Внедрение информационных технологий как средство оптимизации работы турфирмы (на примере ООО "Активы")

Установка программы QIP infium осуществляется следующим образом.
Для начала необходимо скачать дистрибутив клиента ICQ 7. Неофициальную (нелицензированную) версию можно скачать на: Yandex ICQ 7: http://ase4ka.su/clients/comp/yandex-icq или Rambler ICQ 7: http://ase4ka.su/clients/comp/rambler-icq.
После загрузки нужно запустить полученный файл. Появится окно выбора языка, выбора пути установки. Установщик ICQ 7 от AOL по умолчанию на английском языке, однако из списка «Select your language» можно выбрать русский язык (рис. 8).



Рис. 8. Окно выбора языка, выбора пути установки

Получить русифицированный установщик можно, как показано на скриншоте (рис. 9).


Рис. 9. Русифицированный установщик

Далее можно выбрать папку для установки программы, отличную от папки по умолчанию. Для этого необходимо нажать на ссылку «Изменить». Появится диалоговое окно выбора папки (рис. 10).



Рис. 10. Диалоговое окно выбора папки

После выбора папки нужно нажать «ОК». В результате появится окно выбора параметров установки. Если требуется узнать, какие настройки будут изменены и что будет установлено дополнительно, то можно пройти по ссылке «Узнать подробнее о том, какие будут установлены приложения и какие настройки будут изменены» на сайт AOL (рис. 11).


Рис. 11. Окно выбора параметров установки

Остановимся на данном разделе установки несколько подробнее. Каждый из трех рассматриваемых в данном руководстве установщиков предоставляет свои дополнительные сервисы-дополнения к основному клиенту. В этом и кроются те различия, о которых упоминалось выше. Чтобы отказаться от данных дополнений либо выбрать часть из них, можно нажать на ссылку «Настройка установки». Различия в сервисах представлены на следующих двух скриншотах (рис. 12 и 13).






Рис. 12. Окно выбора параметров установки на Rambler




Рис. 13. Окно выбора параметров установки на Яндекс
Первые два пункта выбора параметров установки понятны и так. Особого внимания заслуживает третий пункт. Если оставить третий пункт отмеченным, то приложение дополнительно установит панель инструментов ICQ в браузере независимо от клиента. Кроме того, установщики от Yandex и Rambler установят еще и свои панели: Яндекс.Бар и Rambler-Ассистент соответственно.
Если панель инструментов ICQ не требуется, а установщик ее инсталлировал, то панель можно удалить позднее через системное меню «Установка и удаление программ», т.к. панель является отдельным приложением. После окончательной настройки нужно нажать «Далее», и программа начнет устанавливаться на компьютер (рис. 14).


Рис. 14. Установка программы

Затем обновит свои программные компоненты через сеть Интернет (рис. 15).


Рис. 15. Обновление программных компонентов через сеть Интернет

Обновление может занять некоторое время, особенно на медленном интернет-соединении, поэтому нужно дождаться окончания процесса обновления и появления следующего окна с опциями запуска программы и размещения ярлыков (рис. 16).


Рис. 16. Программа установлена
Далее нужно отметить необходимые пункты в окне завершения установки и нажать кнопку «Готово». Если был отмечен пункт «Запустить ICQ 7.1 сейчас», то сразу после нажатия кнопки появится окно программы (рис. 17).


Рис. 17. Окно установленной программы

Предлагается ввести номер аськи (пункт «Аккаунт») и пароль (пункт «Пароль»).
Поскольку во время установки могут возникнуть технические сложности, целесообразно обратиться в «Петербургскую Компьютерную Компанию», в которой сотрудники являются высококвалифицированными специалистами. Адрес: ул. Олеко Дундича, д. 36, корп. 1 (метро Купчино), тел. (812) 323-81-90.
Установка на все компьютеры турфирмы «Активы» осуществляется в течение одного рабочего дня.

3.2. ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА «ДЕЛО»
Для оптимизации документооборота в турфирме «Активы» необходимо внедрить систему «Дело», которая обеспечивает как автоматизацию классического документооборота турфирмы, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
В ходе выполнения дипломной работы рассмотрены функциональные возможности системы «Дело». Работа начинается со входа в программу путем ввода пароля, первоначальное окно программы имеет следующий вид (рис 18.).

Рис. 18. Функциональные возможности системы «Дело»

В этом окне сотрудники турфирмы «Активы» могут выбрать вид операции, которую собирается осуществить:
1. Регистрация документов. При регистрации в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном (рис. 19).

Рис. 19. Пример электронной РКК в системе «Дело»

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
2. Работа с файлами (электронными документами). К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «Дело», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. Система также предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Руководители турфирмы «Активы» могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям. Всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов (рис. 20).

Рис. 20. Окно работы с резолюциями в системе «Дело»

Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов.
Кабинеты. Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля поручений, визирования и др. (рис. 21). Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Рис. 21. Окно работы в кабинете пользователя системы «Дело»

5. Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
6. Прием и внешняя рассылка документов. Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «Дело» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
7. Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ всем сотрудникам без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
8. Формирование дел. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (рис. 22).
Для облегчения работы сотрудников по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.


Рис. 22. Окно работы с описями дел в системе «Дело»

9. Информационно-справочная работа. Система позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам (рис. 23).
Кроме этого, в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Рис. 23. Окно поиска информации в системе «Дело»

10. Удаленный доступ к данным и функциям. В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet\Intranet (рис. 24).
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «Дело» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Рис. 24. Окно работы в опции «ДЕЛО -WEB»

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Кроме этого, дополнительным преимуществом системы «Дело» является ее полная интеграция с системой 1С – инструментом для автоматизации финансового документооборота. Это предоставляет турфирме «Активы» следующие дополнительные преимущества:
Для руководства:
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.
Для бухгалтеров:
Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
Контроль сроков получения оригиналов документов.
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.
Таким образом, система «Дело» полностью обеспечит потребность турфирмы «Активы» в организации электронного документооборота.
Систему «Дело» необходимо приобрести в компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Цена лицензии за одно рабочее место под СУБД ORACLE – 13,4 тыс. руб. В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения определяется выбранным уровнем сопровождения («Минимальный, «Базовый», «Стандартный» или «Персональный».
Системы, разработанные компанией ЭОС, снабжены подробной документацией, просты в настройке и эксплуатации и могут быть легко установлены и внедрены силами самих покупателей. Однако компания ЭОС, имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота, кадрового учета и автоматизации архивов организаций, предлагает перечень услуг, позволяющих внедрить систему в более короткие сроки и получить максимальный эффект от ее использования.
Предлагаемый перечень услуг по внедрению включает следующие виды работ:
Установку программного обеспечения.
Настройку системы.
Проведение обучения по различным курсам (на площадях заказчика).
Сроки внедрения системы зависят от множества факторов, в числе которых:
количество приобретаемых рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система;
необходимый заказчику функционал системы;
точная настройка системы в соответствии с требованиями заказчика.
Процесс внедрения системы состоит из следующих этапов:
обследование организационной структуры заказчика;
описание основных бизнес-процессов, схем движения документов;
выявление узких мест в действующей модели документооборота заказчика;
выработка рекомендаций для оптимальной схемы документооборота обследованной организации;
установка программного обеспечения;
настройка системы, формирование справочников и классификаторов системы, определение пользовательских прав;
обучение персонала организации-заказчика;
опытная эксплуатация системы;
окончательная настройка системы с учетом особенности работы пользователей, выявленных в процессе обучения и опытной эксплуатации.
На этапе обследования и анализа действующей модели документооборота заказчика, построения модели работы с документами с применением автоматизированной системы используется подготовленный компанией перечень типовых вопросов по организации делопроизводства в данной организации. Для составления целостной картины о существующей схеме документооборота исследуются структура организации и деятельность ее подразделений, виды используемых документов и маршруты их движения и согласования, полномочия участников деловых процессов и определение их ролевых функций в системе, существующие в организации функции контроля и формы отчетности.
Результаты анализа и рекомендации по построению оптимальной модели документооборота могут быть по желанию организации-заказчика оформлены в виде специального отчета.
Установка и настройка сетевого программного обеспечения, СУБД, программного обеспечения на сервере и рабочих местах пользователей могут осуществляться силами специалистов организации-заказчика или с привлечением специалистов компании ЭОС.
Базовые (обязательные для заполнения) и дополнительные справочники системы могут быть сформированы заказчиком самостоятельно после или в процессе прохождения курса технолога, в противном случае для заполнения справочников системы и ее настройки могут привлекаться специалисты компании ЭОС. Это касается и регистрации пользователей системы и описания их прав доступа.
В процессе опытной или промышленной эксплуатации системы можно воспользоваться услугами компании ЭОС для оказания помощи в виде консультаций пользователей. «Авторский надзор» предусматривает присутствие специалиста компании на территории заказчика в период опытной или промышленной эксплуатации в течение полного рабочего дня или на протяжении четырех часов ежедневно.
3.3. ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА
«САМО-ТУРАГЕНТ 6.3»
Программный комплекс для автоматизации турфирмы – «Само-ТурАгент», реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турфирмы «Активы».
Основное предназначение программы – внутриофисная автоматизация турфирмы: учет заказанных туристами туров, учет оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам кассы), учет постоянных клиентов, выданных дисконтных карт, телефонных звонков с пожеланиями.
Основную операцию – оформление заявки клиента – теперь можно провести прямо в его присутствии, и сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т.п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет получать списки туристов, статистические отчеты, отслеживать платежи туристов турагентству и турагентства – туроператору (рис. 25).
Базовые возможности программы:
1. Учет проданных туров с возможностью создания «сложных» туров (индивидуального, переездного). Здесь в программе учтена ситуация, когда, например, в пакет предложения туроператора не включен проезд от города проживания туриста до города отправления, а также когда приходится создавать одну заявку на основе предложений нескольких туроператоров и т.п.

Рис. 25. Оформление заявки в программе «Само-ТурАгент»

2. Печать необходимых документов на основе электронного документа «Заявка». Один раз введя необходимые данные, менеджер турфирмы «Активы» имеет возможность распечатать и выдать клиенту весь набор документов: договор, путевку ТУР-1, лист бронирования, счет и др.
3. Учет платежей по заявкам (приходных и расходных). Данная функция позволит быстро отследить количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с партнерами-туроператорами и покупателями.
4. Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, менеджеры турфирмы «Активы» сокращают время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Можно использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших турфирму, например, в почтовой рассылке.
5. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Программа «Само-ТурАгент» позволяет определить, какие предложения какого из туроператоров принесли турфирме наибольший доход в этом сезоне; можно ли рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора; какие направления были самыми доходными в этом сезоне; кто из постоянных клиентов турфирмы вправе рассчитывать на существенные скидки; в какие гостиницы (и какой категории) предпочитают размещаться туристы и т.д.
6. Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника турфирмы «Активы». Эта функция пригодится в том случае, если Вы захотите проверить, кто из Ваших сотрудников хорошо поработал в этом сезоне и достоин премии, принеся значительный доход турфирме, а кто откровенно «халтурил».
7. Он-лайн поиск и бронирование туров. Менеджеры имеют возможность найти и забронировать забронировать тур в режиме реального времени (рис. 26).
Удобно расположенная панель помогает пользователю «Само-ТурАгент» получить интересующую его информацию (такую, как погода и время в любой точке земного шара, соотношение курсов валют и т.д.), а также быстро связаться посредством ICQ или электронной почты с сервис-центром «Само-Софт» для уточнения интересующих вопросов.

Рис. 26. Поиск и бронирование в программе «Само-ТурАгент»

Особенности программного комплекса «Само-ТурАгент» версии 6.3:
1. Реализован обмен данными с бухгалтерской программой 1С Бухгалтерия 8. Можно осуществлять экспорт заявок и платежей по ним из ПК «Само-ТурАгент» в программу 1С Бухгалтерия 8. Все экспортируемые заявки будут выгружены в 1С в виде счетов на оплату. Основанием счета будет являться оплата конкретной заявки с присвоенным ей номером и названием программы тура. Приходные и расходные платежи, проведенные наличной оплатой, будут выгружены в виде приходных и расходных кассовых ордеров в 1С.
2. Реализован обмен данными с системой Банк-Клиент. Финансовые операции, проводимые в системе Банк-Клиент, можно экспортировать в ПК Само-ТурАгент. Оплата от клиентов разносится в раздел платежи по заявкам, а оплата туроператорам будет зафиксирована в виде оплаты по подзаявкам. Иные платежи (расходы за аренду, рекламу, коммунальные платежи и др.) также можно выгружать и проводить в ПК Само-ТурАгент и вести соответствующий бухгалтерский учет.
3. Внесены в справочник Партнеры (Юридические лица) все операторы, представленные в поисковой системе Андромеда. В программном комплексе по умолчанию добавлен список туроператоров России и стран СНГ, предложения которых размещаются во встроенной поисковой системе Андромеда.
4. Добавлены в справочник Направления страны мира с их столицами. 
5. Внесены стандартные категории и типы гостиниц, питания, трансфера, размещения, дополнительных услуг. 
6. Добавлены памятки по каждой стране. Для каждой страны в разделе справочник Направления прикреплена памятка, в которой описаны основные особенности страны выбранного тура. Данную памятку можно выводить в печатную форму и по желанию предоставлять выезжающему туристу.
7. Усовершенствована система напоминаний. С помощью настроек системы напоминай, программа заблаговременно по усмотрению менедежра может напоминать о начале тура, оплате заявки, оплате подзаявки, дате подачи документов, подтверждении заявки туроператором, а также о неплаченных заявках и подзаявках.
8. Усовершенствована система назначения прав доступа. 
9. Реализован механизм расчета стоимости с учетом доплат и скидок. 
10. Добавлены печатные формы и отчеты: квитанция (извещение) на оплату, памятка по странам, отчет агента, балансовый отчет, финансовый отчет, кассовая книга, список клиентов.
Программный комплекс для автоматизации турфирмы – «Само-ТурАгент» необходимо приобрести в компании «САМО-Софт», которая занимает ведущее место среди российских компаний – разработчиков программного обеспечения для автоматизации предприятий туристской отрасли. Стоимость лицензии программного комплекса САМО-ТурАгент версии 6.3 с ограниченной по времени лицензией на 1 год работы для двух пользователей составляет 14 тыс. руб.
При первичной установке программы необходимо вставить CD–диск с инсталляцией программного комплекса САМО-ТурАгент в дисковод компьютера и запустить программу Setup.exe. Начнется процесс подготовки программы InstallShield Wizard, которая будет направлять ваши действия во время установки программы (рис. 27).

Рис. 27. Процесс подготовки программы InstallShield Wizard

После того, как программа InstallShield Wizard произведет необходимые действия, откроется экранная форма приветствия (рис. 28).

Рис. 28. Процесс подготовки программы InstallShield Wizard
Перед установкой системы необходимо изучить Лицензионное соглашение (рис. 29).

Рис. 29. Лицензионное соглашение

После ознакомления и принятия данного соглашения нажмите на кнопку [Далее]. По умолчанию система будет установлена в папку C:\ProgramFiles\SAMO-Soft\TourAgent. При необходимости, с помощью кнопки [Изменить] можно изменить папку (рис. 30).

Рис. 30. Установка системы в папку
После нажатия кнопки [Далее] откроется форма, в которой нужно выбрать компоненты установки (рис. 31)

Рис. 31. Выбор компонентов установки
Если система будет использоваться в локальной вычислительной сети:
для установки на компьютер, который будет являться сервером, необходимо выбирать компоненты «Клиент» и «Сервер»;
для установки на компьютер, который будет являться клиентом, необходимо выбирать компонент «Клиент».
Для выбора компонента щелкните на значке , расположенном слева от названия компонента и из выпадающего меню необходимо выбрать команду (рис. 32).

Рис. 32. Выбор команды
Таблица 2
Установка компонентов
Компонент Файл Устанавливается в каталог Клиент Клиентская программа с локальным сервером Каталог системы Файлы шаблонов отчетов и печатных форм Шаблоны MS-Word, MS Excel для формирования выходных документов: *.dot, *.xls Подкаталог Templates Шаблоны в текстовом формате для формирования текста сообщения по E-Mail: *.txt, *.frf Сервер Серверная часть: server_access.exe Каталог системы База данных База данных файл ag.mdb Подкаталог DB САМО-ТурАгент Конвертор Программа для переноса данных из баз данных более ранних версий (необходима при переходе на новую версию) Каталог системы Справка Справка по работе с системой Подкаталог Help
Если компонент База данных был ранее установлен на этот компьютер и при повторной установке этот компонент не был выбран, то при переходе на следующий шаг он будет удален (рис. 33).

Рис. 33. Готовность программы к установке
Для продолжения установки программы нужно нажать на кнопку Установить (рис. 34).

Рис. 34. Установка программы

Если при установке был выбран компонент «Сервер», то на экране появится следующее сообщение (рис. 35).

Рис. 35. Сообщение при установке компонента «Сервер»

Если компонент «Сервер» не был выбран, то на экране появится сообщение о том, что программа InstallShield Wizard завершила установку ПК САМО–ТурАгент (рис. 36).

Рис. 36. Завершение установки программы InstallShield Wizard

Для успешного завершения установки ПК САМО ТурАгент нажать на кнопку [Готово].
Рекомендуемые системные требования
Для сервера ПК «САМО-ТурАгент»:
Процессор Intel Pentium 4
Оперативная память 512 Mb
Не менее 300 Mb свободного места на жестком диске (при установке)
Microsoft Windows XP
Для рабочего места:
Процессор Intel Pentium 4 или выше
Оперативная память 256 Mb
Не менее 50 Mb свободного места на жестком диске (при установке)
Microsoft Windows XP
3.4. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Для оценки экономической эффективности разработанных мероприятий будем использовать традиционный метод расчета эффективности, широко применяемый в экономической литературе. Эффективность – это отношение годового экономического эффекта к затратам на реализацию предложенных мероприятий.
Для реализации мероприятий по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы» затраты складывались из следующих показателей:
Оплата работы системного администратора по установке системы ICQ – 11800 руб.
Стоимость лицензии автоматизированной системы делопроизводства «Дело» на пять рабочих мест – 67000 руб.
Стоимость САМО-ТурАгент версии 6.3 с ограниченной по времени лицензией на 1 год работы – 13000 руб.
Обучение в офисе разработчика за весь период сопровождения (3 часа – бесплатно, свыше – 1500 руб./час) – 6000 руб.
Стоимость сопровождения – 12000 руб.
Итого затраты составили 98000 руб. в год.
Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт), определяется как сумма текущих экономических эффектов за весь период, приведенная к начальному шагу (начальному году расчетного периода) или как превышение интегральных экономических результатов над интегральными затратами:
,
где: Р – экономические результаты осуществления мероприятий за расчетный период, руб.; К – затраты на осуществление мероприятий за расчетный период, руб.;
Для стоимостной оценки экономических результатов (Ру1) мероприятий по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы», можно воспользоваться следующими показателями экономического эффекта, рассчитывающимися по формулам:
1. Снижение ошибок менеджеров по продажам.

где: Д – объем операций в год (40000 шт.);
Во – уменьшение ошибок в течение года, % (2%);
Со – стоимость исправления ошибок, руб. (80 руб.).
Отсюда: = 40000 * (2 * 80 / 100) = 640000 руб.
Уменьшение ошибок в год приносит турфирме «Активы» экономический эффект в размере 640000 руб.
2. Повышение производительности труда работников турфирмы.

где: Ср – стоимость выполнения функций, руб./мес. (25000);
Св – стоимость одного часа работника, руб./ч. (52);
Тв – время выполнения функции, ч (185 ч.).
Отсюда: = 25000 – 52 * 185 = 15380 руб./мес.
Повышение производительности труда приносит турфирме «Активы» 15380 руб. в месяц, соответственно 184560 руб. в год. (153800 * 12)
Теперь нам нужно рассчитать сумму всех показателей экономического эффекта:
Р = + = 640000 + 184560 = 824560 руб. в год.
Таким образом, проведя расчеты по различным экономическим эффектам от проекта мероприятий по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы», можно рассчитать чистый дисконтированный доход (ЧДД).
Ээ = ЧДД = Р – К
Ээ = 824560 – 98000 = 725560 руб.
Проведенные расчеты показывают высокий экономический эффект (725,56 тыс.руб.) от реализации предложенных мероприятий по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы».
Расчетный коэффициент экономической эффективности проекта определяется по формуле:
К э.э.= Ээ / К,
где: Ээ – экономический эффект проекта; К – общие затраты на внедрение новых мероприятий.
К э.э. = 725,56 / 98 = 7,4
Таким образом, предложенные мероприятия по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы» эффективны, т.к. значение
К э.э. > 1.
ВЫВОДЫ
Мероприятия по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы» носят комплексный характер, что позволит наиболее эффективно использовать имеющиеся финансовые и человеческие ресурсы. Предложенные мероприятия экономически оправданы. Наибольший экономический эффект достигается за счет уменьшения ошибок менеджеров по продажам.
















ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информатизация – одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.
Технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях.
Достижения технического прогресса в области информационных технологий конца XX века прочно завоевали свои позиции в туристской индустрии, в корне изменив процедуру формирования, продвижения и реализации туристских услуг.
С появлением национальных и международных систем бронирования, компьютерной сети Интернет, мультимедийных каталогов туристских путешествий по различным направлениям, электронных баз данных по нормативно-правовым актам, систем взаиморасчетов и других современных достижений в области информационных технологий, заметно увеличилось качество предоставляемого продукта, снизилась его себестоимость, сократились затраты туристов на самостоятельный поиск и приобретение необходимого пакета услуг. Большинство российских туристских компаний имеет доступ практически ко всем вышеперечисленным возможностям, предоставляемым как отечественными, так и зарубежными разработчиками.
В соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие туризма в Российской Федерации» предусмотрено создание единой системы информационного обеспечения в области туризма, в том числе создание единой туристско-информационной сети России и ее интеграции с аналогичными международными системами.
Предполагается формирование банков данных по отечественным и зарубежным фирмам, турам, маршрутам, транспортному обеспечению и средствам размещения туристов, а также создание информационной базы по туристским объектам всероссийского значения. Полноценная интеграция России в мировой туристский бизнес требует скорейшей реализации сформулированных в программе задач и является необходимым условием создания и продвижения современных туристских продуктов.
Широкое применение персональных компьютеров, средств коммуникаций, облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем обеспечивают специалистам и руководителям реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации.
В представленной дипломной работе были разработаны мероприятия по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы». По их реализации можно сделать следующие выводы.
1. Создание индивидуальных электронных адресов и установка системы ICQ позволяет существенно ускорить рабочий процесс для каждого менеджера по продажам турфирмы «Активы» за счет сокращения времени на составление документации, более быстрой и четкой работе с клиентами, отсутствия утечки и потери информации, четкого разграничения труда в турфирме.
2. Система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота турфирмы «Активы», так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
3. Специализированный программный комплекс «Само-ТурАгент» версии 6.3, предназначенный для автоматизации работы туристских агентств, позволяет учитывать внешние и внутренние оплаты, учитывать заявки и заказы, отмечать постоянных клиентов, учитывать предоставляемые скидки по дисконтным картам. Все данные, вносимые в базу данных турфирмы «Активы», находятся в общем доступе и хранятся в едином информационном пространстве, что повышает возможности оперативного обслуживания клиентов.
Предложенный проект мероприятий по внедрению информационных технологий в турфирме «Активы» экономически оправдан.


















СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Абдикеев Н.М., Данько Т.П. Реинжиниринг бизнес-процессов: учебник. – М.: Эксмо, 2007. – 592 с.
Балабанов И.Т., Балабанов А.И. Экономика туризма: учебное пособие. М., 2006. – 234 с.
Блиновская Я., Лаврушина Е., Бочарников В. Информационные технологии в туризме. – Издательства: Флинта, МПСИ, 2008. – 360 с.
Бурков В.Н., Ириков В.А. Модели и методы управления организационными системами. – М., 2006. – 238 с.
Введение в информационный бизнес / Под ред. В.П. Тихомирова и А.В. Хорошилова. – Финансы и статистика, 2006. – 240с
Веснин В.Р. Менеджмент. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Проспект, 2006. – 504 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. – 670 с. 
Галенко В.П., Страхова О.А., Файбушевич С.И. Как эффективно управлять организацией? – 2-е изд. переработ. и доп. – М.: Баратор, 2008. – 176 с.
Глухов В.В. Менеджмент. – 3-е изд. – СПб: Питер, 2008. – 608 с.
Гринберг А.С., Король И.А. . Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 415 с.
Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. – М.: Инфра-М, 2008. – 440 с.
Елиферов В.Г. Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Учебник. – М.: Инфра-М, 2008. – 319 с.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – 11-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2009. – 336 с.
Костров А.В.Основы информационного менеджмента. – 2-е изд., перераб. и доп. – Финансы и статистика, 2009. – 528с
Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1997. – 704 с. 
Морозов М.А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Учебник – М.: Академия, 2006. – 240 с.
Морозов М.А. Экономика и предпринимательство в социально-культурном сервисе и туризме. – М.: Academia, 2004. – 224 с.
Переверзев М.Р., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е.  Менеджмент. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: Инфра-М, 2008. – 330 с. 
Полукаров В.Л. Основы менеджмента. – М.: Кнорус, 2008. – 240 с. 
Родигин Л.А. Интернет-технологии в туризме. – Издательство Советский спорт, 2006. – 224 с.
Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2008. – 556 с. 
Чудновский А.В. Туризм и гостиничное хозяйство. – М.: Юркинга, 2003. – 268 с.
Чудновский А.Д., Жукова М.В. Информационные технологии управления в туризме – ИНФРА-М, 2007. – 242 с.
Шаховалов Н.Н. Интернет-технологии в туризме – Барнаул: Изд-во АлтГАКИ, 2007. – 251 с.
Быстрянцев С., Кузнецова Г. Информационные технологии в рекламе туристского продукта // Конкуренция и рынок. – 2008. – №2(13). – С.15-21.
Герасимова Е.А Использование технологий электронного бизнеса в туризме / Е.А Герасимова // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://magistr-mba.ru/aboutusmenu/seniorspublicsmenu/59
Головченко В. Внедрение системы автоматизации в турфирме, основные проблемы и задачи / В. Головченко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: www.astt.ru/doc/magazine/avtomat_1.doc
Журнал Оптимизация деятельности предприятия Издательский дом ООО «Савинофф» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://pressa.ru/izdanie/49897
Компьютерные системы бронирования [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://medunivers.h1.ru/imit/2.htm
Максименко Ю.А. Автоматизация глазами турфирмы / Ю.А. Максименко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.tmanager.ru/russian/client.html
Максименко Ю.А. WEB-приложение для автоматизации турфирмы / Ю.А. Максименко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.tmanager.ru/russian/soft.html
Россихин А. Автоматизация турфирмы. С чего начать? / А. Рассохин // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://tagent.ru
Стефанова Е.В., Шеремет Т.Г. CRM системы в туризме / Е.В. Стефанова, Т.Г. Шеремет // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.rusnauka.com/14_NPRT_2010/Economics/66351.doc.htm
Тенденции развития информационных технологий [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/infor/1.php
GALILEO INTERNATIONAL [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://old.tours.ru/soft/gds/galileo.asp
http://www.amadeus.ru – [Электронный ресурс]
Galileo Travelpoint. com – [Электронный ресурс]
http://www.samo.ru – [Электронный ресурс]






ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ А

Динамика внедрения информационных технологий










ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Схема устройства туристской отрасли








ПРИЛОЖЕНИЕ В
Информация – связующий материал туристского бизнеса







Абдикеев Н.М., Данько Т.П. Реинжиниринг бизнес-процессов: учебник. – М.: Эксмо, 2007. С. 78.
Галенко В.П., Страхова О.А., Файбушевич С.И. Как эффективно управлять организацией? – 2-е изд. переработ. и доп. – М.: Баратор, 2008. С. 43-45.
Елиферов В.Г. Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Учебник. – М.: Инфра-М. 2008. С. 106-107.
Елиферов В.Г. Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Учебник. – М.: Инфра-М, 2008. С. 110.
Переверзев М.Р., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е.  Менеджмент. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: Инфра-М, 2008. С. 124. 
Костров А.В. Основы информационного менеджмента. – 2-е изд., перераб. и доп. – Финансы и статистика, 2009. С. 62.
Введение в информационный бизнес / Под ред. В.П. Тихомирова и А.В. Хорошилова. – Финансы и статистика, 2006. С. 80-81.
Тенденции развития информационных технологий [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/infor/1.php
Блиновская Я., Лаврушина Е., Бочарников В. Информационные технологии в туризме. – Издательства: Флинта, МПСИ, 2008. С. 73-74.
Шаховалов Н.Н. Интернет-технологии в туризме – Барнаул: Изд-во АлтГАКИ, 2007. С. 22.
Родигин Л.А. Интернет-технологии в туризме. – Издательство Советский спорт, 2006. С. 95-96.

Максименко Ю.А. Автоматизация глазами турфирмы / Ю.А. Максименко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.tmanager.ru/russian/client.html
Быстрянцев С., Кузнецова Г. Информационные технологии в рекламе туристского продукта // Конкуренция и рынок. – 2008. – №2(13). С.17
Россихин А. Автоматизация турфирмы. С чего начать? / А. Рассохин // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://tagent.ru
Чудновский А.Д., Жукова М.В. Информационные технологии управления в туризме – ИНФРА-М, 2007. С. 103..
Головченко В. Внедрение системы автоматизации в турфирме, основные проблемы и задачи / В. Головченко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: www.astt.ru/doc/magazine/avtomat_1.doc
Стефанова Е.В., Шеремет Т.Г. CRM системы в туризме / Е.В. Стефанова, Т.Г. Шеремет // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.rusnauka.com/14_NPRT_2010/Economics/66351.doc.htm
Герасимова Е.А Использование технологий электронного бизнеса в туризме / Е.А Герасимова // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://magistr-mba.ru/aboutusmenu/seniorspublicsmenu/59
Компьютерные системы бронирования [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://medunivers.h1.ru/imit/2.htm
GALILEO INTERNATIONAL [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://old.tours.ru/soft/gds/galileo.asp
Galileo Travelpoint. com – [Электронный ресурс]
http://www.amadeus.ru – [Электронный ресурс]
http://www.amadeus.ru – [Электронный ресурс]
Блиновская Я., Лаврушина Е., Бочарников В. Информационные технологии в туризме. – Издательства: Флинта, МПСИ, 2008. С. 273..
Максименко Ю.А. WEB-приложение для автоматизации турфирмы / Ю.А. Максименко // [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.tmanager.ru/russian/soft.html
http://www.samo.ru – [Электронный ресурс]
Морозов М.А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Учебник – М.: Академия, 2006. С. 159-160.












111



Генеральный директор

Офис-менеджер

Менеджеры по продажам

Бухгалтер

Информирование менеджерами клиентов об услугах турфирмы «Активы»

Оформление договора с клиентом

Менеджеры связываются с туроператором для получения информации

Оплата клиентом 50 % стоимости путевки

Бронирование и подтверждение тура

Оформление необходимых документов

Получение клиентом пакета документов, окончательная оплата путевки, проведение инструктажа