Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Число человеко-часов 8
Руководитель аудиторской группы Ястребов А.В.
Состав аудиторской группы Маслова И.Н., Овечкина В.В.
Планируемый аудиторский риск 0.098
Планируемый уровень существенности 49’400
№
п/п Планируемые
виды работ Период проведения Исполнитель 1 Проверка наличия оснований для выдачи сумм под отчет В течение отчетного периода Маслова И.Н. 2 Проверка правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами В течение отчетного периода Маслова И.Н. 3 Проверка правильности оценки в учете и отчетности расчетов с подотчетными лицами В течение отчетного периода Овечкина В.В. 4 Проверка правильности оценки в учете ТМЦ и услуг, приобретенных подотчетными лицами В течение отчетного периода Овечкина В.В. 5
Проверка правильности оценки в учете и отчетности командировочных расходов В течение отчетного периода Овечкина В.В. 6 Проверка соответствия произведенных расчетов с подотчетными лицами отчетному периоду В течение отчетного периода Маслова И.Н.
Программа аудита представляет собой развитие плана проверки, детальный перечень аудиторской проверки, необходимый для практической реализации плана проверки (Таблица 6).
Таблица 6
Программа проверки учета расчетов с подотчетными лицами
в ЗАО «Гидроинжстрой»
Проверяемая организация ЗАО «Гидроинжстрой»
Период проверки с 1 января по 30 сентября 2009 г.
Число человеко-часов 8
Руководитель аудиторской группы Ястребов А.В.
Состав аудиторской группы Маслова И.Н., Овечкина В.В.
Планируемый аудиторский риск 0.098
Планируемый уровень существенности 49’400
№ п/п Перечень аудиторских (процедур) Период проведения Рабочие документы аудитора Исполнитель 1 Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия 12.10.2009 Приказ Маслова И.Н. 2 Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам 12.10.2009 Журнал-ордер Маслова И.Н. 3 Проверка полноты и правильности заполнения авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов по хозяйственным расходам 12.10.2009 Авансовые отчеты, товарные чеки, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам Овечкина В.В. 4 Проверка соблюдения сроков предоставления авансовых отчетов и их оформление 12.10.2009 Приказ, расходные кассовые ордера, авансовые отчеты Маслова И.Н. 5 Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам 13.10.2009 Приказы, служебные задания, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам об оплате услуг гостиницы Овечкина В.В. 6 Проверка наличия приказов о направлении работников в командировку 13.10.2009 Приказы Овечкина В.В. 7 Проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке 13.10.2009 Командировочные удостоверения Овечкина В.В. 8 Проверка правильности возмещения командировочных расходов 13.10.2009 Овечкина В.В. 9 Проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм 13.10.2009 Овечкина В.В. 10 Проверка расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, контроль лимита 14.10.2009 Кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам Овечкина В.В. 11 Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами 15.10.2009 Журнал-ордер, главная книга Маслова И.Н. 12 Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале –ордере № 7 15.10.2009 Авансовые отчеты, журнал-ордер Маслова И.Н. Письменная информация (отчет) о проведении аудиторской проверки
в ЗАО «Гидроинжстрой»
В результате проведения проверки расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гидроинжстрой» были выявлены незначительные нарушения действующего за проверяемый период законодательства:
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:
- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
2. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.
3. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
- некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.
Но аудиторской компанией было принято решение о выдаче положительного отчета.
Аудиторская проверка была проведена за отчетный период с 1 января по 30 сентября 2009 года. Проверка проводилась в соответствии с Федеральным Законом от 07 августа 2001 года № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности».
Документы для проверки, подготовлены исполнительным органом ЗАО «Гидроинжстрой» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ (ред. 03.11.2006) и «Порядком ведения кассовых операций»
Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Гидроинжстрой» соответствует действующему законодательству и не содержит существенных искажений. Аудит включал проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами. Проведенный аудит дает достаточное основание для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

2.4 Совершенствование учета, анализа и аудита в ЗАО "Гидроинжстрой"

Несмотря на то, что приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет стало привычным, не исключены ошибки при расчетах с подотчетными лицами. Перечислим основные из них, с целью недопущения их в производственной деятельности:
-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
-выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
-несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
-отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
-отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
-отсутствие отчетов о выполнении командировочного задания;
-нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;
-некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
-неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
-несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале — ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах;
-отсутствие аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
-отражение в отчетной документации свернутого сальдо расчетов.
Итак, необходимо внимательно следить за ведением учета при расчетах с подотчетными лицами и не допускать нарушений, которые могут привести к искажению отчетности и налоговым санкциям.
Проанализировав ведение учета с подотчетными лицами в исследуемой автором организации, можно сделать некоторые предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами
Основным направлением совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами автор видит неукоснительное следование нормативным и законодательным актам во избежание налоговых правонарушений, которые могут привести к значительным штрафным санкциям.
Так, важным документом можно считать принятое 13.10.2008 Правительством РФ Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.
Автор считает необходимым отметить основные нововведения, связанные с этим документом:
- Положение регламентирует особенности направления работников, как во внутренние, так и в зарубежные командировки;
- в командировки направляются только работники, состоящие в штате организации;
-срок командировки определяет руководитель организации;
-оформление командировочного удостоверения является обязательным;
- требование об обязательном оформлении командировочного удостоверения распространяется как на длительные, так и на однодневные командировки;
-направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы;
- отсутствие служебного задания позволит налоговому органу счесть произведенные расходы неподтвержденными и исключить их из налоговой базы по налогу на прибыль;
- расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования (к которому относится и такси согласно ст. 789 Гражданского кодекса РФ).
С целью совершенствования учета необходимо следить за изменениями законодательства и своевременно применять их в бухгалтерском учете.

Заключение

В данной курсовой работе была поставлена цель – показать процесс бухгалтерского учёта расчёта с подотчётными лицами.
Уделено внимание вопросам учета и налогообложения командировочных расходов, сделан акцент на последних нормативных актах. В работе перечислены бухгалтерские проводки, приведены цифровые примеры, отраженные в учете ЗАО « Гидроинжстрой». Данная работа может послужить пособием в свете принятого в конце прошлого 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки по отражению и учету соответствующих операций по расчету с подотчетными лицами.
В работе представлены образцы оформления и учета первичных документов.
В пределах одной работы очень сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с вышеуказанными расчетами, но представление о расчете с подотчетными лицами было дано в полной мере.
Основные ошибки, имеющиеся на предприятиях при ведении расчетов с подотчетными лицами, связаны с нарушением норм оформления первичных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; либо отсутствием необходимых первичных документов, подтверждающих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к ошибкам в определении базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.
Список использованной литературы
Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2007.-416 с.
Налоговый кодекс Российской федерации. Части первая и вторая. - М.: ПРИОР, 2008. - 192 с.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ - МОСКВА-2007г
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью от 11.07.98 N 96-ФЗ// Собрание законодательства РФ, 01.01.1998, № 1, ст. 2.
Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 23.07.1998 г. в ред. от 03.11.2006 г. // «Собрание законодательства РФ», 25.11.1996, № 48, ст. 5369.
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием с.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Советом директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40;
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. Утверждено Советом директоров ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П;
Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
Новый план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкции по его применению, утверждены приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. - М.: Книга сервис, 2002. - 96 с.
Альбом бухгалтерских проводок. Часть 2. - М.: Бератор-Пресс, 2007.
Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ. - М.: ДИС, 2006.
Бородин В.А. Бухгалтерский учет. – М.: Юнити, 2005. – 528 с.
Бухгалтерский учет: учебник для вузов / Под. Ред. Проф. Ю.А. Бабаева. - М. : ЮНИТИ - ДАНА, 2006.
Приложения
Приложение 1. Организационная структура ЗАО «Гидроинжстрой»
Приложение 2. Форма 2 « Отчет о прибылях и убытках» за 2008 г.
Приложение 3. Бухгалтерский баланс ЗАО « Гидроинжстрой» за 2008г.
Приложение 4. Приказ об установлении единых правил выдачи денежных средств и расчетов с подотчетными лицами
Приложение 5. Заявление на выдачу денег























Приложение 4. Приказ об установлении единых правил выдачи денежных средств и расчетов с подотчетными лицами
ПРИКАЗ №8
от «10» января 2008 г.
Об установлении единых правил выдачи денежных средств и расчетов с подотчетными лицами
Во избежание нарушений финансовой дисциплины ООО «Вэлс» вводятся единые правила расчетов с подотчетными лицами.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Установить список подотчетных лиц, в который внести ниже перечисленные должностные лица:
1. Директор,
2. Руководители отделений,
3. Руководители отделов,
4. Руководители проектов,
5. Офис-менеджер
Дополнительные подотчетные лица заносятся в список на основании очередного приказа по предприятию. Устанавливаются единые правила получения и возврата денежных средств и подотчетных документов. Общий порядок получения наличных денежных средств:
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник, которому необходимы наличные денежные средства, оформляет обоснование на имя своего руководителя, в котором четко определяет основание расхода и необходимую для этого сумму.
Руководитель подразделения инициирует расход наличных денежных средств - оформляет заявку на необходимую сумму.
Уполномоченный сотрудник финансового отдела, проверив соответствие требуемой суммы бюджету, подтверждает правомочность платежа и производит распределение по бюджету.
Директор и главный бухгалтер утверждают платеж, подписывая РКО или ведомость на выплату наличных денежных средств.
На основании подписанного РКО или ведомости, кассир выдает подотчетному лицу (или лицу, имеющему доверенность подотчетного лица на получение денег) наличные деньги в кассе предприятия.
Порядок представления отчетных документов и оформления авансовых отчетов
В течение 3-х дней (Закон о бухгалтерском учете) или в сроки, указанные в учетной политике предприятия, сотрудник, получивший наличные денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию предприятия отчетные документы, произвести полный расчет и оформить авансовый отчет об их расходовании, кроме транспортных расходов, которые сдаются в конце текущего месяца.
К авансовому отчету, должны быть представлены одновременно кассовый чек (или квитанция к приходному кассовому ордеру) и товарный чек (или накладная, счет, счет-фактура) раскрывающие количество, наименование, стоимость приобретенных ТМЦ или оказанных услуг. На квитанции к приходному кассовому ордеру должна стоять круглая печать предприятия, магазина, организации, а также подпись кассира, принявшего наличные деньги. На счетах разрешается ставить только круглую печать, на накладных и прочих отчетных документах разрешается ставить как круглую, так и прямоугольные или овальные печати.
Кассовые чеки обязательно должны выдаваться покупателю при торговле в розницу (Правила торговли РФ, Порядок осуществления наличных расчетов с населением, Закон о защите прав потребителей). Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается в случаях оптовой торговли, наличных расчетов между юридическими лицами при оказании каких либо услуг.
В случае прибытия из командировки должны быть представлены:
1. Командировочное удостоверение, утвержденное директором предприятия, с указанием места и сроков командировки, с отметками (подписями и печатями) о прибытии и убытии;
2. Проездные документы;
3. Счет из гостиницы (договор аренды жилья), в случае превышения расходов на жилье;
4. Прочие документы, подтверждающие необходимые расходы, утвержденные к компенсации учетной политикой предприятия.
Суточные выдаются из расчета 700 рублей в сутки на одного человека. За расход суточных сотрудники не отчитываются.
В случае невозможности представления отчетных документов должно быть оформлено обоснование, объясняющее невозможность представления документов, а так же должно быть указано, на что были израсходованы наличные денежные средства и итоговая сумма расходования. Данное обоснование должно быть согласовано с руководителем отдела и утверждено директором.
Если израсходованы не все деньги, то их остаток возвращается в кассу предприятия. Если деньги перерасходованы, и эти расходы подтверждены документами и утверждены руководством предприятия, то из кассы выдаются деньги в возмещение перерасхода.
Директор __________________________/ Иванов М.Г./

С приказом ознакомлены:







Приложение 5. Заявление на выдачу денег

Генеральному директору
ЗАО «Гидроинжстрой»
Касса Минакову С.И
выдать от Зеляева П.И.

З А Я В Л Е Н И Е

Прошу выдать мне по отчет денежные средства
в сумме 40 000 рублей на приобретение ГСМ, запасных частей.




«21» сентября 2009 г. Подпись Зеляев П.И.











2