Иные меры ПИАР. (Презентация; конференция)

Ключевой материал из перечисленного выше списка – это ньюз-релиз, который создает впечатление об имидже компании. При создании ньюз-релиза следует учесть:
- релиз не должен восприниматься как реклама;
- релиз лучше писать в стиле, который использует тот журналист, которому он будет послан;
- релиз должен быть написан в стиле обычной рукописи, а не в форме делового письма. Избегайте специфических правил написания документов, не используйте заглавные буквы в тех случаях, когда это совершенно не нужно.
Наиболее простой способ научиться готовить релизы – тщательно анализировать технику написания статей в газете. Существует несколько базовых моментов:
а) содержание релиза следует раскрывать не с упоминания названия организации или проекта, а с конкретной деятельности этой организации. Например, рекомендуется написать: «Новый маршрут в Японию был предложен компанией Британские Авиалинии», вместо: «Британские Авиалинии предложили новый маршрут в Японию».
б) лидабзац – должен кратко обобщать все содержание релиза.
Оптимальная структура релиза включает 7 пунктов:
1. Предмет – содержание ньюз релиза;
2. Организация – название организации или проекта;
3. Месторасположение организации;
4. Преимущества – укажите, в чем заключается новость;
5. Клиенты – кто особенно заинтересован в данной информации;
6. Детали – укажите цвета, названия цены и т. д;
7. Реквизиты фирмы (адрес, телефон).
В приведенной выше формуле представлен список важных блоков информации, необходимой для написания релизов. В формуле сделан акцент на последовательность изложения данных, и, имея перед собой такую формулу-образец, составитель релиза всегда может уточнить, все ли он указал. Но, одновременно, вовсе не обязательно, чтобы в релизе было именно семь параграфов, главное, чтобы информация в них была максимально согласованной.
Главная цель регулярного общения с журналистами – получить обратную связь, т.е. запрос на предоставление дополнительной информации, комментария, интервью – и тем самым начать формирование паблисисти. В общении с журналистами имеет смысл придерживаться политики «правдивой информации», так как-то, что было не досказано или искажено, они все равно узнают из других источников, но отношения при этом будут безнадежно испорчены.
Проведения презентации для ЗАО «Севмормонтаж»

Основной деятельностью компании ЗАО «Севмормонтаж» (ЗАО «СММ») - является поставка, монтаж и демонтаж портового перегрузочного оборудования. На счету предприятия ряд успешно реализованных проектов, годами наработанный опыт и широкие производственные возможности. История компании ведет свое начало с 1945 года, когда в послевоенный период было образовано ФГУП «Севмормонтаж» для восстановления парка перегрузочного оборудования в портах России. Постоянное отслеживание состояния парка перегрузочного оборудования в российских портах, а также знание рынка перегрузочного оборудования на Западе, позволяет специалистам компании предположить, какие нужды испытывает сегодня портовое хозяйство страны. В связи с этим предприятие предлагает как большой спектр грузозахватных приспособлений, так и перегрузочную технику высокой грузоподъемности.
Презентация портального крана «Аист» проводилась в Мурманском морском торговом порту и была приурочена к запуску крана «Аист», разработанного и произведенного ЗАО «Севмормонтаж». Портальный кран «Аист» (г/п 16/20/32), смонтированный в порту Мурманска к апрелю 2005 года, является дебютным экземпляром данной серии. С него начинается новый этап работы компании как производственного предприятия полного цикла, способного как разработать, так и построить и смонтировать новое крановое оборудование. Впоследствии специалисты компании приступили к изготовлению кранов двух других серий «Витязь и «Ворон». Таким образом, презентация в Мурманске должна была дать удачный старт и дать понять техническим специалистам портов России, что теперь есть отечественный производитель, который находится в непосредственной близости и производит качественное современное крупногабаритное оборудование.
Поскольку основной круг клиентов компании очерчивается портами России и СНГ, то презентацию было решено приурочить к очередному заседанию технического комитета Ассоциации Морских Торговых портов, проводимому в Мурманске. Время проведения – 17-19.05.2005. Список приглашенных формировался автоматически из состоящий в комитете технических директоров и специалистов портов и из приглашенных ЗАО «Севмормонтаж», в которых компания была непосредственно заинтересована. Таким образом, к маю 2005 года список был сформирован, а приглашения разосланы и оформлены. Список сотрудников для участия и обеспечения мероприятия также был сформирован.
Прибытие участников началось с 15.05, встречать их в Мурманске должны были представители компании, а также представители Мурманского торгового порта, взявшего на себя некоторые обязательства по ассистированию мероприятия. Размещение участников в гостинице оплачивало ЗАО «Севмормонтаж». Завтраки, обеды и ужины в гостинице также оплачивала компания.
16-го мая прибыли все специалисты ЗАО «Севмормонтаж» и с 17-го числа гостям представлялась компактная и интересная программа пребывания. За время проведения презентации помимо официальной части, назначенной на 18.05, была проведена автобусная экскурсия по Мурманску, водная прогулка по акватории порта и за ее пределами с фуршетом, приветственный ужин и торжественный ужин в день проведения презентации.
Рестораны г. Мурманск, привлеченные для проведения мероприятия:
ресторан гостиницы «Полярные зори» - приветственный ужин 16.05.
ресторан «Нулевая миля» - фуршет 17.05.
ресторан «Спасательный круг» - обед 18.05.
ресторан «Огни Мурманска» - ужин 18.05.
Для всех участников презентации были подготовлены сувенирные наборы от компании, включающие:
Портфели кожаные или из к/заменителя
Серебряная монета-брошь «Аист»
Ручка
Ежедневник
Календарь
Часы наручные
Нож сувенирный
Водка «Аист»
Общие расходы по презентации составили 1 135 826,96 руб.
Расходы по публикациям считаются отдельно. Работа со СМИ включала в себя три этапа:
подготовка информационного поля перед презентацией.
информационная работа во время проведения презентации.
информационное обслуживание после проведения мероприятия
Подробнее о каждом этапе:
В основные информационные агентства была выслана информация в виде пресс-релиза. К 15 мая информация прошла практически во всех профильных информационных блоках.
На презентацию в качестве участника была приглашена специальный корреспондент двух основных российских профильных изданий «Морские порты России» и «Терминал». Ее задачей была подготовка материалов о результатах презентации для данных изданий.
На презентации 18-го числа выступали специалисты ЗАО «Севмормонтаж» - коммерческий директор Покровский С.И., директор по продажам Айвазян Э.Р., главный конструктор проекта Журавлев А.И., начальник конструкторского бюро Крюков И.В.
Были продемонстрированы видеоматериалы: фильм о компании, презентация по крану «Аист», презентация по крану КМБ-240 «Ворон».
Также выступления поддержал Александр Дайче, специалист компании Noell, поставляющей некоторые комплектующие для кранов предприятия.
Во время осмотра крана на угольном терминале Мурманского морского торгового порта был снят телевизионный сюжет о презентации. Исполнитель – телекомпания «РТР-Мурманск». Сюжет был показан 18.05 в 20-30 и 19.05 в 8-05, а также использован для программы «Событие дня» (приложение 8).
На презентации участникам выдавались иллюстрированные информационные материалы (см. приложение) по презентуемым моделям кранов и буклет ЗАО «Севмормонтаж».
По результатам мероприятия вышли две публикации в журналах «Морские порты России» и «Терминал». Также отслеживалось неоднократное упоминание о событие в интервью участников заседания для профильных изданий. Вышла заказная публикация в журнале «Порты Украины», № 3.
Впоследствии всем участникам мероприятия были разосланы cd-диски с фильмом о компании и репортажем для программы «Вести. Мурманск».
Бюджет по публикациям составил – 7,2 тыс долларов США.
Общий результат проведенной презентации оценивается как положительный. Возросла узнаваемость компании и ее представителей. Повысилась доверительность между компанией и ее заказчиками. Данная презентация позволила деформировать имидж компании и наполнить его новым смыслом. Здесь стоит заметить, что дизайн и переработка фирменного стиля также проводились с целью изменения понимания деятельности предприятия, привнесения новых акцентов в визуальный образ.
Положительные отзывы о проведенной презентации сотрудники компании слышат и сейчас. Главное, что поменялось, - это отношение, что, безусловно, является, едва ли не главным в ситуации, когда целевая аудитория представляется конкретными единичными клиентами.
Несмотря на высокий уровень расходов мероприятия, руководство компании все же пошло на данные меры, поскольку шаг этот был, наверное, все же необходимым в сложившейся ситуации.
Проведенные мероприятия позволяют нам увереннее конкурировать с ведущими предприятиями отрасли, такими как «Кранбау Эберсвальде» (Германия), «Конекрейнз» (Германия), «Балткран» (РФ).
Подобные презентации планируются компанией и далее, поскольку ее эффективность была оценена и руководством компании и сотрудниками отдела продаж. За последующий год было заключено 4 крупных контракта, включая один контракт на поставку 2 портальных кранов серии «Аист» для ЗАО «Ростерминалруда» (порт Усть-Луга).
Подобный подход в организации ПР-продвижения также обусловлен тем, что компания не может быть излишне публичной без серьезного информационного повода. Презентация дает дополнительные очертания для информационного повода и больший толчок для разговоров и обсуждений в профессиональной среде.
Заключение
Цель данного исследования достигнута в результате написания данной работы был проанализирован процесс организации и проведения таких специальных мероприятий как презентация и конференция. Все приведенные задачи также были решены.
Нами было установлено, что мероприятия проводят практически все организации от политических и властных структур до коммерческих организаций и благотворительных фондов, важно отметить, что мероприятие это общедоступная и наиболее продуктивная форма общения с представителями средств массовой информации. Основная цель мероприятия донести до журналистов информацию, что бы они в свою очередь могли донести ее до целевой группы. Мероприятия также помогают установлению и поддержанию взаимовыгодных отношений со СМИ.
Мероприятия в связях с общественностью, помогают формированию имиджа организации. При этом мероприятие достаточно стандартная технология, и проводят их огромное количество. Задача специалиста по связям с общественностью состоит в том, чтобы создать особую атмосферу, ощущение неповторимости процесса, привнести элемент неожиданности, сделав тем самым именно свою пресс-конференцию выдающимся событием.
В бизнес-сфере, в большей степени, нежели в других сферах деятельности важен личный контакт. Очень многое строится именно на отношениях, на умении находить возможности общения с потенциальным клиентом. В данном случае презентация как возможность налаживания прямого контакта с заказчиком – одна из важнейших технологий, ведущих к достижению успеха компании.
По сути презентация – это демонстрация Вашего успеха и стабильности, а значит и бизнес-привлекательности.
Для эффективного проведения конференций или презентации необходимо соблюдать ряд условий. В организации конференций важны мелочи, такие как предварительный отзвон журналистам, вежливый персонал на фуршете, красиво и стильно оформленный зал, предоставление полного комплекта информации о компании (прес-кит), соблюдение правил делового этикета. Необходимо четко разработать информационный повод для мероприятия, а также проработать сценарный план мероприятия.
В результате анализа можно привести следующий универсальный план организации и проведения мероприятия:
Разработка концепции и сценарного плана мероприятия;
Написание и рассылка пресс-релиза;
Прозвон, аккредитация журналистов;
Подготовка и дизайн VIP-приглашений для гостей мероприятия;
Написание текстов приглашений представителям государственных структур;
Оформление территории;
Техническое обеспечение территории и помещений;
Проведение мероприятия
Организация фуршета
Отслеживание результатов мероприятия(мониторинг)
В данной работе рассмотрен опыт ЗАО «СММ» по организации презентации. Данный опыт можно назвать успешным, так как эффект от презентации был пролонгированным в коммуникационной среде. Если говорить о работе со СМИ, то в данной производственной сфере возможность бесплатных публикаций практически сводится к нулю, исключение составляют информационные порталы (seanews.ru, rzd-partner.ru), информация на которые отправляется в виде пресс-релиза и публикуется бесплатно, прочие, более мелкие порталы получают новости с вышеназванных сайтов.


Список использованной литературы

Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. – М.: Экмос,2006 – 480 с.
Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на все 100%. - Москва: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 240 с.
Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз: учебное пособие для Вузов. Москва: Юнити-Дана, 2003 – 416 с.
Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью: Учебное пособие для высшей школы. – М.: Академический Проект, 2004 – 432 с
Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии. - Москва: Аспект Пресс, 2005. – 300 с
Ольшевский А.С., Антикризисный PR и консалтинг СПб.: Издательский дом «Питер», 2003 - 432 c.
Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. - Москва: Рефл-Бук., 2001. – 624 с.
Связи с общественностью как социальная инженерия /под. ред. В.А. Ачкасовой, Л.В. Володиной. – СПБ.: Речь, 2005. – 252 с.
Чумиков А.Н. Связи с общественностью: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2000 – 124 с.
Шишкин Д. П., Гавра Д. П., Бровко С. Л. PR-кампании: методология и технология. СПб.: Роза мира, 2004 – 187 с.

Приложения
Иллюстрации для пресс-папки











Логотип ЗАО «СММ»





Фотография руководителя ЗАО «СММ»


Связи с общественностью как социальная инженерия /под. ред. В.А. Ачкасовой, Л.В. Володиной. – СПБ.: Речь, 2005. –с. 32
Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью: Учебное пособие для высшей школы. – М.: Академический Проект, 2004 – с. 17-20
Цит по Блэк С. Введение в PR. - Ростов-на-Дону: Феникс, 1998 – с. 15
Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. - Москва: Рефл-Бук., 2001. – с. 132
Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. – СПб, 2006. – С. 90-91.
по Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии. - Москва: Аспект Пресс, 2005. – с. 123
Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии. – М.: Аспект Пресс, 2005. - с 165
Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на все 100%. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. –с. 234

Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на все 100%. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. –с. 236

Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на все 100%. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. –с. 36
Там же, с. 38.
Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии. – М., 2005. – С. 231.
Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. – М.,2006. – С. 130-132..
Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии. – М., 2005. – C. 233.












2