы электронного документа [Электронный ресурс] // Бизнес-информатика. – Электрон. дан. – [Б.м., б.г.] - URL: https://it.rfei.ru/course/~7Zc9 (дата обращения: 24.05.2024.). Системы электронного документа и эффективность бизнес-процессов [Электронный ресурс] // Комсомольская правда. – Электрон. дан. – [10.09.2023]. – URL: https://www.kp.ru/guide/sistemydokumentooborota.html (дата обращения: 24.05.2024).