Практика аутсорсинга в деятельности современных организаций

3. Нагружать сотрудников так, чтобы работы хватало на полный рабочий день, либо оплачивать их труд по результатам. Этот момент, к сожалению, не прояснен в текущем законодательстве РФ, однако в Трудовом Кодексе есть положения о работе на дому или о гибком графике. В соответствии с ними и разрабатывается система учета рабочего времени для сотрудников виртуального офиса организации. Этим обычно занимается служба по персоналу.

3.2. Возможности аутсорсинга в консалтинговой компании «Эксперт»
Шаг 1. Обеспечить офис техникой: для работы всем сотрудникам, начиная с руководителей, понадобится оборудование, подходящее для выполнения текущих задач.
Например, у всех работников должны быть компьютеры (ноутбуки), достаточно мощные, чтобы справляться с обработкой данных и программами. Кроме того, виртуальный офис не будет функционировать без: телефонов (мобильных или стационарных); возможности использовать ксерокс и факс; корпоративной электронной почты для деловой переписки.
Шаг 2. Разработать сайт компании. Веб-сайт – это электронная торговая площадка, а также наиболее удобный источник информации о компании для любого клиента. Привлечение партнеров через интернет – одно из необходимых условий повышения продаж в современных реалиях.
Шаг 3. Запустить онлайн офис. Когда все оборудование закуплено, а сайт начал работать, приходит время убедиться, что вся документация компании, которая работает по технологии виртуального офиса, в порядке. К документам, которые требуют особой проверки, относятся лицензия на ведение бизнеса, налоговая идентификация, прохождение осмотров в соответствии с типом бизнеса. Только после этого можно считать, что виртуальный офис готов к запуску, и приступать к работе.
4. Система, позволяющая не платить ничего за переход на онлайн-режим работы, включает следующие приложения:
Skype — конференции сотрудникам, история переписки хранится полгода;
Google Drive — ведение баз данных онлайн, составление презентаций;
Dropbox — синхронизация всех документов по конкретным проектам;
Teambox — организация и контроль за работой, отслеживание сроков;
Assembla Git/Svn — приватный хостинг системы контроля версий;
PHP хостинг — интеграция всего вышеперечисленного.
В такой системе все сотрудники виртуального офиса вовлечены в работу: они оставляют сообщения, загружают файлы, выполняют задания и остаются в курсе прогресса коллег. Деятельность в таком случае начинается с долгой и не всегда удобной процедуры регистрации всех сотрудников в каждом из перечисленных ресурсов и проставления уровня доступа и прав.
Шаг 1. Начать создание виртуального офиса лучше со Skype: все сотрудники собираются в общий чат, из которого можно руководить регистрацией в других программах.
Шаг 2. Руководитель создает общую коллекцию на Гугл Диске (Google Drive), приглашает в нее всех коллег по команде и дает им доступы к папкам.
Шаг 3. В Dropbox также создается общая папка, файлы из которой переходят на диск с уведомлениями при изменении.
Шаг 4. В Teambox создается аккаунт компании или проекта, в который приглашаются задействованные лица.
Шаг 5. Чтобы контролировать версии, подходит Assembla: здесь тоже необходимо зарегистрироваться и пригласить коллег.
Шаг 6. На сайт-визитку на Wordpress можно через iFrame встроить все сервисы виртуального офиса. Эта визитка превращается в координационную точку по проекту.
Приведенная стратегия – лишь один из вариантов оформления офиса.
Есть много способов бесплатно организовать работу маленькой команды над локальным проектом так, чтобы всем было комфортно.
Арендовать виртуальный офис может компания, которая только что вышла на рынок, находится на начальном этапе своего развития и вынуждена экономить на всем.
С помощью такого метода ведения бизнес-процессов она может функционировать весьма успешно, а ее руководство получит представление о том, как организовать будущий физический офис компании.
Основные адресаты этой услуги – малые фирмы, а также представительства больших компаний в новой для себя локации, которые расширяют клиентскую базу, но не хотят инвестировать в это слишком много.
Услуга заключается в следующем: арендодатель предоставляет компании-арендатору своего секретаря, который принимает телефонные звонки, электронную почту, входящую корреспонденцию и факсы от имени этой организации и поступает с данными обратившихся по усмотрению арендатора (сообщает о них, записывает номера телефонов, выясняет информацию и перераспределяет запросы на сотрудников и так далее).
Компания, заказавшая виртуальный офис, получает:
- почтовый адрес и почтовый ящик;
- сотрудника, который будет принимать и обрабатывать входящие письма и обращения, предоставлять информацию о компании, архивировать данные, которые поступают на ее адрес;
- корпоративный e-mail для бизнес-переписки; городской номер телефона;
- возможность принимать факсы.
Если речь заходит об организации удаленной работы, то ее сотрудники – это главная зона риска [4, с. 159].

3.3. Перспективы аутсорсинга в консалтинговой компании «Эксперт»
«Обезжиривание» - проблемы и их решение: основная проблема как аутсорсинга, так и виртуального офиса имеет психологический характер.
Ее создают разные факторы: недоверие клиентов к «бездомной» компании. Опасения кандидатов на вакансии, что работа из дома – это не серьезное дело, а профанация.
Всеобщая убежденность в том, что нельзя ничего заработать, сидя дома. Помимо психологического настроя, в виртуальной работе есть и другие проблемные моменты.
1. Низкое качество работы: в качестве примера можно привести работу аналитика рынка, который сопровождает маркетинговое исследование. Он изучает бизнес-площадки, ищет нужную для исследования информацию. Если аналитик не обнаруживает необходимых данных, то их недостаток финансируется за счет компании-клиента.
Ее ресурсы тратятся на составление статистик, проведение опросов и другие мероприятия. Соответственно, если аналитик не вложился в первоначальный поиск, то клиент потратит лишние деньги и время на получение данных, которые мог получить быстро и бесплатно.
2. Пренебрежение сроками: если работа не сдана вовремя, то ее результаты могут устареть, оказаться неактуальными или просто стать не нужны клиенту.
Случается в работе виртуальных офисов и такая ситуация, как «глухарь» – молчаливый отказ работника от завершения задачи и уход от контакта. Эта ситуация очень неприятна для клиента и для коллег «глухаря», потому что заставить его довести работу до конца может быть очень затруднительно.
3. Мошенничество и недопонимание: вариантов мошенничества у удаленных работников и фрилансеров довольно много. Они могут продавать одну и ту же информацию нескольким заказчикам, влиять на сроки выполнения задачи.
Кроме того, работающие виртуально сотрудники могут совершать ошибки из-за непонимания технического задания, отказываясь при этом принимать критику и комментарии заказчика. В удаленной работе сложно проверить квалификацию персонала до того, как задача выполнена. Поэтому и вопросы с гонораром становятся очень сложными.
4. Конфликты и обиды:
Все перечисленное выше приводит к тому, что редкий руководитель виртуального офиса поставит мало знакомого ему работника на ответственное задание с жестким дедлайном. Грамотные управленцы дают новым сотрудникам время осмотреться и попробовать свои силы на более рутинных задачах, тогда как директор будет присматриваться к ним самим.
Именно в этот период адаптации устанавливается адекватная форма контроля за работой сотрудника. Если он не принимает контролирующей и дисциплинирующей роли руководителя, отказывается от сотрудничества, получая возмущенные сообщения и звонки, то вряд ли он приживется в команде.
Все эти проблемы вполне решаемы.
Руководитель компании может:
1. Установить предельное количество работников на удаленной основе.
2. Нанимать в виртуальный офис только проверенных фрилансеров, подбирая их даже тщательней, чем сотрудников физического офиса.
3. Не надеяться, что фрилансер сам научится всему, что потребуется от него в процессе работы. Обучать можно офисных работников, а удаленных сотрудников лучше нанимать уже с опытом.
4. У руководителя должен быть плотный контакт с фрилансерами, чтобы они не чувствовали себя «брошенными». Управляющий обязан отвечать на письма быстро и без задержки, быть в курсе прогресса каждого сотрудника.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель исследования достигнута - рассмотрели актуальность «обезжиривания» современной, отечественной, коммерческой компании по практике введения аутсорсинга в деятельность этой организации. Цель была достигнута за счёт решения задач, которые структурировали наше исследование в следующей последовательности:
- обозначили тенденции аутсорсинга современных организаций;
- определили проблемы аутсорсинга в современных организациях;
- выявили перспективы аутсорсинга в деятельности организаций;
- представили алгоритм создания виртуального офиса;
- показали вектора обеспечения коммуникаций и мотивации персонала;
- проанализировали результаты аутсорсинга работ компании «Эксперт»;
- сформулировали предложения аутсорсингу консалтинговой компании;
- раскрыли проблемы аутсорсинга работ консалтинговой компании;
- показали возможности аутсорсинга в консалтинговой компании;
- констатировали перспективы аутсорсинга консалтинговой компании.
Сделаем выводы: новой, отвечающей вызовам рынка 2024 года, организационной архитектуре нужна новая система инновационных цифровых финансовых технологий и если холакратия основана на регламентах и принципах взаимного доверия, одинаковой ответственности всех сотрудников за результат, горизонтальной системе менеджмента и единых ценностях, которые разделяют все участники компании, то финансовая система более дисциплинировано подходит к каждой транзакции, на помощь чему приходит блокчейн. Активно нарастает тенденция объединения ролей, обязанностей, функционала и центров ответственности: продакт-менеджера, маркетолога, специалиста по продажам и монетизации. Цель такого объединения: оптимизации ресурсов и повышения успеха продукта. Все лишнее – на аутсорсинг и не потому что оно не нужное, а потому что лишний «багаж» пусть несёт партнёр, так легче идти к цели.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

Алексеев, А.А. Инновационный менеджмент: учебник и практикум для вузов / А.А. Алексеев. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва: Издательство Юрайт, 2021. – 259 с.
Аутсорсинг бухгалтерского учета как фактор развития организации. Сердюков К.Ю. Научный аспект. 2024. Т. 10. № 1. С. 1218-1223.
Аутсорсинг персонала строительной компании и особенности дистанционной работы. Осипов И.А. Научный аспект. 2024. Т. 9. № 1. С. 1070-1073.
Василевская, И. В. Инновационный менеджмент: учебное пособие / И. В. Василевская. – 3-e изд. — Москва: РИОР, 2019. — 129 с.
Воропаев, С.Н. Менеджмент: учебное пособие / С.Н. Воропаев, В.Д. Ермохин; Международная ассоциация «Агрообразование». – Москва: Колос, 2020. – 246 с.
Гибсон Дж., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 2020. – 415 с.
Грибов, В. Д. Инновационный менеджмент: учебное пособие / В. Д. Грибов, Л. П. Никитина. – Москва: ИНФРА-М, 2019. — 311 с.
Губарев А. В. Информационное обеспечение системы менеджмента качества. - Москва: Горячая линия - Телеком, 2017. - 132 с.
Задачи и функции стратегического менеджмента в современных условиях. Никифоров С.Д., Романович В.К. Экономика и бизнес: теория и практика. 2024. № 1-2 (107). С. 96-99.
Инновационные тренды в международном бизнесе и устойчивом менеджменте. Материалы III Международной научно-практической конференции / Ростов-на-Дону, 2024.
Инновационные финансовые технологии. Оборин М.С. Научный вестник: финансы, банки, инвестиции. 2022. № 1 (58). С. 27-35.
Интернет в деятельности по связям с общественностью в организации: понятие, используемые технологии, проблемы. Ашихмина Софья Олеговна, Шадрина Любовь Юрьевна. Студенческий вестник. 2024. № 3-5 (289). С. 25-26.
Использование искусственного интеллекта в сфере финансовых технологий. Шушанян Н.С., Туний Е.А. В сборнике: Цифровая экономика: проблемы и перспективы развития. Сборник научных статей 5-й Всероссийской научно-практической конференции. Курск, 2023. С. 487-489.
Исследование ключевых элементов концепции проектного управления 5.0. Геокчакян А.Г. В сборнике: Менеджмент новой реальности: концепция 5.0. Материалы XXI Международной научно-практической конференции. Орел, 2024. С. 75-80.
Исследование отношения к реализации основных функций менеджмента на практике: взгляд изнутри. Надточий Ю.Б. РИСК: Ресурсы, Информация, Снабжение, Конкуренция. 2024. № 1. С. 158-166.
Литвак Б. Г. Практические занятия по менеджменту: Мастер-класс: учеб. Пособие / Б. Г. Литвак. – М.: Дело, 2018. – 180 с.
Ляндау Ю.В. Чигров А.С. Модели архитектуры систем управления. Экономика и предпринимательство часть 2, 2018. – 360 с.
Мурашова, А. П. Инновационный подход в управлении предприятием / А. П. Мурашова // Трибуна ученого. – 2020. – № 11. – С. 567-577.
Особенности применения аутсорсинга в современном бизнесе. Яроменко Н.Н., Литун В.Е. Тенденции развития науки и образования. 2024. № 105-5. С. 178-181.
Остервальдер А., Пинье И. Построение бизнес-моделей: Настольная книга стратега и новатора / пер. с англ. М.: Альпина Паблишер, 2019. – 288 с.
Погодина, Т. В. Инновационный менеджмент: учебник / Т.В. Погодина, Т.Г. Попадюк, Н.Л. Удальцова. – Москва: ИНФРА-М, 2019. – 343 с.

Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов / [Е.И. Всяких и др.] - Москва: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2019. – 320 c.
Преимущества применения аутсорсинга в учетно-аналитических процессах предприятия. Юшина А.В. Вестник науки. 2024. Т. 3. № 3 (72). С. 156-160.
Развитие банковских технологий и финтеха (финансовых технологий). Белова О.С., Шулимова М.А. В сборнике: Региональные экономические системы: современное состояние, угрозы и тенденции развития. Материалы Международной научной конференции. Астрахань, 2023. С. 13-14.
Развитие финансовых технологий в российской федерации. Зарубин С.Л. Modern Economy Success. 2023. № 4. С. 151-157.
Разработка PR-кампании для коммерческой организации. Делкова В.А. В сборнике: Молодежь и наука XXI века: актуальные теоретические исследования. сборник статей Международной научно-практической конференции. Пенза, 2024. С. 69-71.
Роль аутсорсинга в инновационном развитии региона. Юренков Д.В. Социальные и экономические системы. 2024. № 1 (51). С. 127-139.
Роль современных информационных систем и технологий в финансовом менеджменте предприятий. Ямбаев Р.М. Приднепровский научный вестник. 2023. Т. 2. № 4. С. 8-10.
Славнецкова, Л. В. Основы инновационного менеджмента: Учебное пособие / Л. В. Славнецкова. – Саратов: амирит, 2020. – 161 с.
Современные тенденции и тренды управления компанией в условиях новой реальности. Никитин С.А., Феськова А.Н. В сборнике: Менеджмент новой реальности: концепция 5.0. Материалы XXI Международной научно-практической конференции. Орел, 2024. С. 301-307.
Специфические особенности развития финансовых технологий в России. Акимов О.М. Банковское дело. 2022. № 6. С. 73-77.
Технологическое будущее бизнеса: интеграция современных инструментов менеджмента в восточной Европе. Клименок Д.Ю. В сборнике: Развитие финансового рынка и предпринимательских структур в современных условиях. Материалы Всероссийской научно-практической конференции. Курск, 2024. С. 581-585.
Финансовые технологии: тенденции развития. Савинский А.М. Экономика и предпринимательство. 2022. № 6 (143). С. 1253-1256.
Цифровая финансовая грамотность в условиях трансформации финансовых технологий. Вардомацкая Л.П., Кузнецова В.П. Гуманитарные и социально-экономические науки. 2021. № 4 (119). С. 92-97.
Цифровые экосистемы как инструмент управления потребительским поведением. Богданова О.С., Голова А.Г. Наука и искусство управления / Вестник Института экономики, управления и права Российского государственного гуманитарного университета. 2021. № 2. С. 19-33.
Чернышев М.А. Стратегический менеджмент. Основы стратегического управления / М.А. Чернышев и др.- Ростов н/Д: Феникс, 2019. -506 с.
Черняков, М. К. Управление инновационной деятельностью / М. К. Черняков, К. Ч. Акберов, Е. Н. Сарычева; под редакцией М.К. Чернякова. – Курск: Закрытое акционерное общество «Универ, 2020. – 104 с.
Эволюция системного менеджмента. Цветков Д.В. В сборнике: Экономика и менеджмент: современные вызовы, тенденции и перспективы. Сборник статей. Москва, 2024. С. 23-28.











2

2